Approvazione della prenotazione per sale riunioni sincronizzate con Google Workspace

L'approvazione della prenotazione ti permette di mantenere il controllo su chi può prenotare una sala riunioni, anche quando quella sala è sincronizzata con Google Calendar. Una volta attivata l'approvazione, ogni richiesta per la sala resta in attesa di una decisione invece di essere confermata automaticamente. Gli approvatori possono decidere su deskbird, i responsabili delle risorse possono decidere direttamente su Google Calendar, e entrambi i sistemi restano sincronizzati in pochi secondi, così nessuno deve controllare due sistemi diversi.

1. Prima di iniziare
2. Configura il calendario della sala su Google
3. Abilita l'approvazione della prenotazione su deskbird
4. Come funziona l'approvazione giorno per giorno
5. Riunioni ricorrenti e richieste sovrapposte
6. Testa la tua configurazione
7. Risoluzione dei problemi
8. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

Assicurati che quanto segue sia a posto prima di configurare l'approvazione:

• Il tuo Google Workspace è collegato su deskbird in Admin > Integrazioni > Sincronizzazione del calendario delle sale, e la sala riunioni è collegata al suo calendario risorse di Google. Se la sincronizzazione della sala è già attiva, questa parte è fatta e puoi continuare con Configura il calendario della sala su Google.
• Se la sincronizzazione non è ancora configurata, un Super Admin di Google Workspace deve farlo una volta per tutta l'azienda: aggiungi il client OAuth di deskbird come Trusted in Sicurezza > Controllo accessi e dati > Controlli API > Controllo accesso app, aggiungi il client deskbird con i permessi necessari per calendario e risorse in Gestisci delega a livello di dominio, e poi collega il tenant Google su deskbird effettuando l'accesso come Super Admin. Gli ID client e gli scope sono elencati in Sincronizza sale riunioni con Google Workspace.
• La tua azienda ha il pacchetto Rooms Plus, che include l'approvazione della prenotazione.
• Sai quale account Google è stato usato per collegare il Workspace (l'admin che ha effettuato la connessione). Ti servirà questo account in Configura il calendario della sala su Google.
• Qualcuno con accesso di gestione al calendario risorse della sala su Google Calendar può effettuare le modifiche descritte qui sotto – di solito un admin di Google Workspace.

💡 L'approvazione si configura per ogni sala. Le sale senza approvazione continuano a funzionare come prima.

⚠️ Attenzione: Le sale con approvazione attivata al momento non possono essere prenotate tramite Modalità chiosco.

2. Configura il calendario della sala su Google

Fallo su Google Calendar per ogni sala che deve richiedere approvazione:

1. Apri le impostazioni del calendario della sala: Google Calendar > la sala sotto i tuoi calendari > tre puntini > Impostazioni e condivisione.
2. Sotto Accetta automaticamente gli inviti, seleziona Aggiungi automaticamente tutti gli inviti a questo calendario. In questo modo la sala non risponde più da sola, quindi ogni richiesta resta in attesa di una decisione.
3. Sotto Condividi con persone o gruppi specifici, aggiungi l'account admin che ha effettuato la connessione con il permesso Apporta modifiche e gestisci la condivisione.
4. Opzionale: se alcune persone devono poter decidere direttamente su Google Calendar, condividi il calendario della sala anche con loro nello stesso modo (Apporta modifiche e gestisci la condivisione) e chiedi loro di attivare le notifiche degli eventi per quel calendario così vedranno le nuove richieste.

⚠️ Il passaggio 3 è quello che viene dimenticato più spesso. Di default, Google dà anche agli admin solo accesso in sola lettura ai calendari delle sale. Senza accesso in scrittura, le prenotazioni si sincronizzano comunque, ma le decisioni di approvazione e rifiuto non possono essere scritte su Google e sembrano non avere effetto.

💡 Se salti il passaggio 2, la sala continua ad accettare automaticamente ogni invito, e deskbird lo rispecchia fedelmente: ogni prenotazione risulta subito approvata.

3. Abilita l'approvazione della prenotazione su deskbird

Fallo nell'app web di deskbird come admin:

1. Vai su Admin > Piani e spazi e apri l'ufficio e il piano a cui appartiene la sala.
2. Apri le impostazioni della sala riunioni.
3. Abilita Approvazione della prenotazione.
4. Seleziona almeno un approvatore. Qualsiasi utente dell'azienda può essere approvatore.
5. Salva.

Questa è tutta la configurazione su deskbird. Gli approvatori non hanno bisogno di permessi su Google Calendar: decidono su deskbird, e deskbird scrive la decisione sul calendario della sala per loro.

