Le sale riunioni in deskbird offrono un modo flessibile per gestire gli spazi condivisi. Che tu stia configurando l'integrazione con Google o Microsoft, impostando le sale manualmente o gestendo le impostazioni delle sale, in questo articolo trovi tutto quello che ti serve.
- Configurazione delle sale riunioni
- Approvazione della prenotazione per le sale riunioni
- Opzioni di check-in per le sale riunioni
- Attrezzatura per le sale riunioni
- Come prenotare una sala riunioni
- deskbird Outlook Add-In
- Modifica di una riunione esistente
- Catering & Services
- Modalità chiosco
- Link per videoconferenze
- Protezione dei dati
1. Configurazione delle sale riunioni
Sale riunioni sincronizzate con i calendari (Google/Microsoft):
Per abilitare la prenotazione delle sale e sincronizzare la disponibilità con il tuo calendario, segui questa guida: Configurazione della sincronizzazione del calendario per lo stato della pianificazione e le sale riunioni.
Sale riunioni non sincronizzate:
Se non vuoi sincronizzare le sale con Microsoft o Google, puoi creare sale che esistono solo all'interno di deskbird.
Per creare una sala manualmente, vai su Admin > Piani e spazi > + Aggiungi spazio > Sala riunioni e scegli Crea una sala riunioni manualmente.
Quindi aggiungi i dettagli della sala. Puoi attivare/disattivare la sala (Attiva/Inattiva), definire l’accesso (ad esempio, Accesso aperto) e, se necessario, abilitare la Modalità chiosco e Catering & Services. Termina con Aggiungi sala riunioni per salvare.
2. Approvazione della prenotazione per le sale riunioni
L'approvazione della prenotazione, disponibile nel pacchetto Rooms Plus, permette agli admin di richiedere che una richiesta di prenotazione di una sala riunioni venga revisionata e approvata prima di essere confermata. Questo dà agli admin il controllo su chi può accedere a determinate sale, invece di confermare subito la prenotazione a chiunque abbia accesso.
💡 Le approvazioni sono attualmente disponibili solo per le sale riunioni non sincronizzate (sale create manualmente in deskbird). Le sale sincronizzate con Outlook o Google non supportano ancora le approvazioni.
Gli admin abilitano le approvazioni per ogni sala durante la creazione o la modifica, in Admin > Piani e spazi. Una volta attivata, la sala viene contrassegnata come "Richiede approvazione".
Come funziona una volta attivate le approvazioni per una sala:
- Gli utenti inviano una richiesta di prenotazione invece di ricevere una conferma immediata. La prenotazione appare come
In attesanel calendario e nell’elenco delle prenotazioni dell’utente. - Una prenotazione in attesa blocca la fascia oraria, quindi nessun altro può prenotare quello slot mentre è in revisione.
- Se la richiesta viene approvata, la prenotazione viene confermata e lo stato di attesa scompare.
- Se nessuno agisce sulla richiesta prima dell’inizio della prenotazione, viene annullata automaticamente.
- Per le riunioni ricorrenti, l’intera serie viene approvata o rifiutata in un’unica azione.
- Se vengono modificati orario o sala di una prenotazione già approvata, la richiesta torna nel processo di approvazione.
Gli admin gestiscono queste richieste in Richieste > Prenotazioni. Questa scheda ora copre sia le sale riunioni che le richieste di Catering & Services, così tutte le approvazioni in sospeso possono essere gestite in un unico posto. Ogni richiesta ha una pagina di dettaglio con sala, data e ora, organizzatore, invitati e stato attuale.
⚠️ Le sale con approvazione attivata al momento non possono essere prenotate tramite la Modalità chiosco.
3. Opzioni di check-in per le sale riunioni
A seconda della configurazione del sito, potrebbe essere richiesto il check-in per confermare una prenotazione. Questo libera automaticamente le sale che non vengono utilizzate.
Scopri di più qui: Opzioni di check-in per risorse e sale riunioni.
4. Attrezzatura per le sale riunioni
Puoi assegnare tag di attrezzatura a ciascuna sala, ad esempio:
- TV o schermo
- Lavagna
- Impianto telefonico
- Telecamera per conferenze
Gli utenti possono filtrare per attrezzatura per trovare più velocemente la sala adatta. Gli admin gestiscono l’attrezzatura in Admin > Sale riunioni > Impostazioni generali sala > Attrezzatura per le sale riunioni.
