Approvazione della prenotazione per le sale riunioni sincronizzate con Microsoft

Quando una sala riunioni è sincronizzata con Microsoft 365, deskbird può richiedere che le richieste di prenotazione vengano approvate prima di essere confermate — ma la decisione viene presa dalla casella di posta della sala in Exchange, e deskbird la segue. Questo articolo spiega come funziona e come configurarla. Per le sale create direttamente in deskbird, vedi Approvazioni per sale riunioni non sincronizzate.

1. Come funzionano le approvazioni sulle sale sincronizzate
2. Prima di iniziare
3. Configurare le approvazioni
4. Gestire le richieste di approvazione
5. Risoluzione dei problemi
6. Domande frequenti

1. Come funzionano le approvazioni sulle sale sincronizzate

Su una sala sincronizzata, due sistemi hanno voce sulla stessa prenotazione: deskbird e la casella di posta della sala in Exchange. Per mantenerli allineati, Outlook è la fonte ufficiale. Qualunque sia la decisione presa dalla casella della sala, è quella che deskbird mostra, e approvare da deskbird equivale a rispondere per conto della sala.

Entrambi i sistemi possono decidere, e ognuno può cambiare idea:

💡 Nota: Le modifiche si riflettono in circa 10-60 secondi in entrambe le direzioni. deskbird attende appositamente che Exchange abbia preso una decisione definitiva prima di agire.

⚠️ Attenzione: Le sale con approvazioni attive attualmente non possono essere prenotate tramite Modalità chiosco.

2. Prima di iniziare

Ti servono tutte queste cose:

• Il pacchetto Rooms plus. Senza questo, non è possibile attivare le approvazioni.
• Una sala sincronizzata. La sala in deskbird deve essere collegata alla casella della sala in Exchange, e il tuo tenant Microsoft deve essere connesso. Se le prenotazioni fatte in deskbird compaiono già in Outlook e viceversa, questa parte è già a posto.
• Supporto da un amministratore Exchange. La casella della sala deve essere configurata in Microsoft, e queste impostazioni non sono visibili da deskbird. Se non hai i diritti di amministratore Exchange, coinvolgi il collega che li ha prima di iniziare.

⚠️ Attenzione: Le approvazioni su una sala sincronizzata esistono solo se la casella della sala è configurata per chiedere a un delegato. L’impostazione predefinita di Exchange è accettare tutte le prenotazioni automaticamente, il che significa che le richieste vengono approvate appena create. Attivare le approvazioni in deskbird non modifica la casella — questa è la causa più comune per cui le approvazioni sembrano non funzionare.

💡 Nota: Le approvazioni per sale sincronizzate sono attualmente supportate solo con Microsoft 365. Le sale sincronizzate con Google Calendar mantengono il comportamento attuale e non supportano ancora le approvazioni.

3. Configurare le approvazioni

Prima configura Exchange, poi deskbird, infine verifica con una prenotazione reale. Prevedi una sessione di lavoro: le impostazioni di Exchange impiegano dai 5 ai 30 minuti per entrare in vigore.

3.1 Passaggio 1 — Configura la casella della sala in Exchange

Questo passaggio va fatto da un amministratore Exchange della tua organizzazione. Inizia decidendo chi approva: scegli una o più persone che riceveranno le richieste di prenotazione della sala in Outlook. In Exchange queste persone sono i delegati della sala. Mantieni la stessa lista di approvatori che aggiungerai poi in deskbird.

Poi configura la casella della sala nel centro di amministrazione Exchange:

1. Vai su Risorse > Sale e attrezzature e seleziona la sala.
2. Sotto Gestisci impostazioni delegati, scegli l’opzione per selezionare i delegati che possono accettare o rifiutare le richieste di prenotazione, poi aggiungi le persone scelte.
   
3. Sotto Gestisci impostazioni prenotazione, aumenta la finestra di prenotazione o rimuovi il limite (consigliato). Il valore predefinito è 180 giorni, che è più breve delle date finali usate da deskbird per le prenotazioni ricorrenti. Impostalo almeno a 400 giorni, o al massimo di 1080 giorni se non vuoi limiti pratici.
   
