Quando il check-in è richiesto nel tuo ufficio, devi confermare la prenotazione della sala riunioni all'inizio della riunione. Se nessuno effettua il check-in entro la finestra di tempo prevista, deskbird rilascia automaticamente la sala così che altri possano utilizzarla.
- Check-in dall'app deskbird
- Check-in con il QR code della sala
- Check-in dal pannello della sala (chiosco)
- Cosa succede se non effettui il check-in
- Domande frequenti
1. Check-in dall'app deskbird
Per effettuare il check-in a una prenotazione di sala riunioni dall'app deskbird web o mobile:
- Vai su Prenotazioni nel menu principale, oppure apri la vista Prenota > Sale riunioni.
- Trova la tua prenotazione imminente.
- Clicca o tocca il pulsante Check-in quando diventa disponibile (di solito poco prima o all'orario di inizio della riunione).
Lo stato della tua prenotazione passa a Confermata e la sala è riservata per la tua riunione.
2. Check-in con il QR code della sala
Se il tuo ufficio utilizza i QR code per le sale riunioni, puoi effettuare il check-in scansionando il QR code presente nella sala con l'app mobile deskbird:
- Apri la tua prenotazione nell'app mobile deskbird e tocca Check-in. Si aprirà lo scanner QR code.
- Scansiona il QR code nella sala riunioni.
L'app effettua il check-in della tua prenotazione per quella sala. Se il tuo ufficio permette il check-in solo tramite QR code, devi essere fisicamente nella sala per effettuare il check-in.
⚠️ Solo prenotazioni a tuo nome: La scansione del QR code della sala cerca una tua prenotazione su quella sala. Se un collega ha prenotato la sala per la tua riunione, la scansione non effettua il check-in della sua prenotazione. In questo caso usa il pannello della sala alla porta, se presente, oppure consulta le domande frequenti qui sotto.
3. Check-in dal pannello della sala (chiosco)
Se il tuo ufficio ha un tablet montato fuori dalla sala riunioni, puoi effettuare il check-in direttamente alla porta:
- Avvicinati al pannello della sala. Se il pannello mostra un indicatore arancione, la tua prenotazione è in attesa di check-in.
- Tocca la tua prenotazione sullo schermo.
- Tocca Check-in per confermare.
Il pannello diventa verde per indicare che la sala è ora occupata. Non serve app o login sul pannello.
💡 Puoi anche terminare la riunione in anticipo dal pannello toccando Termina riunione. In questo modo la sala viene subito liberata per altre prenotazioni. Per tutte le funzioni del pannello, incluse prenotazioni ad hoc e prolungamento delle riunioni, consulta Book or check in to a meeting room at the door panel.
4. Cosa succede se non effettui il check-in
Se il check-in è richiesto nel tuo ufficio e nessuno effettua il check-in entro la finestra di tempo configurata dopo l'orario di inizio della riunione, deskbird rilascia automaticamente la sala. La prenotazione viene annullata e la sala torna disponibile per altre prenotazioni.
⚠️ Se la tua riunione inizia in ritardo e hai ancora bisogno della sala, assicurati di effettuare il check-in prima che la finestra si chiuda. La durata della finestra è impostata dal tuo admin e può variare da ufficio a ufficio.
5. Domande frequenti
Non necessariamente — dipende da come il tuo admin ha configurato le sale. Alcune sale possono richiedere il check-in, altre no. Se il pulsante Check-in appare sulla tua prenotazione, il check-in è richiesto per quella sala. Se hai dubbi, contatta il tuo admin o il responsabile ufficio.
Qualsiasi invitato alla riunione può effettuare il check-in direttamente dal pannello della sala. Dall'app deskbird o con il QR code della sala, solo la persona a cui è intestata la prenotazione può effettuare il check-in. Admin e manager possono anche effettuare il check-in per la prenotazione di un collega. Se devi effettuare il check-in per la prenotazione di un collega, il modo più semplice è usare il pannello della sala alla porta.
Non dall'app deskbird né con il QR code della sala. Questi metodi effettuano il check-in solo delle prenotazioni a tuo nome, quindi la scansione del QR code non effettua il check-in di una prenotazione fatta da un collega. Puoi:
- Chiedere alla persona che ha prenotato la sala di effettuare il check-in dalla sua app deskbird. Questo funziona a meno che il tuo ufficio permetta il check-in solo tramite QR code.
- Effettuare il check-in dal pannello della sala alla porta, se presente. Chiunque può toccare Check-in lì.
- Per le prossime riunioni, chiedi che la sala venga prenotata a tuo nome, così potrai fare il check-in tu stesso.
Se questa situazione si verifica spesso nel tuo ufficio, chiedi al tuo admin quale impostazione di check-in si adatta meglio alle tue sale riunioni.