Sincronizzazione del calendario per lo stato del programma e le Rooms

1. Vai su Portale amministratore > Integrazioni.
2. Clicca su Connetti (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
3. Seleziona Microsoft.
4. Accedi con un account di Amministratore Globale.
5. Consenti tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi sullo schermo.

1. Apri il portale Microsoft Entra ID (Azure).
2. Vai su Applicazioni aziendali.
3. Seleziona l'app deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Nel menu a sinistra, apri Autorizzazioni.
5. Clicca su Concedi il consenso dell'amministratore per <il nome della tua azienda> e accetta tutte le autorizzazioni.

Consiglio: Puoi limitare l'accesso a calendari specifici utilizzando una Microsoft Application Access Policy.

• Place.Read.All
  Consente a deskbird di leggere le informazioni sugli spazi aziendali (ad es. sale riunioni e liste delle sale) in modo che le rooms possano essere importate in deskbird.
• Calendars.ReadWrite
  Consente a deskbird di creare, leggere, aggiornare e cancellare eventi sui calendari delle rooms per mantenere sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni.

Queste sono autorizzazioni a livello di applicazione, il che significa che deskbird accede a Microsoft Graph API come applicazione (non per conto di un utente).

1. Apri la console di amministrazione di Google (è richiesto Super Admin).
2. Vai a Sicurezza > Accesso e controllo dei dati > Controlli API.
3. Sotto Delega a livello di dominio, fai clic su Gestisci delega a livello di dominio.
4. Fai clic su Aggiungi nuovo.
5. Inserisci ID cliente: 108092835268664080778
6. In Ambiti OAuth, aggiungi gli ambiti sottostanti e fai clic su Autorizza.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Vai a Portale amministratore > Integrazioni.
2. Fai clic su Connetti (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
3. Seleziona Google.
4. Accedi con il tuo account amministratore Google.
5. Consenti tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi sullo schermo.

Cosa vedono gli utenti nei loro calendari

• Microsoft Outlook: gli stati sono mostrati come eventi di un'intera giornata.
• Google Calendar: gli stati appaiono come voci di posizione di lavoro.

I tipi di evento dipendono dallo stato selezionato:

• Ufficio e Home Office → voci di posizione di lavoro
• Assente e stati personalizzati → eventi di un'intera giornata

1. Apri la web app di deskbird.
2. Vai a Portale amministratore > Piani e spazi.
3. Clicca su + Aggiungi area e seleziona Sala riunioni.
4. Inserisci i dettagli della sala (nome, capacità, ecc.) e clicca su Salva.

💡 Le sale riunioni create manualmente non possono essere sincronizzate con i calendari di Google o Microsoft.

Passo 1 – Configurare la sincronizzazione del calendario delle Rooms

• Vai a Portale amministratore > Integrazioni > Sincronizzazione del calendario delle Rooms.
• Scegli Google o Microsoft e completa la configurazione del provider sopra.

Passo 2 – Importare le sale

• Vai a Portale amministratore > Piani e spazi > + Aggiungi area > Sala riunioni > Importa sala da Microsoft o Google.
• Seleziona le sale dal tuo tenant connesso e importale.

Note

• Microsoft: le sale appena create o aggiornate possono impiegare fino a 48 ore per apparire.
• Google: assicurati che la categoria della sala sia impostata su CONFERENCE_ROOM.
• Accettazione & rifiuto: il calendario delle risorse della sala in Google/Microsoft decide se una prenotazione è accettata. Se una prenotazione è rifiutata, verrà rimossa da deskbird.

💡 Una volta importate le sale, puoi creare link per conferenze quando prenoti sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del tuo provider).

💡 La ricerca rispetta esattamente il nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come mostrato nella directory del provider.

In Microsoft Outlook, gli stati del programma sono mostrati come eventi di un'intera giornata. Questo si applica, ad esempio, a Assente e a qualsiasi stato personalizzato.

Sì. deskbird rispetta le restrizioni configurate in Outlook/Exchange (ad esempio, "non può essere prenotato con più di 6 mesi di anticipo"). La richiesta può sembrare inizialmente riuscita, ma se Outlook la rifiuta, l'utente verrà notificato e la prenotazione non rimarrà in deskbird.

Le restrizioni non si applicano retroattivamente: le prenotazioni create prima che la regola fosse abilitata non sono influenzate (stesso comportamento di Microsoft).

deskbird non può aggirare le restrizioni di Outlook. Il calendario delle risorse della sala decide se una prenotazione è accettata. Se Outlook rifiuta la richiesta (ad esempio, utente non autorizzato, approvazione richiesta), la prenotazione viene rimossa da deskbird dopo il rifiuto.

In Google Calendar, gli stati del programma appaiono come voci di posizione di lavoro per Ufficio e Home Office.

Assente e qualsiasi stato personalizzato sono mostrati come eventi di un'intera giornata.

Assicurati che la sala sia configurata come risorsa in Google Workspace e (per la migliore compatibilità) utilizzi la categoria CONFERENCE_ROOM. Conferma inoltre che la delega a livello di dominio sia stata configurata correttamente e che tutti gli ambiti richiesti siano stati autorizzati.

Sì. Google è la fonte di verità per l'accettazione delle stanze. Se il calendario di una stanza rifiuta una richiesta di prenotazione, la prenotazione non rimarrà in deskbird.