Prenota una sala riunioni

deskbird ti permette di trovare e prenotare facilmente una sala riunioni direttamente dal sito web o dall'app mobile. Puoi filtrare per disponibilità, capienza ed equipaggiamento, e prenotare in pochi clic — la tua prenotazione sarà subito visibile ai colleghi.

1. Trova una sala disponibile
2. Prenota una sala
3. Approvazioni per le sale riunioni
4. Prenota una riunione ricorrente
5. Visualizza e gestisci le tue prenotazioni delle sale
6. Domande frequenti

1. Trova una sala disponibile

1. Vai su Prenota > scheda Sale riunioni. Le sale riunioni sono visivamente distinte dagli spazi scrivania.
2. Nella scheda Filtri, scegli come visualizzare la disponibilità:
   • Disponibilità attuale — mostra quali sale sono libere in questo momento.
   • Disponibili nell'intervallo selezionato — mostra le sale libere per la data e l'orario che scegli.
3. Restringi ulteriormente i risultati usando i filtri aggiuntivi: Accesso, Capienza e Servizi.
4. Clicca su una sala per vedere i dettagli: capienza, foto, tag dell'equipaggiamento e fasce orarie disponibili.

2. Prenota una sala

1. Nella vista Prenota > Sale riunioni, clicca e trascina sull'orario che desideri (es. 10:30–11:30) sulla riga della sala.
2. Si apre il pannello di prenotazione. Compila:
   • Titolo della riunione
   • Data e ora
   • Invitati (opzionale)
   • Link conferenza (opzionale — genera un link nativo se la tua organizzazione usa Microsoft o Google, oppure incolla un link di un altro provider)
   • Catering & Servizi (opzionale — vedi Richiedi catering o servizi per una sala riunioni)
3. Clicca su Conferma per salvare la prenotazione. Il calendario della sala si aggiorna subito.
4. 💡 Per alcune sale, questo pulsante mostra Richiedi prenotazione invece di Conferma, e una nota ti avvisa che la sala richiede approvazione. Vedi Approvazioni per le sale riunioni qui sotto per sapere cosa succede dopo.

3. Approvazioni per le sale riunioni

Alcune sale riunioni sono configurate dall'amministratore per richiedere un'approvazione prima che la prenotazione sia confermata. Se una sala richiede approvazione, vedrai una nota nel pannello di prenotazione: "Questa sala richiede approvazione. La tua richiesta sarà esaminata prima che la prenotazione venga confermata." Il pulsante cambia anche da Conferma a Richiedi prenotazione.

Cosa succede dopo aver inviato una richiesta:

• Vedrai una conferma "Richiesta di prenotazione inviata" con la data e l'orario richiesti.
• La prenotazione appare come In attesa nella tua lista Prenotazioni e nella vista calendario Prenota > Sale riunioni, finché non viene esaminata.
• La fascia oraria richiesta viene bloccata per te — nessun altro può prenotarla mentre è in attesa.
• Se la tua richiesta viene approvata, la prenotazione viene confermata e lo stato In attesa scompare.
• I cambi di stato di solito appaiono entro un minuto. Se la decisione è stata appena presa, attendi qualche secondo prima di aggiornare.
• Alcune richieste sono contrassegnate come Deciso in Outlook. Significa che la decisione è stata presa nel calendario della sala e non in deskbird, quindi non viene mostrato nessun approvatore specifico. Il risultato è lo stesso.
• Una prenotazione approvata può comunque cambiare. Se la decisione viene annullata nel calendario della sala, la prenotazione può tornare In attesa o essere cancellata. Una richiesta rifiutata può anche essere approvata in seguito — ad esempio se la riunione viene spostata in una fascia oraria accettata dalla sala.
• Se nessuno esamina la tua richiesta prima dell'orario di inizio della prenotazione, viene cancellata automaticamente.
• Per una riunione ricorrente, l'intera serie viene approvata o rifiutata insieme.
• Se in seguito cambi l'orario o la sala di una prenotazione già approvata, dovrà essere nuovamente approvata.
• I colleghi impostati come approvatori per una sala possono vedere le proprie prenotazioni confermate subito, senza passare per l'approvazione.

Puoi controllare lo stato delle tue richieste in qualsiasi momento sotto Prenotazioni nel menu principale. Ogni richiesta ha una pagina dettagliata che mostra lo stato (es. In attesa, Approvata, Rifiutata, Deciso in Outlook), chi l'ha richiesta, chi l'ha esaminata e — se rifiutata — il motivo.

Per annullare una richiesta che non ti serve più, elimina la prenotazione sotto Prenotazioni. L'eliminazione cancella la richiesta in attesa e libera la fascia oraria.

💡 Le sale che richiedono approvazione al momento non possono essere prenotate tramite la Modalità chiosco.

4. Prenota una riunione ricorrente

Quando crei una prenotazione, cerca l'opzione Ripeti o ricorrenza nel pannello di prenotazione. Seleziona la frequenza (es. giornaliera, settimanale) e la data di fine, poi conferma. Ogni occorrenza viene creata come una prenotazione separata collegata alla serie.

💡 Per le riunioni ricorrenti prenotate tramite un calendario collegato (Microsoft o Google), gestisci la ricorrenza direttamente nella tua app calendario per la migliore esperienza.

⚠️ Se una lunga serie ricorrente scompare o viene rifiutata pochi secondi dopo la creazione, probabilmente si estende oltre il limite consentito dalla sala. Accorcia la serie o chiedi all'amministratore di estendere la finestra di prenotazione della sala.

5. Visualizza e gestisci le tue prenotazioni delle sale

Per vedere le tue prenotazioni delle sale esistenti, vai su Prenotazioni nel menu principale. Da qui puoi:

• Cliccare sull'icona matita per modificare una prenotazione — aggiorna titolo, data, ora, invitati, link conferenza o servizi.
• Cliccare sull'icona cestino per eliminare una prenotazione.

Puoi anche modificare le prenotazioni direttamente nella vista calendario Prenota > Sale riunioni se sei l'organizzatore. La funzione drag-and-drop ti permette di spostare una riunione in un altro orario o sala trascinandola nella visualizzazione a corsie — l'organizzatore originale viene avvisato automaticamente.

💡 Se una sala richiede approvazione, le prenotazioni in attesa di decisione appaiono nella tua lista Prenotazioni contrassegnate come In attesa finché non vengono esaminate — vedi Approvazioni per le sale riunioni sopra.

💡 Una prenotazione può anche essere cancellata dal calendario della sala stessa. Se una prenotazione scompare e nessuno l'ha eliminata in deskbird, controlla la riunione nella tua app calendario o chiedi all'amministratore.

6. Domande frequenti