Il Plugin Outlook di deskbird ti permette di trovare e prenotare una sala riunioni direttamente da Outlook mentre crei un evento nel calendario. In questo articolo vedrai come aprire il plugin, cercare una sala, completare una prenotazione e capire come si sincronizza con deskbird.
- Apri il Plugin deskbird in Outlook
- Trova e prenota una sala riunioni
- Come si sincronizza la prenotazione con deskbird
- Domande frequenti
1. Apri il Plugin deskbird in Outlook
Il Plugin deskbird funziona su Outlook per Web, Windows e Mac. Per aprirlo:
- Apri il tuo calendario di Outlook e clicca su Nuovo evento o Altre opzioni per aprire la finestra di creazione dell’evento.
- Cerca l’icona di deskbird nella barra degli strumenti in alto nella finestra dell’evento.
- Clicca sull’icona di deskbird per aprire il pannello del plugin sulla destra dell’evento.
⚠️ Se non vedi l’icona di deskbird nella barra degli strumenti, il plugin potrebbe non essere ancora stato attivato sul tuo account. Contatta il tuo amministratore IT o l’Admin deskbird interno per assistenza.
2. Trova e prenota una sala riunioni
Una volta aperto il pannello del plugin, puoi cercare e filtrare le sale disponibili in tempo reale:
- Seleziona il tuo ufficio dal menu a tendina (la tua sede principale è selezionata di default).
- Se vuoi, seleziona un piano specifico, oppure lascia Tutti i piani.
- Usa il campo di ricerca per trovare una sala per nome, oppure applica i filtri:
- Capacità — es. 5 o più, 10 o più, 20 o più persone
- Servizi — es. con catering, senza catering
- Attiva Includi sale non disponibili per vedere anche le sale già prenotate per la tua fascia oraria
- Clicca sulla sala che vuoi per aggiungerla al tuo evento con un solo click.
La sala selezionata apparirà nel tuo evento di Outlook e verrà registrata automaticamente in deskbird.
3. Come si sincronizza la prenotazione con deskbird
Quando prenoti una sala tramite il Plugin Outlook, la prenotazione si sincronizza automaticamente con deskbird in tempo reale. Questo significa:
- Nessuna doppia prenotazione — la stessa sala non può essere prenotata due volte per lo stesso orario.
- Visibilità condivisa — la tua prenotazione è visibile sia in Outlook che nell’app web di deskbird.
- Modifiche e cancellazioni fatte in Outlook si riflettono automaticamente in deskbird.
💡 Per la migliore esperienza, le tue sale riunioni dovrebbero essere configurate e sincronizzate tra Microsoft e deskbird dal tuo admin. Se una sala che hai prenotato si comporta in modo anomalo — ad esempio, risulta non disponibile in deskbird dopo essere stata rimossa da Outlook — la sala potrebbe non essere completamente sincronizzata. Contatta il tuo admin interno per assistenza.
4. Domande frequenti
Questo può succedere se la sala riunioni non è completamente sincronizzata tra Microsoft e deskbird. Quando l’evento di una sala non sincronizzata viene cancellato in Outlook, la prenotazione può rimanere in deskbird e far risultare la sala non disponibile. Contatta il tuo Admin deskbird interno per verificare lo stato di sincronizzazione della sala.
Quando una prenotazione viene cancellata in deskbird per una sala non sincronizzata, l’evento non viene rimosso automaticamente da Outlook. Riceverai un’email con la possibilità di rimuovere manualmente l’evento dal tuo calendario. Controlla la tua casella di posta e segui le istruzioni per eliminarlo.
Il Plugin Outlook di deskbird è pensato per Outlook Web, Windows e Mac. Per prenotare sale riunioni quando sei fuori ufficio, usa la app mobile di deskbird.
Sì. Imposta la data di inizio e fine dell’evento in Outlook, poi aggiungi la sala con il plugin. Il plugin verifica che la sala sia disponibile per tutto il periodo. Per i limiti che si applicano alle prenotazioni su più giorni, vedi Prenota una sala riunioni.