Catering e servizi

Rooms Plus

Configura e gestisci gli articoli di servizio per le sale riunioni e tieni traccia di tutte le richieste in un unico posto! La funzione Catering e servizi di deskbird ti aiuta a semplificare le operazioni in ufficio e garantisce che tutto ciò di cui i tuoi team hanno bisogno sia disponibile quando e dove serve.

Catering e servizi ti permette di definire e assegnare articoli (come bevande, snack o servizi) alle tue sale riunioni. I dipendenti possono richiedere questi servizi quando prenotano una sala e gli admin selezionati possono gestire tutte le richieste in arrivo da una dashboard dedicata.

1. Configura i servizi nell’area Admin
2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
3. Prenota i servizi durante la prenotazione di una sala riunioni
4. Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio
5. Esporta i dati dei servizi
6. FAQ e limitazioni note

1. Configura i servizi nell’area Admin

Vai su Admin > Sale riunioni > Catering e servizi.

Qui puoi:

• 👤 Aggiungere utenti che possono accedere alla dashboard delle richieste di servizio
   
• ➕ Aggiungere categorie e articoli, come materiale per workshop, catering o articoli speciali
• ✏️ Modificare o 🗑️ eliminare categorie esistenti usando le icone della penna o del cestino
• 📤 Esportare i dati (vedi in fondo all’articolo)

Quando crei o modifichi una categoria, puoi configurare:

• Nome della categoria
   
• Email del fornitore (chi riceverà le richieste, può essere anche un fornitore esterno)
• Note pubbliche (visibili a chi effettua la richiesta)
• Codice centro di costo: Nessuno, Facoltativo o Obbligatorio

• Articoli: Clicca su "+ Clicca qui per aggiungere un articolo" per aggiungere un articolo alla categoria. Per ogni articolo puoi impostare:

  • Nome dell’articolo (obbligatorio)
  • Tipo di articolo: Testo libero, Quantità o Selezione
  • Segna come obbligatorio — attiva/disattiva per rendere l’articolo obbligatorio nella richiesta

  Usa la maniglia per riordinare gli articoli, l’icona copia per duplicare un articolo o l’icona del cestino per eliminarlo. Clicca su "Anteprima modulo" (in alto a destra nel pannello Articoli) per vedere come apparirà il modulo di richiesta ai dipendenti prima di salvare la categoria.

• Tempi buffer: Imposta il tempo prima/dopo le riunioni (valido solo su deskbird – non sincronizzato con Outlook/Google)

2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni

Per attivare i servizi su sale specifiche:

1. Vai su Admin > Workplace > Piani e spazi
2. Seleziona una sala riunioni
3. Attiva l’opzione "Abilita catering e servizi"
4. Assegna le Categorie di servizio appropriate alla sala

In questo modo i dipendenti potranno richiedere i servizi quando prenotano quella sala specifica.

⚠️ Nota: Rimuovere una categoria da una sala non elimina automaticamente le richieste già esistenti. Gli admin possono scegliere di annullarle manualmente se necessario.

3. Prenota i servizi durante la prenotazione di una sala riunioni

Quando un dipendente prenota una sala con i servizi abilitati:

• Vedrà l’opzione "Richiedi servizi"

• Cliccando si apriranno gli articoli configurati per quella categoria dall’admin. Gli articoli mostrati dipendono da come sono stati impostati e possono includere:

  • Articoli Testo libero (es. per richieste particolari o note)
  • Articoli Quantità (es. per specificare quante bevande o snack)
  • Articoli Selezione (es. per scegliere tra opzioni predefinite)

  Gli articoli segnati come obbligatori dall’admin devono essere compilati prima di poter inviare la richiesta.

Le prenotazioni delle sale riunioni con richieste di servizio corrispondenti sono indicate con un’icona a forma di tazza nella scheda Prenota > Sale riunioni. Chi effettua la richiesta riceve anche una notifica nella conferma della prenotazione.

4. Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio

Gli utenti aggiunti in "Aggiungi utenti che possono accedere a catering e servizi" vedranno ora una nuova scheda nel menu principale: Richieste.

Questa dashboard permette di:

• Visualizzare richieste di servizio in sospeso e passate
   
• Usare filtri come sala riunioni, richiedente o categoria
   
• Cliccare su una richiesta per vedere:
  • Articoli richiesti
  • Dettagli della riunione
  • Note
  • Centro di costo
  • Impostazioni dei tempi buffer

Questa dashboard è sola lettura e aiuta i coordinatori o i facility manager a garantire che ogni servizio sia preparato correttamente.

⚠️ Nota: Dopo che una prenotazione è stata effettuata, viene sempre inviata una notifica email all’indirizzo definito come Email del fornitore durante la configurazione della categoria. I fornitori possono essere esterni e non avere accesso a deskbird.

5. Esporta i dati dei servizi

Nella sezione admin Catering e servizi, puoi esportare tutti i dati di categorie e articoli cliccando su "Esporta dati". Questo è utile per report o per condividere informazioni con fornitori esterni.

L’esportazione CSV includerà:

• Email del richiedente
• Email del fornitore
• Date e orari delle riunioni
• Categorie e articoli richiesti
• Voci personalizzate (come note a testo libero o centri di costo)

6. FAQ e limitazioni note

• ❌ Al momento non è possibile esportare le richieste di servizio direttamente dalla dashboard (in arrivo!)
• ❌ Per gli eventi ricorrenti, le richieste di catering al momento non sono disponibili