Sincronizza le sale riunioni con Google Workspace

Collega deskbird con Google Workspace per sincronizzare la disponibilità e le prenotazioni delle sale riunioni tra deskbird e il tuo Google Calendar. Una volta collegato, gli utenti possono prenotare le sale direttamente in deskbird e tutte le prenotazioni resteranno sincronizzate con i calendari delle sale di Google.

1. Prerequisiti
2. Configura la delega a livello di dominio in Google Admin
3. Collega Google in deskbird
4. Importa le sale riunioni
5. Prenotazione sale riunioni cross-tenant
6. Domande frequenti

1. Prerequisiti

• Diritti di amministratore: è necessario un account Super Admin di Google Workspace.
• Usa un browser: completa la configurazione tramite un browser web.
• Il provider del calendario è la fonte ufficiale: le prenotazioni delle sale vengono accettate o rifiutate dal calendario risorsa della sala in Google. Se Google rifiuta una prenotazione, questa verrà rimossa da deskbird.

2. Configura la delega a livello di dominio in Google Admin

1. Apri la console di amministrazione Google (è richiesto il Super Admin).
2. Vai su Sicurezza > Controllo accessi e dati > Controlli API.
3. Sotto Delega a livello di dominio, clicca su Gestisci delega a livello di dominio.
4. Clicca su Aggiungi nuovo.
5. Inserisci Client ID: 108092835268664080778
6. In OAuth Scopes, aggiungi i seguenti scope e clicca su Autorizza:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Collega Google in deskbird

1. Vai su Admin > Integrazioni.
2. Clicca su Collega (o Aggiorna sincronizzazione se hai già una connessione).
3. Seleziona Google.
4. Accedi con il tuo account admin Google.
5. Consenti tutte le autorizzazioni richieste e segui i passaggi a schermo.

4. Importa le sale riunioni

Dopo aver collegato Google Workspace, puoi importare le tue sale in deskbird:

1. Vai su Admin > Piani e spazi.
2. Clicca su + Aggiungi area e seleziona sala riunioni.
3. Scegli Importa sala da Microsoft o Google.
4. Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.

⚠️ Importante: affinché le sale compaiano nell’elenco di importazione, devono essere configurate come risorsa in Google Workspace e utilizzare la categoria CONFERENCE_ROOM.

💡 Una volta importate le sale, puoi creare link per videoconferenze quando prenoti le sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del provider).

💡 La ricerca rispetta esattamente il nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come appare nella directory del provider.

5. Prenotazione sale riunioni cross-tenant

In un ambiente Google multi-tenant, spesso le policy di sicurezza impediscono agli utenti di un tenant di prenotare risorse (come le sale riunioni) direttamente in un altro tenant. deskbird risolve questo problema offrendo un livello di prenotazione unificato che funziona su tutti i tuoi tenant.

💡 La multi-tenancy è disponibile con il Rooms Plus plan. Puoi aggiungere più tenant Google e Microsoft. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Integrazioni, apri la sincronizzazione esistente e clicca su Aggiorna sincronizzazione.

Come funziona

• Visibilità unificata: tutti gli utenti, indipendentemente dal tenant di appartenenza, possono vedere in tempo reale la disponibilità di ogni sala riunioni in tutta l’organizzazione.
• Logica di prenotazione alternativa: se un utente non ha il permesso diretto di prenotare una sala specifica, deskbird utilizza un meccanismo alternativo. Viene utilizzata la admin_email collegata a quella risorsa calendario per facilitare la prenotazione.
• Esperienza senza interruzioni: per l’utente finale, il processo è istantaneo e invisibile. Basta selezionare una sala e prenotarla — deskbird si assicura che l’invito a calendario venga accettato e sincronizzato correttamente in background.

Vantaggi principali

• Nessuna configurazione complessa: elimina la necessità di configurazioni cross-domain complesse o la gestione di account ospite per ogni utente.
• Unica fonte ufficiale: previene le doppie prenotazioni assicurando che tutti i tenant leggano gli stessi dati di calendario in tempo reale.
• Autonomia degli utenti: permette ai dipendenti di trovare e prenotare uno spazio ovunque lavorino quel giorno, senza bisogno dell’intervento IT.

6. Domande frequenti