Collega deskbird con Microsoft 365 per sincronizzare la disponibilità e le prenotazioni delle sale riunioni tra deskbird e il tuo calendario Microsoft. Una volta collegato, gli utenti possono prenotare le sale direttamente in deskbird mentre tutte le prenotazioni restano sincronizzate con i calendari delle sale di Outlook/Exchange.
- Prerequisiti
- Configurazione in deskbird
- Concedi il consenso amministratore in Microsoft Entra ID
- Permessi richiesti
- Importa sale riunioni
- Prenotazione sale riunioni cross-tenant
- Domande frequenti
1. Prerequisiti
- Diritti di amministratore: è necessario un account Microsoft Entra ID (Azure AD) con ruolo di Amministratore globale.
- Usa un browser: completa la configurazione in un browser web (non all’interno di Microsoft Teams).
- Il provider del calendario è la fonte ufficiale: le prenotazioni delle sale vengono accettate o rifiutate dal calendario risorsa della sala in Microsoft. Se Outlook/Exchange rifiuta una prenotazione, questa verrà rimossa da deskbird.
2. Configurazione in deskbird
- Vai su Admin > Integrazioni.
- Clicca su Connetti (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
- Seleziona Microsoft.
- Accedi con un account Amministratore globale.
- Dai il consenso a tutti i permessi richiesti e segui i passaggi a schermo.
3. Concedi il consenso amministratore in Microsoft Entra ID
- Apri il portale Microsoft Entra ID (Azure).
- Vai su Applicazioni aziendali.
- Seleziona l’app deskbird (deskbird Calendar Sync).
- Nel menu a sinistra, apri Permessi.
- Clicca su Concedi consenso amministratore per <nome della tua azienda> e accetta tutti i permessi.
💡 Puoi limitare l’accesso a specifici calendari utilizzando una Microsoft Application Access Policy.
4. Permessi richiesti
- Place.Read.All — permette a deskbird di leggere le informazioni sugli spazi aziendali (ad esempio, sale riunioni e liste delle sale) così da poterle importare in deskbird.
- Calendars.ReadWrite — permette a deskbird di creare, leggere, aggiornare ed eliminare eventi sui calendari delle sale per mantenere sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni.
Questi sono permessi a livello di applicazione, cioè deskbird accede alle Microsoft Graph API come applicazione (non per conto di un utente).
5. Importa sale riunioni
Dopo aver collegato Microsoft 365, puoi importare le tue sale in deskbird:
- Vai su Admin > Piani e spazi.
- Clicca su + Aggiungi area e seleziona sala riunioni.
- Scegli Importa sala da Microsoft o Google.
- Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.
⚠️ Importante: le sale appena create o aggiornate in Microsoft possono impiegare fino a 48 ore per comparire nell’elenco di importazione.
💡 Una volta importate le sale, puoi creare link per videoconferenze quando prenoti sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del provider).
💡 La ricerca rispetta esattamente il nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come appare nella directory del provider.
6. Prenotazione sale riunioni cross-tenant
In un ambiente Microsoft 365 multi-tenancy, spesso le policy di sicurezza impediscono agli utenti di un tenant di prenotare risorse (come le sale riunioni) direttamente in un altro tenant. deskbird risolve questo problema offrendo un livello di prenotazione unificato che funziona su tutti i tuoi tenant.
💡 La multi-tenancy è disponibile con il Rooms Plus plan. Puoi aggiungere più tenant Microsoft e Google. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Integrazioni, apri la sincronizzazione esistente e clicca su Aggiorna sincronizzazione.
Come funziona
- Visibilità unificata: tutti gli utenti, indipendentemente dal tenant di appartenenza, possono vedere la disponibilità in tempo reale di ogni sala riunioni in tutta l’organizzazione.
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Logica di prenotazione alternativa: se un utente non ha il permesso diretto di prenotare una sala specifica, deskbird utilizza un meccanismo alternativo. Viene utilizzata la
admin_emailcollegata a quella risorsa calendario per facilitare la prenotazione. - Esperienza senza interruzioni: per l’utente finale, il processo è istantaneo e invisibile. Basta selezionare una sala e prenotarla — deskbird si assicura che l’invito a calendario venga accettato e sincronizzato correttamente in background.
Vantaggi principali
- Nessuna configurazione complessa: elimina la necessità di configurazioni PowerShell complesse o gestione di account guest per ogni utente.
- Unica fonte ufficiale: previene le doppie prenotazioni assicurando che tutti i tenant leggano gli stessi dati di calendario in tempo reale.
- Autonomia degli utenti: permette ai dipendenti di trovare e prenotare uno spazio ovunque lavorino quel giorno, senza bisogno dell’intervento IT.
7. Domande frequenti
In Microsoft Outlook, gli stati del calendario vengono mostrati come eventi di intera giornata. Questo vale per tutti gli stati, inclusi Assente e qualsiasi stato personalizzato. Per maggiori dettagli, vedi Sincronizzazione stato calendario.
Sì. deskbird rispetta le restrizioni configurate in Outlook/Exchange (ad es., "non può essere prenotata con più di 6 mesi di anticipo"). La richiesta può sembrare inizialmente andata a buon fine, ma se Outlook la rifiuta, l’utente verrà avvisato e la prenotazione non resterà in deskbird.
Le restrizioni non si applicano retroattivamente: le prenotazioni create prima che la regola fosse attivata non vengono modificate (stesso comportamento di Microsoft).
deskbird non può bypassare le restrizioni di Outlook. È il calendario risorsa della sala a decidere se una prenotazione viene accettata. Se Outlook rifiuta la richiesta (ad es., utente non autorizzato, approvazione richiesta), la prenotazione viene rimossa da deskbird dopo il rifiuto.
Le sale appena create o aggiornate in Microsoft possono impiegare fino a 48 ore per comparire nell’elenco di importazione di deskbird. Questo ritardo dipende da Microsoft.