Approvazione della prenotazione per le sale riunioni sincronizzate con Microsoft

Quando una sala riunioni è sincronizzata con Microsoft 365, deskbird può richiedere che le richieste di prenotazione vengano approvate prima di essere confermate — ma la decisione viene presa dalla casella di posta della sala su Exchange, e deskbird si adegua. Questo articolo spiega come funziona e come configurarlo. Per le sale create direttamente in deskbird, vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni non sincronizzate. Per le sale sincronizzate con Google Workspace, vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace.

1. Come funziona l'approvazione nelle sale sincronizzate
2. Prima di iniziare
3. Configurare l'approvazione
4. Gestire le richieste di approvazione
5. Risoluzione dei problemi
6. Domande frequenti

1. Come funziona l'approvazione nelle sale sincronizzate

In una sala sincronizzata, due sistemi hanno voce sulla stessa prenotazione: deskbird e la casella di posta della sala su Exchange. Per mantenerli allineati, Outlook è la fonte ufficiale. Qualunque sia la decisione presa dalla casella della sala, è quella che deskbird mostra, e approvare da deskbird equivale a rispondere per conto della sala.

Entrambi i sistemi possono decidere, e ognuno può cambiare idea:

💡 Nota: Le modifiche si riflettono in circa 10-60 secondi in entrambe le direzioni. deskbird aspetta appositamente che Exchange abbia preso una decisione definitiva prima di agire.

⚠️ Attenzione: Le sale con approvazione attiva attualmente non possono essere prenotate tramite Modalità chiosco.

⚠️ Attenzione: Questo articolo descrive l'approvazione tramite calendario della sala, dove i delegati della sala accettano o rifiutano le richieste. Exchange offre anche un meccanismo separato chiamato moderazione della casella, che trattiene l'invito prima che arrivi al calendario della sala. Le approvazioni non possono sincronizzarsi in entrambe le direzioni su una casella moderata — vedi passaggio 3.4.

2. Prima di iniziare

Ti servono tutte queste cose:

• Il pacchetto Rooms plus. Senza questo, non puoi attivare l'approvazione.
• Una sala sincronizzata. La sala in deskbird deve essere collegata alla casella della sala su Exchange, e il tuo tenant Microsoft deve essere connesso. Se le prenotazioni fatte in deskbird compaiono già in Outlook e viceversa, questa parte è già a posto.
• L'aiuto di un amministratore Exchange. La casella della sala deve essere configurata in Microsoft, e queste impostazioni non sono visibili da deskbird. Se non hai i diritti di amministratore Exchange, coinvolgi chi li ha prima di iniziare.
• Moderazione della casella disattivata. La casella della sala non deve avere ModerationEnabled impostato su true. La moderazione è un meccanismo diverso rispetto all'approvazione tramite delegato descritta qui, e le approvazioni non possono sincronizzarsi in entrambe le direzioni se è attiva. Vedi passaggio 3.4 per sapere come controllare e disattivare questa opzione.

⚠️ Attenzione: L'approvazione su una sala sincronizzata esiste solo se la casella della sala è configurata per chiedere a un delegato. L'impostazione predefinita di Exchange è accettare ogni prenotazione all'istante, il che significa che le richieste vengono approvate appena create. Attivare l'approvazione in deskbird non modifica la casella — questa è la causa più comune per cui sembra che l'approvazione non funzioni.

💡 Nota: Questo articolo riguarda le sale sincronizzate con Microsoft 365. Anche le sale sincronizzate con Google Workspace supportano l'approvazione, ma con una configurazione e una sincronizzazione diverse — vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace.

3. Configurare l'approvazione

Prima configura Exchange, poi deskbird, poi verifica con una prenotazione reale. Prevedi una sessione di lavoro: le impostazioni di Exchange impiegano dai 5 ai 30 minuti per entrare in vigore.

