Quando la sincronizzazione del calendario della sala riunioni è attiva, le prenotazioni effettuate in deskbird vengono riportate nel tuo provider di calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) e viceversa. Questo articolo ti aiuta a diagnosticare e risolvere i problemi di sincronizzazione più comuni, inclusi i doppi appuntamenti e i link alla conferenza mancanti.
- Come funziona la sincronizzazione delle sale riunioni
- Doppie prenotazioni e conflitti di sincronizzazione
- I link alla conferenza di MS Teams non vengono generati
- Ri-sincronizzare una sala: cosa sapere
- FAQ
1. Come funziona la sincronizzazione delle sale riunioni
Quando la sincronizzazione del calendario delle sale è attiva, il tuo provider di calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) funge da fonte principale. Questo significa che:
- Le prenotazioni create in deskbird vengono inviate al calendario delle risorse della sala nel tuo provider.
- Il calendario delle risorse accetta o rifiuta la prenotazione in base alle sue regole (disponibilità, restrizioni, ecc.).
- Le prenotazioni create direttamente in Outlook o Google Calendar vengono sincronizzate nuovamente in deskbird.
- La sincronizzazione non è istantanea: può esserci un breve ritardo (di solito da pochi secondi a qualche minuto) tra la creazione di una prenotazione e la sua visualizzazione nell’altro sistema.
Poiché la sincronizzazione è bidirezionale e con un leggero ritardo, a volte possono verificarsi conflitti quando due persone prenotano la stessa sala contemporaneamente in sistemi diversi.
2. Doppie prenotazioni e conflitti di sincronizzazione
Le doppie prenotazioni possono verificarsi quando qualcuno prenota una sala in Outlook/Google nello stesso momento in cui un’altra persona prenota la stessa sala in deskbird, prima che la sincronizzazione sia avvenuta.
Come ridurre al minimo le doppie prenotazioni:
- Abilita accettazione/rifiuto automatico sul calendario delle risorse della sala nel tuo provider. In questo modo il provider accetta o rifiuta immediatamente le richieste di prenotazione, riducendo la possibilità di conflitti.
- Incoraggia gli utenti a prenotare tramite un solo sistema (deskbird oppure Outlook/Google, non entrambi) per ridurre le sovrapposizioni.
- Tieni presente che, in caso di conflitto, la decisione del provider di calendario è definitiva. Se rifiuta una prenotazione, questa verrà rimossa da deskbird.
Se riscontri doppie prenotazioni persistenti, contatta il supporto fornendo 2–3 esempi specifici (nome della sala, data, ora e utenti coinvolti) così possiamo analizzare i log di sincronizzazione.
3. I link alla conferenza di MS Teams non vengono generati
Per approfondire questo problema, contatta il supporto fornendo le seguenti informazioni:
- Il nome della/e sala/e interessata/e.
- Un esempio specifico (data e ora) in cui il link mancava.
- Se il problema riguarda tutte le prenotazioni o solo alcune specifiche.
4. Ri-sincronizzare una sala: cosa sapere
Se disconnetti e riconnetti la sincronizzazione del calendario di una sala (ad esempio per risolvere un problema), tieni presente quanto segue:
- Le prenotazioni create direttamente in deskbird (non tramite sincronizzazione del calendario) potrebbero essere rimosse durante una ri-sincronizzazione, perché i dati del provider di calendario hanno la precedenza.
- Le prenotazioni presenti nel provider di calendario verranno reimportate in deskbird.
- Consiglio: Prima di ri-sincronizzare, verifica se ci sono prenotazioni attive in deskbird create manualmente (non tramite calendario). Avvisa gli utenti interessati se necessario.
5. FAQ
Nella maggior parte dei casi, le prenotazioni si sincronizzano entro pochi secondi o minuti. Tuttavia, durante periodi di carico elevato su Microsoft o Google, possono verificarsi ritardi fino a 10–15 minuti. Se una prenotazione non si è sincronizzata dopo 15 minuti, prova ad aggiornare l’app deskbird.
Le riunioni ricorrenti possono a volte causare conflitti se il modello di ricorrenza viene modificato in Outlook (ad esempio, se una singola occorrenza viene spostata) e l’aggiornamento non viene propagato completamente. Assicurati che il calendario delle risorse della sala abbia l’accettazione/rifiuto automatico attivato e controlla se la serie ricorrente in Outlook mostra occorrenze rifiutate. Se il problema persiste, contatta il supporto indicando il nome della sala, il modello di ricorrenza e le date specifiche dei conflitti.
Sì. Il Multi-tenancy è disponibile per la sincronizzazione delle Sale riunioni con il piano Rooms Plus. Puoi aggiungere sia tenant Microsoft che Google. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Azienda: Integrazioni, clicca su Gestisci nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale e seleziona Aggiungi un tenant Microsoft oppure Aggiungi un tenant Google.