L'Add-In di deskbird per Outlook ti permette di trovare e prenotare una sala riunioni direttamente da Outlook mentre crei un evento in calendario. Questo articolo spiega come aprire l'add-in, cercare una sala, completare una prenotazione e capire come si sincronizza con deskbird.
- Apri l'Add-In di deskbird in Outlook
- Trova e prenota una sala riunioni
- Come si sincronizza la prenotazione con deskbird
- Domande frequenti
1. Apri l'Add-In di deskbird in Outlook
L'Add-In di deskbird funziona su Outlook per Web, Windows e Mac. Per aprirlo:
- Apri il calendario di Outlook e clicca su Nuovo evento o Altre opzioni per aprire la finestra di creazione dell'evento.
- Cerca l'icona di deskbird nella barra degli strumenti in alto nella finestra dell'evento.
- Clicca sull'icona di deskbird per aprire il pannello dell'add-in sul lato destro dell'evento.
⚠️ Se non vedi l'icona di deskbird nella barra degli strumenti, l'add-in potrebbe non essere ancora stato attivato sul tuo account. Contatta il tuo amministratore IT o l'amministratore interno di deskbird per assistenza.
2. Trova e prenota una sala riunioni
Una volta aperto il pannello dell'add-in, puoi cercare e filtrare le sale disponibili in tempo reale:
- Seleziona il tuo ufficio dal menu a tendina (il tuo ufficio principale è selezionato di default).
- Se vuoi, seleziona un piano specifico, oppure lascia Tutti i piani.
- Usa il campo di ricerca per trovare una sala per nome, oppure applica i filtri:
- Capienza — ad es. 5 o più, 10 o più, 20 o più persone
- Servizi — ad es. con catering, senza catering
- Attiva Includi sale non disponibili per vedere anche le sale già prenotate per la tua fascia oraria
- Clicca sulla sala che vuoi per aggiungerla al tuo evento con un solo clic.
La sala selezionata apparirà nel tuo evento di Outlook e verrà automaticamente registrata in deskbird.
3. Come si sincronizza la prenotazione con deskbird
Quando prenoti una sala tramite l'Add-In di Outlook, la prenotazione si sincronizza automaticamente con deskbird in tempo reale. Questo significa:
- Nessuna doppia prenotazione — la stessa sala non può essere prenotata due volte per lo stesso orario.
- Visibilità condivisa — la tua prenotazione è visibile sia in Outlook che nell'app web di deskbird.
- Modifiche e cancellazioni fatte in Outlook vengono aggiornate automaticamente anche in deskbird.
💡 Per un'esperienza ottimale, le tue sale riunioni dovrebbero essere configurate e sincronizzate tra Microsoft e deskbird dal tuo amministratore. Se una sala che hai prenotato si comporta in modo anomalo — ad esempio, risulta non disponibile in deskbird dopo essere stata rimossa da Outlook — la sala potrebbe non essere completamente sincronizzata. Contatta il tuo amministratore interno per assistenza.
4. Domande frequenti
Questo può succedere se la sala riunioni non è completamente sincronizzata tra Microsoft e deskbird. Quando un evento di una sala non sincronizzata viene cancellato in Outlook, la prenotazione può rimanere in deskbird e far risultare la sala ancora occupata. Contatta il tuo amministratore interno di deskbird per verificare lo stato di sincronizzazione della sala.
Quando una prenotazione viene cancellata in deskbird per una sala non sincronizzata, l'evento non viene rimosso automaticamente da Outlook. Riceverai un'email con la possibilità di rimuovere manualmente l'evento dal tuo calendario. Controlla la tua casella di posta e segui le istruzioni per eliminarlo.
L'Add-In di deskbird per Outlook è pensato per Outlook Web, Windows e Mac. Per prenotare sale riunioni quando sei fuori ufficio, usa la app mobile di deskbird.