La funzione Catering e servizi di deskbird ti permette di aggiungere richieste per bevande, snack, attrezzatura o altri articoli a una prenotazione di una sala riunioni. La tua richiesta viene inviata al fornitore designato così che tutto sia pronto quando inizia la riunione.
💡 I servizi devono essere configurati da un Admin prima che compaiano su una sala. Se non vedi l'opzione dei servizi, contatta il tuo Admin.
- Richiedi servizi durante la prenotazione
- Richiedi servizi per una prenotazione esistente
- Modifica o cancella una richiesta di servizio
- Quando la tua richiesta di servizio richiede l'approvazione
- Domande frequenti
1. Richiedi servizi durante la prenotazione
Quando prenoti una sala che ha i servizi attivi, nel pannello di prenotazione compare l'opzione Richiedi servizi:
- Vai su Prenota > Sale riunioni e seleziona la fascia oraria per aprire il pannello di prenotazione.
- Clicca su Richiedi servizi.
- Nel pannello Richiedi servizi, seleziona gli articoli di servizio di cui hai bisogno (es. Bevande, Snack, Flipchart).
- Scegli le quantità per ogni articolo.
- Aggiungi eventuali Note aggiuntive per il fornitore (opzionale) e clicca su Aggiungi richiesta.
- Se compare il campo centro di costo, compilalo come richiesto.
- Conferma la prenotazione. La tua richiesta di servizio viene inviata insieme alla prenotazione della sala.
Le prenotazioni con una richiesta di servizio attiva sono indicate con un'icona a forma di tazza nella vista Prenota > Sale riunioni. Ricevi anche una conferma nella conferma della prenotazione.
2. Richiedi servizi per una prenotazione esistente
Per aggiungere una richiesta di servizio a una prenotazione già effettuata:
- Vai su Prenotazioni nel menu principale.
- Trova la prenotazione e clicca sull'icona matita (modifica).
- Clicca su Catering e servizi nel pannello di modifica.
- Seleziona gli articoli, le quantità e le eventuali note, poi salva le modifiche.
⚠️ Al momento Catering e servizi non è disponibile per eventi ricorrenti.
3. Modifica o cancella una richiesta di servizio
Per modificare o rimuovere una richiesta di servizio da una prenotazione esistente:
- Vai su Prenotazioni nel menu principale.
- Trova la prenotazione e clicca sull'icona matita (modifica).
- Clicca su Catering e servizi per aprire il pannello dei servizi.
- Aggiorna gli articoli e le quantità, oppure rimuovi tutti gli articoli per cancellare la richiesta.
- Salva le modifiche.
Il fornitore riceve una notifica e-mail aggiornata quando modifichi una richiesta.
4. Quando la tua richiesta di servizio richiede l'approvazione
La tua azienda può richiedere l'approvazione prima che i servizi vengano forniti. In tal caso:
- Ricevi un'e-mail che conferma che la tua richiesta di servizio è stata inviata per l'approvazione.
- Un approvatore esamina ogni categoria della tua richiesta (ad esempio catering e attrezzatura) separatamente.
- Ricevi un'e-mail quando la tua richiesta viene approvata o rifiutata.
⚠️ Importante: Se una categoria non viene approvata entro l'inizio della riunione, viene cancellata automaticamente. Le categorie già approvate restano attive e la tua richiesta risulta parzialmente approvata.
💡 Suggerimento: L'approvazione dei servizi è separata dall'approvazione della prenotazione della sala. Se la sala stessa richiede l'approvazione, il pannello di prenotazione mostra Questa sala richiede l'approvazione. La tua richiesta sarà esaminata prima che la prenotazione venga confermata. In questo caso, la prenotazione della sala viene approvata per prima e la richiesta di servizio passa in approvazione solo dopo.
5. Domande frequenti
Ogni categoria di servizio ha un indirizzo e-mail del fornitore configurato dal tuo Admin. Quando invii una richiesta, una notifica e-mail con tutti i dettagli (articoli, quantità, orario della riunione e note) viene inviata automaticamente a quell'indirizzo. Il fornitore non ha bisogno di un account deskbird per ricevere la notifica. Se la tua azienda richiede l'approvazione per le richieste di servizi, l'e-mail viene inviata solo dopo l'approvazione della richiesta.
Se la tua azienda richiede l'approvazione per le richieste di servizi, ogni categoria deve essere approvata prima dell'inizio della riunione. Le categorie ancora in attesa di approvazione all'inizio della riunione vengono cancellate automaticamente, mentre quelle approvate restano attive. Una categoria può anche essere rifiutata da un approvatore. Ricevi un'e-mail quando la tua richiesta viene approvata o rifiutata.
I tempi buffer impostati dal tuo Admin non definiscono una scadenza. Bloccano la sala prima e dopo la riunione così che il fornitore abbia il tempo di preparare e sistemare. Se la tua azienda richiede l'approvazione per le richieste di servizi, la richiesta deve essere approvata prima dell'inizio della riunione: le categorie ancora in sospeso a quell'ora vengono cancellate automaticamente. Contatta il tuo Admin o il fornitore direttamente se hai bisogno di una modifica all'ultimo minuto.
Il Plugin Outlook di deskbird non può aggiungere richieste di servizi. Serve solo per trovare sale con o senza catering. Dopo aver prenotato la sala in Outlook, apri la prenotazione nell'app web o mobile di deskbird e aggiungi la richiesta da lì, come descritto in Richiedi servizi per una prenotazione esistente. Il fornitore viene avvisato una volta inviata la richiesta, oppure dopo l'approvazione se la tua azienda la richiede. I servizi non possono essere aggiunti agli eventi ricorrenti.