L'Add-In di deskbird per Outlook rende facile per i team trovare e prenotare la sala riunioni giusta direttamente in Outlook, senza dover cambiare applicazione. Offre disponibilità delle sale in tempo reale, filtri e una sincronizzazione senza interruzioni con deskbird, aiutandoti a pianificare le riunioni in modo più veloce e affidabile.
L'add-in funziona su Outlook per Web, Windows e Mac, offrendo un'esperienza di prenotazione potente e uniforme su tutti i tuoi dispositivi.
Vantaggi per gli amministratori:
- Rilascio automatico della sala se nessuno effettua il check-in
- Sposta facilmente le prenotazioni tra le sale con il drag & drop
- Comprendi l'utilizzo con insight intelligenti sull'occupazione
Vantaggi per gli utenti:
- Prenota con una panoramica completa delle planimetrie e della timeline di tutte le sale
- Prenota istantaneamente tramite l'app mobile o usando il chiosco
- Dove lavori già: in MS Teams e Outlook
Per la migliore esperienza di prenotazione
Coinvolgi il tuo team IT se possibile. Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird usando questa guida. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione in modo che entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono la migliore esperienza possibile.
- Panoramica
- Utilizzo dell'Add-In per Outlook
- Distribuzione e installazione
- Come funziona la sincronizzazione con deskbird
- FAQ
1. Panoramica
L'Add-In di deskbird per Outlook ti permette di cercare, filtrare e prenotare sale riunioni direttamente dal calendario di Outlook. Che tu stia pianificando una riunione singola o ricorrente, tutte le sale disponibili dell'ufficio selezionato vengono mostrate in tempo reale, inclusi capienza, servizi e stato di disponibilità.
L'add-in compare nella schermata di creazione dell'evento e funziona sia su Outlook Web che sulla versione desktop. Le sale prenotate vengono sincronizzate automaticamente con l'app web di deskbird per garantire un'esperienza di prenotazione uniforme su tutte le piattaforme.
2. Utilizzo dell'Add-In per Outlook
Per utilizzare l'add-in, apri il tuo calendario Outlook e clicca su Nuovo evento o Altre opzioni. Nella finestra dell'evento, vedrai l'icona di deskbird nella barra degli strumenti.
Dopo aver aperto il pannello dell'add-in, puoi:
- Selezionare il tuo ufficio dal menu a tendina (di default verrà selezionato l'ufficio principale)
- Selezionare un piano (o scegliere Tutti i piani)
- Cercare per nome della sala usando il campo di ricerca
- Applicare filtri come:
- Capienza (es. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Servizi (es. con catering, senza catering)
- Includi sale non disponibili
- Aggiungere la sala selezionata al tuo evento con un clic
Una volta aggiunta, la sala apparirà nel tuo evento Outlook e verrà automaticamente registrata in deskbird.
3. Distribuzione e installazione
Gli amministratori IT possono distribuire l'add-in a utenti specifici o a tutta l'organizzazione utilizzando la guida di distribuzione di Microsoft: Gestire la distribuzione degli add-in (documentazione Microsoft)
Il modo più semplice e consigliato per distribuire l'add-in è che un Amministratore globale Microsoft 365 lo installi direttamente dal Microsoft AppSource Marketplace mentre è connesso.
Passaggi consigliati
Inizia sincronizzando tutte le sale riunioni da Microsoft a deskbird usando questa guida: Sincronizzazione del calendario per stato e sale riunioni. Se utilizzi sale riunioni in deskbird che non esistono in Microsoft, creale in Microsoft ed esegui la sincronizzazione in modo che entrambi i sistemi corrispondano. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili; le sale correttamente collegate garantiscono la migliore esperienza possibile.
Accedi come Amministratore globale in Microsoft.
Apri l'add-in di deskbird in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Clicca su Ottieni ora e segui la procedura di distribuzione.
Durante la configurazione, accetta le autorizzazioni richieste quando richiesto.
Potrebbero essere necessarie fino a 72 ore prima che l'add-in sia visibile a tutti gli utenti. Gli utenti potrebbero dover riavviare Microsoft 365.
4. Come funziona la sincronizzazione con deskbird
Per le sale sincronizzate
Le sale sincronizzate sono sale riunioni create nel tuo tenant Microsoft e configurate in deskbird. Tutte le prenotazioni effettuate tramite l'Add-In per Outlook vengono sincronizzate automaticamente con deskbird in tempo reale. Questo garantisce:
- Nessuna doppia prenotazione
- Visibilità condivisa tra Outlook e deskbird
- Dati di utilizzo accurati per l'Analytics degli spazi di lavoro
Qualsiasi aggiornamento o cancellazione effettuata in Outlook verrà riflessa anche nella relativa prenotazione in deskbird.
Per le sale non sincronizzate
Le sale non sincronizzate sono sale riunioni create in deskbird e non disponibili nel tuo ambiente Microsoft. Consigliamo vivamente di utilizzare solo sale riunioni sincronizzate quando possibile. Le sale non sincronizzate presentano limitazioni evitabili.
Le sale riunioni non sincronizzate sono sale riunioni che esistono solo in deskbird e non sono collegate a Microsoft Outlook / Exchange. Poiché queste sale non sono sincronizzate con Microsoft, si applicano alcune limitazioni. Queste limitazioni sono imposte da Microsoft e sono elencate di seguito:
- Se un evento viene creato per una sala non sincronizzata e successivamente eliminato direttamente in Outlook, l'evento rimarrà in deskbird. Di conseguenza, la sala potrebbe risultare non disponibile in deskbird anche se l'evento è stato rimosso da Outlook.