4. Come funziona l'approvazione giorno per giorno

deskbird e il calendario Google della sala si rispecchiano a vicenda in entrambe le direzioni. La risposta della sala su Google determina lo stato della prenotazione su deskbird:

Prenotazione da entrambi i lati

• Una sala prenotata su deskbird viene creata come in attesa, e l'evento appare sul calendario Google della sala senza risposta dalla sala. La prenotazione risulta in attesa sia sul calendario che nell'elenco prenotazioni dell'utente.
• Su deskbird, una prenotazione in attesa blocca la fascia oraria, quindi nessun altro può prenotare quello slot lì. Anche il drag and drop su deskbird rispetta le regole di approvazione.
• Un evento creato su Google Calendar con la sala aggiunta appare su deskbird come richiesta in attesa.
• Gli approvatori decidono su Richieste > Prenotazioni su deskbird; i responsabili delle risorse possono decidere su Google Calendar. Entrambe le decisioni valgono allo stesso modo e vengono sincronizzate in pochi secondi. Quando una decisione arriva da Google, i dettagli della richiesta indicano Google Calendar come decisore.
• La scheda Richieste copre sia le sale riunioni che le richieste di Catering & Servizi. Ogni richiesta ha una pagina dettagli con sala, data e ora, organizzatore, invitati e stato attuale.

Cosa succede dopo una decisione

• Un'approvazione fa sì che la sala accetti l'invito su Google. Un rifiuto fa sì che la sala lo rifiuti, e l'organizzatore riceve la notifica standard di Google.
• Gli eventi rifiutati restano sul calendario della sala come voci rifiutate. deskbird non elimina mai voci dai calendari dei clienti.
• Google non supporta commenti sui rifiuti, quindi l'organizzatore vede solo un rifiuto senza motivo. Il motivo è sempre visibile su deskbird: rifiutato da un approvatore, rifiutato su Google Calendar, annullato su Google Calendar o rifiutato automaticamente.

Modifiche fatte dall'organizzatore

• Spostare o ridimensionare la riunione azzera la risposta della sala, quindi la prenotazione torna in attesa per la nuova fascia oraria su entrambi i sistemi.
• Annullare l'evento mentre è ancora in attesa chiude la richiesta come rifiutata, con il motivo “Annullato su Google Calendar”.
• Se nessuno decide prima dell'inizio della riunione, la richiesta viene rifiutata automaticamente.

Recuperare una prenotazione rifiutata

• Cambiare la risposta della sala su Google da No a Sì trasforma una prenotazione rifiutata in una approvata. Cambiarla in Forse la rimette in attesa, e spostare una riunione rifiutata la riapre come in attesa nel nuovo orario.
• Questo vale sia per le riunioni singole che per le singole occorrenze di una riunione ricorrente. Una serie ricorrente rifiutata come intera resta rifiutata.
• Funziona solo per riunioni non ancora terminate, e solo per decisioni prese su Google Calendar. Un rifiuto fatto su deskbird è definitivo, e una prenotazione rifiutata per conflitto di tempo di buffer torna disponibile solo se il conflitto non esiste più.

💡 Se una notifica da Google dovesse andare persa, un controllo in background riconcilia lo stato di approvazione ogni 6 ore, così entrambi i sistemi si allineano senza che nessuno debba fare nulla.

5. Riunioni ricorrenti e richieste sovrapposte

• Una decisione per tutta la serie: una riunione ricorrente viene valutata come una sola richiesta. L'approvazione o il rifiuto si applicano all'intera serie in un colpo solo.
• Rispondere alla serie su Google: se qualcuno risponde all'evento principale della serie su Google, Google sovrascrive le risposte di tutte le singole occorrenze. deskbird riapplica poi le sue decisioni per occorrenza, così entrambi i calendari riflettono le decisioni prese su deskbird.
• Rifiutare una singola occorrenza su Google libera di nuovo quello slot su deskbird.
• Rifiutare l'intera serie è definitivo: una serie rifiutata come intera non può essere recuperata cambiando la risposta della sala su Google.
• “Questa e le seguenti” divide la serie su Google. deskbird riceve la seconda parte come una nuova serie separata.
• Le richieste sovrapposte non vengono rifiutate automaticamente. Google Calendar non blocca le doppie prenotazioni da solo, e la sala non risponde più in automatico, quindi possono esserci più richieste in attesa per lo stesso orario. Approvare una di queste lascia le altre in attesa, quindi chi decide deve rifiutare manualmente le richieste rimanenti.

6. Testa la tua configurazione

Un controllo di cinque minuti ti conferma che tutto è collegato correttamente:

1. Prenota la sala su deskbird. La prenotazione risulta in attesa e l'evento appare sul calendario Google della sala senza risposta dalla sala.
2. Approva la prenotazione su deskbird. La risposta della sala cambia in accettata su Google entro pochi secondi.
3. Crea un evento su Google Calendar e aggiungi la sala. Su deskbird appare una richiesta in attesa. Rifiutala, e la sala rifiuta l'invito su Google.

⚠️ Se il passaggio 2 non appare su Google, o la prenotazione torna in attesa, manca la condivisione del calendario dal punto Configura il calendario della sala su Google. È di gran lunga la causa più comune.

7. Risoluzione dei problemi

8. Domande frequenti