Configura e gestisci gli articoli di servizio per le sale riunioni e tieni traccia di tutte le richieste in un unico posto! La funzione Catering e servizi di Deskbird ti aiuta a semplificare le operazioni d'ufficio e garantisce che tutto ciò di cui i tuoi team hanno bisogno sia disponibile quando e dove serve.
Catering e servizi ti consente di definire e assegnare articoli (come bevande, snack o servizi) alle tue sale riunioni. I dipendenti possono richiedere questi servizi quando prenotano una sala, e gli amministratori selezionati possono gestire tutte le richieste in arrivo da un dashboard dedicato.
- Configura i servizi nel pannello di amministrazione
- Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
- Prenota servizi durante una prenotazione di sala riunioni
- Monitora le richieste tramite il dashboard delle richieste di servizio
- Esportazione dei dati di servizio
- FAQ e limitazioni note
1. Configura i servizi nel pannello di amministrazione
Vai a Pannello di amministrazione > Sale riunioni > Catering e servizi.
Qui puoi:
- 👤 Aggiungere utenti che possono accedere al dashboard delle richieste di servizio
- ➕ Aggiungere categorie e articoli, come materiale per workshop, catering o articoli speciali
- ✏️ Modificare o 🗑️ eliminare categorie esistenti utilizzando le icone della penna o del cestino
- 📤 Esportare dati (vedi fondo dell'articolo)
Quando crei o modifichi una categoria, puoi configurare:
-
Nome della categoria
- Email del fornitore (chi riceverà le richieste, può essere un fornitore esterno)
- Note pubbliche (visibili ai richiedenti)
- Codice del centro di costo: Nessuno, Facoltativo o Obbligatorio
- Articoli della categoria: Puoi definire articoli per nome, tipo e limite di quantità
- Tempi buffer: Imposta il tempo prima/dopo le riunioni (rispettato solo all'interno di deskbird – non sincronizzato con Outlook/Google)
2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
Per attivare i servizi per specifiche sale:
- Vai a Pannello di amministrazione > Configurazione dell'ufficio > Piani e spazi
- Seleziona una sala riunioni
- Abilita l'interruttore "Abilita catering e servizi"
- Assegna le Categorie di servizio appropriate alla sala
Questo assicura che i dipendenti possano richiedere servizi quando prenotano questa specifica sala.
⚠️ Nota: Rimuovere una categoria da una sala non elimina automaticamente le richieste esistenti. Gli amministratori possono scegliere manualmente di annullarle se necessario.
3. Prenota servizi durante una prenotazione di sala riunioni
Quando un dipendente prenota una sala con servizi abilitati:
- Vedrà un'opzione "Richiedi servizi"
- Cliccando su questa si apre una finestra modale dove può:
- Selezionare gli articoli di servizio disponibili (es. Bevande, Snack, Lavagne a fogli mobili)
- Scegliere le quantità
- Aggiungere note aggiuntive
Le prenotazioni per le sale riunioni con le relative richieste di servizio sono mostrate con un'icona a forma di tazza nella scheda Prenota > Sale riunioni. Il richiedente viene anche notificato nella conferma della prenotazione.
4. Monitora le richieste tramite il dashboard delle richieste di servizio
Gli utenti aggiunti sotto "Aggiungi utenti che possono accedere a catering e servizi" vedono ora una nuova scheda nel menu principale: Richieste.
Questo dashboard consente loro di:
- Visualizzare richieste di servizio in sospeso e passate
- Utilizzare filtri come sala riunioni, richiedente o categoria
- Cliccare su una richiesta per vedere:
- Articoli richiesti
- Dettagli della riunione
- Note
- Centro di costo
- Impostazioni dei tempi buffer
Questo dashboard è solo in lettura e aiuta i coordinatori o i responsabili delle strutture a garantire che ogni servizio sia adeguatamente preparato.
⚠️ Nota: Dopo che una prenotazione è stata effettuata, una notifica email viene sempre inviata all'indirizzo definito nell'Email del fornitore durante la configurazione della categoria. I fornitori possono essere esterni e potrebbero non avere accesso a deskbird.
5. Esportazione dei dati di servizio
Nel pannello di amministrazione Catering e servizi, puoi esportare tutti i dati di categorie e articoli cliccando su "Esporta dati". Questo è utile per la reportistica o per la condivisione con fornitori di servizi esterni.
Il tuo export CSV includerà:
- Email del richiedente
- Email del fornitore
- Date e orari delle riunioni
- Categorie e articoli richiesti
- Voci personalizzate (come note di testo libero o centri di costo)
6. FAQ e limitazioni note
- ❌ Attualmente non è possibile esportare le richieste di servizio direttamente dal dashboard (in arrivo!)
- ❌ Per gli eventi ricorrenti, le richieste di catering non sono attualmente disponibili
Qual è la differenza tra Catering & Servizi e Attrezzatura per le sale riunioni?
Catering & Servizi sono richieste temporanee specifiche per la riunione (come bevande o lavagne a fogli mobili), mentre Attrezzatura si riferisce a caratteristiche permanenti in una sala (come una TV o una lavagna). I servizi possono essere aggiunti per riunione e filtrati durante la prenotazione; l'attrezzatura è fissa.
Chi può accedere a Catering & Servizi?
- Amministratori configurano le categorie, le attivano per sala ed esportano i dati.
- Organizzatori aggiungono servizi durante la prenotazione di una sala.
- Utenti autorizzati (come i Responsabili delle strutture) vedono e gestiscono le richieste nel dashboard.
- Fornitori di servizi ricevono notifiche email con tutti i dettagli delle richieste—non è richiesto un account deskbird.