3.1 Passaggio 1 — Configura la casella della sala in Exchange

Questo passaggio va fatto da un amministratore Exchange della tua organizzazione. Inizia decidendo chi approva: scegli una o più persone che riceveranno le richieste di prenotazione della sala in Outlook. In Exchange queste persone sono i delegati della sala. Mantieni la stessa lista di approvatori che aggiungerai poi in deskbird.

Poi configura la casella della sala nel centro di amministrazione Exchange:

1. Vai su Risorse > Sale e attrezzature e seleziona la sala.
2. Sotto Gestisci impostazioni delegati, scegli l'opzione per selezionare i delegati che possono accettare o rifiutare le richieste di prenotazione, poi aggiungi le persone che hai scelto.
   
3. Sotto Gestisci impostazioni prenotazione, aumenta la finestra di prenotazione o rimuovi il limite (consigliato). Il valore predefinito è 180 giorni, che è più breve delle date finali usate da deskbird per le prenotazioni ricorrenti. Impostalo almeno a 400 giorni, o al massimo di 1080 giorni se non vuoi limiti pratici.
   
4. Conferma che la moderazione della casella sia disattivata per la sala. Non è mostrata nelle schermate sopra e va controllata separatamente — vedi passaggio 3.4.
5. Salva e attendi dai 5 ai 30 minuti perché la modifica abbia effetto.

💡 Nota: La stessa configurazione può essere applicata anche tramite Exchange Online PowerShell, utile se devi configurare più sale insieme. È opzionale — il centro di amministrazione Exchange è la via consigliata.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Per controllare le impostazioni attuali di una casella sala:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Passaggio 2 — Attiva l'approvazione in deskbird

1. Apri le impostazioni della sala in Admin > Piani e spazi.
2. Attiva l'approvazione per la sala. Una volta attivata, la sala sarà contrassegnata come Richiede approvazione.
3. Aggiungi gli approvatori. Sono le persone che possono approvare le richieste in deskbird. Ti consigliamo di mantenere la stessa lista di approvatori impostata in Exchange.

💡 Nota: Non c'è altro da attivare. Appena una sala sincronizzata ha l'approvazione attiva, deskbird segue automaticamente le decisioni della casella della sala.

💡 Nota: Gli approvatori in deskbird e i delegati in Exchange sono due liste separate. Tecnicamente possono essere diverse, ma tenerle identiche evita confusione su chi deve prendere la decisione.

3.3 Passaggio 3 — Verifica la configurazione

Fai una prova con una prenotazione reale fatta da qualcuno che non è delegato Exchange per la sala.

1. Controlla che la prenotazione crei una richiesta. Prenota la sala in deskbird. La prenotazione dovrebbe risultare In attesa in deskbird, la sala dovrebbe mostrare la riunione come provvisoria in Outlook e il delegato dovrebbe ricevere una mail di richiesta. Se la prenotazione si approva da sola in pochi secondi, la casella è ancora impostata per accettare tutto automaticamente — torna al passaggio 3.1.
2. Controlla che le decisioni vadano in entrambe le direzioni. Fai accettare la richiesta al delegato in Outlook: entro un minuto, deskbird dovrebbe mostrare la prenotazione come approvata e con l'etichetta Deciso in Outlook. Su una seconda prenotazione, approva da deskbird: entro un minuto, Outlook dovrebbe mostrare la sala come accettata e occupata. Su una terza, rifiuta da Outlook: deskbird dovrebbe rifiutarla e annullarla.
3. Controlla le prenotazioni ricorrenti. Crea una prenotazione ricorrente che arrivi fino alla data massima di cui i tuoi utenti hanno bisogno. Se sparisce tra i rifiutati pochi secondi dopo la creazione, la serie supera la finestra di prenotazione della sala — aumentala come descritto nel passaggio 3.1.

3.4 La moderazione della casella non è supportata

Exchange ha un secondo meccanismo di approvazione, separato, chiamato moderazione della casella. Da fuori sembra simile — qualcuno deve dire sì prima che la prenotazione vada avanti — ma funziona in modo completamente diverso, e le approvazioni non possono sincronizzarsi tra deskbird e Outlook se è attivo.