- Quando un evento viene eliminato in deskbird, non viene rimosso automaticamente dal calendario di Outlook. Invece, l'organizzatore riceve un'email con l'opzione per rimuovere l'evento dal proprio calendario.
- In alcuni casi, possono essere inviate due email di conferma e questo può portare alla creazione di due voci in calendario.
- L'email di conferma inviata da deskbird attualmente non può essere disattivata.
- Gli eventi creati in Outlook appariranno in deskbird, ma le modifiche fatte in deskbird non saranno riflesse in Outlook.
- Queste limitazioni possono essere evitate utilizzando solo sale riunioni sincronizzate.
5. FAQ
Sì. Puoi prima distribuire l'add-in a un numero limitato di utenti o a un gruppo pilota tramite il Centro di amministrazione Microsoft 365. Una volta validato, la distribuzione può essere estesa ad altri gruppi o a tutta l'organizzazione. Per una guida dettagliata, consulta la documentazione ufficiale di Microsoft sulla gestione della distribuzione degli add-in.
Nota: Poiché l'add-in è disponibile tramite l'Outlook Marketplace, gli utenti potrebbero essere in grado di installarlo autonomamente prima che tu lo distribuisca centralmente.Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook è compatibile con:
- Outlook Web App (OWA) all'interno di un abbonamento Microsoft 365 supportato
- Applicazioni desktop di Outlook (Microsoft 365) su Windows e macOS che supportano i componenti aggiuntivi moderni di Office
È necessario disporre di un tenant Microsoft 365 supportato e di una versione aggiornata di Outlook. Le versioni di Outlook più vecchie o non supportate, incluse le licenze perpetue standalone, potrebbero non funzionare correttamente. Se non sei sicuro che il tuo ambiente sia supportato, consulta il tuo team IT o contatta il Supporto deskbird.
Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook richiede solo i permessi necessari per supportare la funzionalità di prenotazione delle sale:
Accesso all'account Microsoft
- Informazioni di base del profilo (nome ed email) per identificare l'utente in deskbird
- Autenticazione Single Sign-on (SSO) utilizzando le tue credenziali Microsoft
Informazioni sulla riunione corrente
- Lettura: orario della riunione, oggetto, partecipanti, luogo, ricorrenza
- Modifica: aggiungere o rimuovere le sale riunioni e salvare i dettagli della prenotazione per la riunione che stai modificando
Importante: Il componente aggiuntivo interagisce solo con la riunione che stai visualizzando o modificando. Non accede ad altre email, voci di calendario, contatti o dati della casella di posta.
Il componente aggiuntivo utilizza il Single Sign-on di Microsoft per l'autenticazione e cripta tutte le comunicazioni tramite HTTPS. Accede solo alle informazioni relative alla specifica riunione che stai modificando e memorizza solo i metadati minimi necessari per mantenere la prenotazione in deskbird. Nessun contenuto sensibile della riunione viene salvato localmente o trasmesso a deskbird a meno che tu non esegua attivamente un'azione come selezionare una sala e salvare l'evento.
Il componente aggiuntivo tenta automaticamente di autenticarti tramite il tuo account Microsoft utilizzando il Single Sign-on.
- Se il tuo indirizzo email Microsoft corrisponde a un utente deskbird esistente, l’accesso sarà immediato e senza interruzioni.
- Se non esiste un utente corrispondente in deskbird, il componente aggiuntivo ti chiederà di contattare l’amministratore deskbird interno per creare o aggiornare il tuo account.
No. Il componente aggiuntivo è riservato agli utenti con licenza all'interno del tenant Microsoft 365 della tua organizzazione. Gli utenti esterni (come ospiti o utenti di altri tenant) non possono accedere o utilizzare il componente aggiuntivo, anche se invitati alle riunioni.
-
Accedere come utente
Permette agli utenti di accedere all'app con il proprio account aziendale o scolastico, e consente all'app di accedere alle informazioni di base del profilo utente. -
Visualizzare il profilo di base degli utenti
Permette all'app di vedere i dettagli di base del profilo come nome, foto, nome utente ed indirizzo email. -
Accedere e leggere il profilo utente
Permette agli utenti di accedere e consente all'app di leggere il loro profilo e le informazioni di base sull'azienda degli utenti autenticati.
Per le sale non sincronizzate, Outlook impone alcune limitazioni tecniche che impediscono al componente aggiuntivo di rilevare correttamente le modifiche alle riunioni. Per risolvere questo problema, il componente aggiuntivo aggiunge addin@deskbird.com come partecipante facoltativo quando viene selezionata una sala non sincronizzata.
Questo serve a due scopi principali:
- Attiva il callback “invia” di Outlook, permettendo al componente aggiuntivo di rilevare aggiornamenti o cancellazioni.
- Permette a deskbird di mantenere aggiornata la relativa prenotazione in modo accurato.
La casella addin@deskbird.com è un account tecnico dedicato. Non viene monitorata, non rappresenta un vero utente e non ha alcun impatto sul tuo normale flusso di lavoro. Vedere questo indirizzo tra i partecipanti facoltativi quando prenoti sale non sincronizzate è un comportamento previsto.
Il componente aggiuntivo deskbird per Outlook utilizza i seguenti dati applicativi:
- ID applicazione: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Nome applicazione (Microsoft Marketplace): deskbird – Prenota e gestisci sale
Questi dati possono essere utilizzati dagli amministratori per identificare il componente aggiuntivo in Microsoft Entra ID, nel Centro di amministrazione Microsoft 365 o durante le verifiche interne di sicurezza e conformità.