L'approvazione della prenotazione ti permette di esaminare le richieste di sale riunioni prima che vengano confermate, così puoi mantenere il controllo su chi accede agli spazi più richiesti invece di confermare ogni richiesta all'istante. Questo articolo riguarda le sale create direttamente in deskbird. Per le sale sincronizzate con Microsoft 365, vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Microsoft. Per le sale sincronizzate con Google Workspace, vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace.
- Come funziona l'approvazione
- Abilitare l'approvazione per una sala
- Gestione delle richieste di approvazione
- Domande frequenti
1. Come funziona l'approvazione
L'approvazione della prenotazione è disponibile nel pacchetto Rooms Plus. Permette agli admin di richiedere che una richiesta di prenotazione di una sala riunioni venga esaminata e approvata prima di essere confermata. In questo modo gli admin hanno il controllo su chi può accedere a determinate sale, invece di concedere la conferma immediata a chiunque abbia accesso.
Cosa cambia quando l'approvazione è attiva
- Gli utenti inviano una richiesta di prenotazione invece di ricevere una conferma immediata. La prenotazione appare come
In attesanel calendario e nell'elenco delle prenotazioni dell'utente. - Una prenotazione in attesa blocca la fascia oraria, quindi nessun altro può prenotare quello slot mentre è in revisione.
- Se la richiesta viene approvata, la prenotazione viene confermata e lo stato "in attesa" scompare.
- Se nessuno agisce sulla richiesta prima dell'orario di inizio della prenotazione, questa viene annullata automaticamente.
- Per le riunioni ricorrenti, l'intera serie viene approvata o rifiutata con un'unica azione.
- Se l'orario o la sala di una prenotazione già approvata viene modificato, la richiesta torna nel processo di approvazione.
⚠️ Attenzione: Le sale con approvazione attiva al momento non possono essere prenotate tramite la modalità chiosco.
2. Abilitare l'approvazione per una sala
L'approvazione si attiva per ogni sala all'interno del flusso di creazione o modifica della sala, sotto Admin > Piani e spazi. Una volta attivata, la sala viene contrassegnata come Richiede approvazione.
💡 Nota: L'approvazione si applica alla sala, non ai singoli utenti. Ogni richiesta di prenotazione per quella sala passa attraverso la revisione, indipendentemente da chi la invia.
3. Gestione delle richieste di approvazione
Gli admin gestiscono queste richieste sotto Richieste > Prenotazioni. Questa scheda include sia le sale riunioni che le richieste di Catering e servizi, così tutte le approvazioni in sospeso possono essere gestite in un unico posto. Ogni richiesta ha una pagina di dettaglio che mostra la sala, data e ora, organizzatore, invitati e stato attuale.
4. Domande frequenti
Sì, entrambe sono supportate, ma richiedono una configurazione aggiuntiva nel sistema di calendario. Le sale sincronizzate con Microsoft 365 necessitano che la mailbox della sala sia configurata in Exchange. Vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Microsoft. Le sale sincronizzate con Google Workspace richiedono che il calendario della sala sia configurato in Google Calendar. Vedi Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace.
La richiesta viene annullata automaticamente quando si raggiunge l'orario di inizio della prenotazione e la fascia oraria viene liberata. Le richieste non vengono spostate o riprogrammate.
Sì. Una prenotazione in attesa blocca la fascia oraria, così nessun altro può prenotare quello slot mentre è in revisione. Se la richiesta viene rifiutata o scade, la fascia oraria torna disponibile.
Una prenotazione ricorrente viene esaminata come un'unica richiesta: approvarla o rifiutarla vale per tutta la serie. Le singole occorrenze non possono essere approvate separatamente.
Modificare l'orario o la sala di una prenotazione già approvata la rimanda nel processo di approvazione e torna su In attesa finché non viene nuovamente esaminata.