Sincronizza le sale riunioni con Google Workspace

Collega deskbird con Google Workspace per sincronizzare la disponibilità e le prenotazioni delle sale riunioni tra deskbird e il tuo Google Calendar. Una volta collegato, gli utenti possono prenotare sale direttamente in deskbird mentre tutte le prenotazioni restano sincronizzate con i calendari delle sale di Google.

1. Prerequisiti
2. Consenti l'app deskbird in Google Admin
3. Configura la delega a livello di dominio in Google Admin
4. Collega Google in deskbird
5. Importa sale riunioni
6. Prenotazione sale riunioni cross-tenant
7. Domande frequenti

1. Prerequisiti

• Diritti Admin: ti serve un account Super Admin di Google Workspace.
• Usa un browser: completa la configurazione in un browser web.
• Il provider del calendario è la fonte ufficiale: le prenotazioni delle sale vengono accettate o rifiutate dal calendario delle risorse della sala in Google. Se Google rifiuta una prenotazione, questa verrà rimossa da deskbird.

2. Consenti l'app deskbird in Google Admin

Se la tua organizzazione limita l'accesso di terze parti ai servizi Google, Google blocca l'accesso a deskbird prima che possa richiedere dati del calendario. Per evitare questo, aggiungi il client OAuth di deskbird in App access control e contrassegnalo come Trusted.

1. Apri la Google Admin console e vai su Sicurezza > Accesso e controllo dei dati > Controlli API. Puoi anche usare questo link diretto: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. In App access control, clicca su Gestisci accesso app di terze parti.
3. Nell'elenco App configurate, clicca su Configura nuova app.
4. Seleziona Nome app OAuth o ID client.
5. Incolla l'ID client OAuth di deskbird e clicca su Cerca:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Passa con il mouse sull'app deskbird nei risultati e clicca su Seleziona.
7. Spunta la casella per l'ID client di deskbird e clicca su Seleziona.
8. Definisci l'ambito della configurazione: applicala a tutta l'organizzazione o solo alle unità organizzative i cui utenti useranno deskbird.
9. Seleziona Trusted e clicca su Configura.

Dopo la configurazione, deskbird apparirà nell'elenco App configurate con il tipo Web, l'ID client mostrato sopra e l'ambito di accesso selezionato.

💡 Google offre tre livelli di accesso. Trusted permette a un'app di richiedere qualsiasi servizio Google, inclusi quelli riservati. Limited consente solo servizi non riservati, mentre Blocked nega completamente l'accesso. deskbird richiede Trusted perché la sincronizzazione delle sale usa ambiti riservati di Calendario e Directory.

⚠️ Importante: l'ID client usato qui non è lo stesso che viene usato per la delega a livello di dominio nella sezione successiva. Entrambi i passaggi sono necessari e ognuno usa il proprio ID.

💡 Configurare l'app richiede il privilegio admin Impostazioni servizio, incluso nel ruolo Super Admin. L'elenco App a cui si è avuto accesso si aggiorna 24–48 ore dopo che un token è stato concesso o revocato, quindi le modifiche recenti potrebbero non essere subito visibili.

3. Configura la delega a livello di dominio in Google Admin

1. Apri la Google Admin console (richiesto Super Admin).
2. Vai su Sicurezza > Accesso e controllo dei dati > Controlli API.
3. In Domain wide delegation, clicca su Gestisci delega a livello di dominio.
4. Clicca su Aggiungi nuovo.
5. Inserisci ID client: 108092835268664080778
6. In OAuth Scopes, aggiungi i seguenti ambiti e clicca su Autorizza:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Collega Google in deskbird

1. Vai su Admin > Azienda: Integrazioni.
2. Nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale sotto Calendari, clicca su Configura sincronizzazione (o Gestisci se un tenant è già collegato).
3. Seleziona Google (nella finestra Gestisci: Aggiungi un tenant Google).
4. Accedi con il tuo account admin Google.
5. Acconsenti a tutti i permessi richiesti e segui i passaggi a schermo.

5. Importa sale riunioni

Dopo aver collegato Google Workspace, puoi importare le tue sale in deskbird:

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e seleziona il piano.
2. Clicca su + Aggiungi area e seleziona Sala riunioni.
3. Scegli Importa sala da Microsoft o Google e clicca su Continua.
4. Seleziona le sale dal tenant collegato e importale.

⚠️ Importante: perché le sale compaiano nell'elenco di importazione, devono essere configurate come risorsa in Google Workspace e usare la categoria CONFERENCE_ROOM.

💡 Una volta importate le sale, puoi creare link alla conferenza quando prenoti sale riunioni in deskbird (a seconda della configurazione del provider).

💡 La ricerca rispetta esattamente il nome della sala (inclusi ortografia e punteggiatura). Inserisci il nome della sala come appare nella directory del provider.

6. Prenotazione sale riunioni cross-tenant

In un ambiente Google multi-tenant, spesso le policy di sicurezza impediscono agli utenti di un tenant di prenotare risorse (come le sale riunioni) direttamente in un altro tenant. deskbird risolve questo problema offrendo un livello di prenotazione unificato che funziona su tutti i tuoi tenant.

💡 La multi-tenancy è disponibile con Rooms Plus o con Desks Professional e superiori. Puoi aggiungere più tenant Google e Microsoft. Per aggiungere un altro tenant, vai su Admin > Azienda: Integrazioni, clicca su Gestisci nella riga Sincronizzazione del calendario delle sale e seleziona Aggiungi un tenant Google o Aggiungi un tenant Microsoft.

Come funziona

• Visibilità unificata: tutti gli utenti, indipendentemente dal loro tenant di origine, possono vedere la disponibilità in tempo reale di ogni sala riunioni in tutta l'organizzazione.
• Logica di prenotazione di fallback: se un utente non ha il permesso diretto di prenotare una sala specifica, deskbird utilizza un meccanismo di fallback. Usa l'admin_email collegata a quella risorsa calendario per facilitare la prenotazione.
• Trasparente per gli utenti: le prenotazioni vengono elaborate istantaneamente in backend. Gli utenti selezionano semplicemente una sala e confermano — deskbird gestisce la sincronizzazione cross-tenant dei calendari in modo trasparente.

Vantaggi principali

• Nessuna configurazione complessa: elimina la necessità di configurazioni cross-domain complesse o di gestire account ospite per ogni utente.
• Unica fonte ufficiale: previene le doppie prenotazioni assicurando che tutti i tenant leggano gli stessi dati di calendario in tempo reale.
• Nessun intervento IT richiesto: gli utenti possono prenotare sale in qualsiasi tenant collegato senza bisogno dell'intervento dell'IT.

7. Domande frequenti