💡 L’attrezzatura è specifica per ogni ufficio e va configurata per ogni sede.
5. Come prenotare una sala riunioni
Gli utenti vanno nella scheda Prenota > Sale riunioni. Le sale riunioni sono visivamente distinte dagli altri spazi.
Cliccando e trascinando si seleziona una fascia oraria (es. 10:30–11:30). I dettagli della sala come capienza, foto e attrezzatura vengono mostrati per aiutare nella scelta.
Nella scheda Filtri, gli utenti possono scegliere come visualizzare la disponibilità: Disponibilità attuale mostra quali sale sono libere in questo momento, mentre Disponibile nell’intervallo selezionato mostra le sale libere per il periodo scelto. Si può filtrare ulteriormente per accesso, capienza e servizi (vedi Catering & Services).
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Per la migliore esperienza di prenotazione delle sale riunioni, usa il deskbird Outlook Add-In. Permette agli utenti di trovare e prenotare sale direttamente in Outlook con disponibilità in tempo reale e sincronizzazione automatica su Web, Windows e Mac. Maggiori informazioni qui: deskbird Outlook Add-In
7. Modifica di una riunione esistente
Gli utenti possono modificare le riunioni direttamente dal calendario (Prenota > Sale riunioni) oppure—se sono organizzatori—da Prenotazioni.
L’icona della matita permette di modificare dettagli come Titolo della riunione, Data, Orario, Invitati, Link per videoconferenza, Catering & Services e Altri dettagli. Le riunioni possono essere eliminate con l’icona del cestino.
💡 Se un organizzatore viene eliminato, la riunione resta. L’organizzatore diventa DU – Utente eliminato e gli admin possono riassegnarla a un nuovo proprietario dalla scheda Sale riunioni.
Funzione Drag & Drop:
La funzione Drag & Drop permette di spostare facilmente le riunioni nella visualizzazione swim-lane (Prenota > Sale riunioni) per cambiare orario o sala, notificando automaticamente l’organizzatore originale. Disponibile su tutti i piani Rooms e inclusa nei piani Desks con Rooms cross-sell.
8. Catering & Services
Puoi aggiungere richieste come bevande, snack o attrezzatura extra a una prenotazione sala con Catering & Services.
Scopri di più: Catering & Services
9. Modalità chiosco
Se il tuo ufficio usa tablet o display per mostrare la disponibilità delle sale, la Modalità chiosco permette di fare check-in o prenotare direttamente dal dispositivo. Lo schermo si aggiorna automaticamente.
Scopri di più: Modalità chiosco per le sale riunioni
10. Link per videoconferenze
Quando crei un evento in sala, gli organizzatori possono aggiungere un link per videoconferenza direttamente in deskbird. Se la tua organizzazione integra Microsoft o Google, gli organizzatori possono generare un link nativo con un clic. Oppure selezionare "Altro" e incollare un link di un provider come Zoom.
💡 Scopri di più sulla configurazione necessaria: Configurazione della sincronizzazione del calendario per lo stato della pianificazione e le sale riunioni
Dopo la conferma dell’evento, il link per la videoconferenza viene aggiunto automaticamente all’invito del calendario ed è visibile nel calendario deskbird. deskbird mantiene i link sincronizzati tra il calendario deskbird e il tuo calendario esterno.
💡 Nota: una volta creati, i link per videoconferenza non possono essere modificati o rimossi.
11. Protezione dei dati
Gli admin possono abilitare un livello di protezione dei dati per le prenotazioni delle sale riunioni. Quando attivo, dettagli come titolo, descrizione e organizzatore sono visibili solo ai partecipanti oltre che ad Admin e Manager.
Tutti gli altri vedono solo che la sala è occupata. Anche gli schermi in modalità chiosco mostrano solo la disponibilità, senza dettagli. Gli admin possono attivare o disattivare questa opzione in qualsiasi momento in Admin > Sale riunioni > Impostazioni generali sala > Protezione dei dati per le prenotazioni delle sale riunioni.