4. Salva e attendi dai 5 ai 30 minuti perché la modifica abbia effetto.

💡 Nota: La stessa configurazione può essere applicata anche tramite Exchange Online PowerShell, utile se devi configurare più sale contemporaneamente. È opzionale — il centro di amministrazione Exchange è la via consigliata.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Per controllare le impostazioni attuali di una casella sala:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Passaggio 2 — Attiva le approvazioni in deskbird

1. Apri le impostazioni della sala in Admin > Piani e spazi.
2. Attiva le approvazioni per la sala. Una volta attivate, la sala sarà contrassegnata come Richiede approvazione.
3. Aggiungi gli approvatori. Sono le persone che possono approvare le richieste in deskbird. Ti consigliamo di mantenere la stessa lista di approvatori impostata in Exchange.

💡 Nota: Non c’è altro da attivare. Appena una sala sincronizzata ha le approvazioni attive, deskbird segue automaticamente le decisioni della casella della sala.

💡 Nota: Gli approvatori in deskbird e i delegati in Exchange sono due liste separate. Tecnicamente possono essere diverse, ma mantenerle identiche evita confusione su chi deve prendere la decisione.

3.3 Passaggio 3 — Verifica la configurazione

Fai una prova con una prenotazione reale fatta da qualcuno che non è delegato Exchange per la sala.

1. Controlla che la prenotazione crei una richiesta. Prenota la sala in deskbird. La prenotazione dovrebbe risultare In attesa in deskbird, la sala dovrebbe mostrare la riunione come provvisoria in Outlook e il delegato dovrebbe ricevere una mail di richiesta. Se la prenotazione si approva da sola in pochi secondi, la casella è ancora impostata per accettare tutto automaticamente — torna al passaggio 3.1.
2. Controlla che le decisioni funzionino in entrambe le direzioni. Fai accettare la richiesta al delegato in Outlook: entro un minuto, deskbird dovrebbe mostrare la prenotazione come approvata e con etichetta Decisa in Outlook. Su una seconda prenotazione, approva da deskbird: entro un minuto, Outlook dovrebbe mostrare la sala come accettata e occupata. Su una terza, rifiuta da Outlook: deskbird dovrebbe rifiutarla e annullarla.
3. Controlla le prenotazioni ricorrenti. Crea una prenotazione ricorrente che arrivi fino alla data di cui i tuoi utenti hanno realmente bisogno. Se scompare tra i rifiutati pochi secondi dopo la creazione, la serie va oltre la finestra di prenotazione della sala — aumentala come descritto nel passaggio 3.1.

3.4 Errori comuni nella configurazione

• Testare come delegato. Le prenotazioni fatte da un delegato saltano l’approvazione, quindi testare con l’account di un delegato fa sembrare che le approvazioni non funzionino.
• Dare per scontato le impostazioni predefinite. Le sale create nel centro di amministrazione Exchange e quelle create nel centro di amministrazione Microsoft 365 possono avere impostazioni iniziali diverse. Controlla sempre la sala invece di presumere.
• Testare troppo presto. Le impostazioni di Exchange impiegano dai 5 ai 30 minuti per propagarsi. Testare subito dopo il salvataggio mostra di solito il vecchio comportamento.
• Lasciare la finestra di prenotazione a 180 giorni. Le prenotazioni ricorrenti che vanno oltre vengono rifiutate da Exchange pochi secondi dopo la creazione.
• AutomateProcessing impostato su AutoUpdate. Se la casella era stata configurata in precedenza tramite PowerShell, questo valore potrebbe essere errato. Su una casella sala, AutoUpdate significa che i delegati non ricevono mai le richieste, quindi nessuno viene mai interpellato. Deve essere impostato su AutoAccept.

4. Gestire le richieste di approvazione

Gli admin gestiscono le richieste in Richieste > Prenotazioni. Questa scheda copre sia le sale riunioni che le richieste di Catering & Servizi, così tutte le approvazioni in sospeso possono essere gestite in un unico posto. Ogni richiesta ha una pagina di dettaglio che mostra sala, data e ora, organizzatore, invitati e stato attuale.

Approvare o rifiutare qui equivale a rispondere per conto della sala in Outlook, motivo per cui consigliamo di gestire le approvazioni in deskbird invece che in Outlook: hai il contesto completo della prenotazione e tutti vedono lo stesso stato. Le richieste decise in Outlook invece appaiono in deskbird con l’etichetta Decisa in Outlook.

💡 Nota: Un’approvazione non può essere annullata da deskbird. Per liberare la sala, annulla la prenotazione o fai rifiutare la richiesta a un delegato in Outlook.

5. Risoluzione dei problemi

6. Domande frequenti