Prenota una sala riunioni

deskbird ti permette di trovare e prenotare facilmente una sala riunioni direttamente dal web o dall’app mobile. Puoi filtrare per disponibilità, capacità e attrezzatura, e prenotare in pochi clic — la tua prenotazione sarà subito visibile ai colleghi. Una singola prenotazione può coprire anche più giorni, ad esempio per un workshop o una formazione.

1. Trova una sala disponibile
2. Prenota una sala
3. Approvazioni per le sale riunioni
4. Prenota una riunione ricorrente
5. Prenota una sala per più giorni
6. Visualizza e gestisci le tue prenotazioni delle sale
7. Domande frequenti

1. Trova una sala disponibile

1. Vai su Pianifica > scheda Sale riunioni. Le sale riunioni sono visivamente distinte dalle postazioni.
2. Nella scheda Filtri, scegli come visualizzare la disponibilità:
   • Disponibilità attuale — mostra quali sale sono libere in questo momento.
   • Disponibile nell’intervallo selezionato — mostra le sale libere per la data e l’orario che scegli.
3. Restringi ulteriormente i risultati usando i filtri aggiuntivi: Accesso, Capacità e Servizi.
4. Clicca su una sala per vedere i dettagli: capacità, foto, tag dell’attrezzatura e fasce orarie disponibili.

2. Prenota una sala

1. Nella vista Pianifica > Sale riunioni, clicca e trascina sulla fascia oraria desiderata (es. 10:30–11:30) sulla riga della sala.
2. Si apre il pannello di prenotazione. Compila:
   • Titolo della riunione
   • Data di inizio, Ora di inizio, Data di fine e Ora di fine, oppure attiva Giornata intera (per prenotare più giorni, vedi Prenota una sala per più giorni)
   • Invitati (opzionale)
   • Link alla conferenza (opzionale — genera un link nativo se la tua organizzazione usa Microsoft o Google, oppure incolla un link di un altro provider)
   • Catering e servizi (opzionale — vedi Richiedi catering o servizi per una sala riunioni)
3. Clicca su Conferma prenotazione per salvare la prenotazione. Il calendario della sala si aggiorna immediatamente.
4. 💡 Per alcune sale, questo pulsante mostra Richiedi prenotazione invece di Conferma prenotazione, e una nota ti avvisa che la sala richiede l'approvazione. Vedi Approvazioni per le sale riunioni qui sotto per sapere cosa succede dopo.

3. Approvazioni per le sale riunioni

Alcune sale riunioni sono configurate dal tuo admin in modo che richiedano l’approvazione prima che una prenotazione sia confermata. Se una sala richiede l’approvazione, vedrai una nota nel pannello di prenotazione: "Questa sala richiede l'approvazione. La tua richiesta sarà esaminata prima che la prenotazione venga confermata." Anche il pulsante cambia da Conferma prenotazione a Richiedi prenotazione.

Cosa succede dopo aver inviato una richiesta:

• Vedrai una conferma "Richiesta di prenotazione inviata" con la data e l’orario richiesti.
• La prenotazione appare come In attesa nell’elenco delle tue Prenotazioni e nella vista calendario Pianifica > Sale riunioni, finché non viene esaminata.
• La fascia oraria richiesta viene riservata per te — nessun altro può prenotarla mentre è in attesa.
• Se la tua richiesta viene approvata, la prenotazione diventa confermata e lo stato In attesa scompare.
• I cambi di stato di solito appaiono entro un minuto. Se la decisione è stata appena presa, attendi qualche secondo prima di aggiornare.
• Alcune richieste sono contrassegnate come Deciso in Outlook. Significa che la decisione è stata presa nel calendario della sala e non in deskbird, quindi non viene indicato un approvatore specifico. Il risultato è lo stesso.
• Una prenotazione approvata può comunque cambiare. Se la decisione viene annullata nel calendario della sala, la prenotazione può tornare In attesa o essere cancellata. Una richiesta rifiutata può anche essere approvata in seguito — ad esempio se la riunione viene spostata in una fascia oraria accettata dalla sala.
• Se nessuno esamina la tua richiesta prima dell’orario di inizio della prenotazione, viene cancellata automaticamente.
• Per una riunione ricorrente, l’intera serie viene approvata o rifiutata insieme.
• Per una prenotazione su più giorni, la richiesta deve essere approvata prima che la prenotazione inizi, cioè prima dell’orario di inizio del primo giorno.
• Se in seguito modifichi l’orario o la sala di una prenotazione già approvata, dovrà essere nuovamente approvata.
• Quando modifichi una prenotazione per una sala che richiede l’approvazione, il pulsante nel pannello di prenotazione mostra Richiedi aggiornamento.
• Riceverai una notifica quando la tua richiesta viene approvata o rifiutata. Se viene rifiutata, l’email mostra chi l’ha rifiutata e il motivo.
• I colleghi impostati come approvatori per una sala possono vedere le proprie prenotazioni confermate subito, senza passare dall’approvazione.