Con la moderazione attiva, Exchange trattiene l'invito alla prenotazione in una casella di sistema nascosta prima che arrivi al calendario della sala. Questo ha quattro conseguenze:

• Finché l'invito è trattenuto, non esiste nessun evento in calendario. deskbird non riceve nessun segnale, quindi la prenotazione resta semplicemente In attesa.
• Approva e Rifiuta esistono solo come pulsanti nell'email del moderatore. Microsoft non fornisce nessuna API per questo passaggio, quindi deskbird non può mai approvare o rifiutare per conto della sala.
• Se il moderatore rifiuta, l'invito non viene mai consegnato. Nulla arriva al calendario, quindi deskbird non saprà mai che è stata presa una decisione e la prenotazione resta In attesa per sempre.
• Se il moderatore approva, l'invito arriva in ritardo e deskbird lo rileva — ma le decisioni prese in deskbird comunque non arrivano mai in Outlook. L'approvazione funziona solo in una direzione.

Per controllare se una casella sala è moderata:

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

Per disattivare la moderazione, così da poter usare l'approvazione tramite delegato descritta in questo articolo:

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Attenzione: Disattivare la moderazione non libera le prenotazioni già trattenute. Quegli inviti devono essere approvati o eliminati dal moderatore, oppure le prenotazioni vanno cancellate e rifatte.

3.5 Errori comuni nella configurazione

• Prenotare come delegato. Exchange non chiede mai alle persone di approvare le proprie richieste, quindi le prenotazioni fatte da un delegato vengono accettate subito e il passaggio di approvazione viene saltato. Questo comportamento è integrato in Exchange e non può essere disattivato. Fa sembrare che l'approvazione non funzioni durante i test, e vale anche per le prenotazioni reali — testa con un account che non sia delegato.
• Lasciare attiva la moderazione della casella. Una casella sala moderata non può sincronizzare le approvazioni in entrambe le direzioni, e le prenotazioni rifiutate restano In attesa per sempre. Controlla come descritto nel passaggio 3.4.
• Dare per scontato le impostazioni predefinite. Le sale create nel centro di amministrazione Exchange e quelle create nel centro di amministrazione Microsoft 365 possono partire con impostazioni diverse. Controlla sempre la sala invece di presumere.
• Testare troppo presto. Le impostazioni di Exchange impiegano dai 5 ai 30 minuti per propagarsi. Testare subito dopo il salvataggio di solito mostra ancora il vecchio comportamento.
• Lasciare la finestra di prenotazione a 180 giorni. Le prenotazioni ricorrenti che vanno oltre questo limite vengono rifiutate da Exchange pochi secondi dopo la creazione.
• AutomateProcessing impostato su AutoUpdate. Se la casella era stata configurata in precedenza tramite PowerShell, questo valore potrebbe essere sbagliato. Su una casella sala, AutoUpdate significa che i delegati non ricevono mai le richieste, quindi nessuno viene mai interpellato. Deve essere impostato su AutoAccept.

4. Gestire le richieste di approvazione

Gli admin gestiscono le richieste in Richieste > Prenotazioni. Questa scheda copre sia le sale riunioni che le richieste di Catering & Servizi, così tutte le approvazioni in sospeso possono essere controllate in un unico posto. Ogni richiesta ha una propria pagina di dettaglio che mostra la sala, data e ora, organizzatore, invitati e stato attuale.

Approvare o rifiutare qui risponde anche per conto della sala in Outlook, per questo consigliamo di gestire le approvazioni su deskbird invece che su Outlook: hai tutto il contesto della prenotazione e tutti vedono lo stesso stato. Le richieste decise su Outlook invece appaiono su deskbird contrassegnate come Deciso in Outlook.

💡 Nota: Un'approvazione non può essere annullata da deskbird. Per liberare di nuovo la sala, cancella la prenotazione o chiedi a un delegato di rifiutarla in Outlook.

5. Risoluzione dei problemi

6. Domande frequenti