Puoi controllare lo stato delle tue richieste in qualsiasi momento sotto Prenotazioni nel menu principale. Ogni richiesta ha una pagina di dettaglio che mostra lo stato (es. In attesa, Approvata, Rifiutata, Deciso in Outlook), chi l’ha richiesta, chi l’ha esaminata e — se rifiutata — il motivo.

Per annullare una richiesta che non ti serve più, elimina la prenotazione sotto Prenotazioni. L’eliminazione della prenotazione annulla la richiesta in attesa e libera la fascia oraria.

💡 Le sale che richiedono l’approvazione al momento non possono essere prenotate tramite la Modalità chiosco.

4. Prenota una riunione ricorrente

Quando crei una prenotazione, clicca su Ripeti prenotazione nel pannello di prenotazione. Seleziona la frequenza di ricorrenza (es. giornaliera, settimanale) e la data di fine, poi conferma. Ogni occorrenza viene creata come una prenotazione separata collegata alla serie.

💡 Per le riunioni ricorrenti prenotate tramite un calendario collegato (Microsoft o Google), gestisci le impostazioni di ricorrenza direttamente nella tua app calendario per la migliore esperienza.

⚠️ Se una lunga serie ricorrente scompare o viene rifiutata pochi secondi dopo la creazione, probabilmente si estende oltre il limite consentito dalla sala. Accorcia la serie, oppure chiedi al tuo admin di estendere la finestra di prenotazione della sala.

5. Prenota una sala per più giorni

Una prenotazione può coprire più giorni consecutivi, ad esempio un workshop di tre giorni o un evento fuori sede. Prima che la prenotazione sia confermata, deskbird controlla la sala per eventuali conflitti in ogni giorno del periodo, così nessuno può prenotare la sala nel mezzo.

1. Apri il pannello di prenotazione come descritto in Prenota una sala.
2. Imposta la Data di inizio e l’Ora di inizio, poi la Data di fine e l’Ora di fine, ad esempio da lunedì alle 14:00 a mercoledì alle 09:00.
3. Per prenotare l’intera giornata, attiva Giornata intera. Sul web è una casella di spunta, nell’app mobile un interruttore.
4. Clicca su Conferma prenotazione, o Richiedi prenotazione se la sala richiede l’approvazione.

La prenotazione mostra l’intero intervallo di date, ad esempio Gio, 15 ott – Ven, 16 ott · Tutto il giorno. Puoi trovarla qui:

• Su web: nella timeline della sala in Pianifica > Sale riunioni per ogni giorno coperto, nell’elenco Prenotazioni accanto alla timeline, sotto Prenotazioni nel menu principale e nella pagina Pianifica.
• Nell’app mobile (iOS e Android): nella griglia giornaliera, sotto Prenotazioni > Prenotazioni sale e nei dettagli della prenotazione.
• Nel tuo calendario: se la tua organizzazione collega deskbird a Google o Microsoft, la prenotazione appare anche nel tuo calendario.

💡 Outlook: Puoi anche prenotare una sala per più giorni con il Plugin Outlook di deskbird. Imposta la data di inizio e di fine dell’evento in Outlook e il plugin verifica la disponibilità della sala.

Tieni presenti questi limiti:

• Una prenotazione può durare fino a 30 giorni.
• Ripeti prenotazione non è disponibile per le prenotazioni su più giorni.
• Catering e servizi vengono ordinati una sola volta per l’intera prenotazione. Non puoi fare un ordine separato per ogni giorno. Vedi Richiedi catering o servizi per una sala riunioni.
• Il check-in e la cancellazione automatica si applicano solo al primo giorno. Se nessuno effettua il check-in il primo giorno, l’intera prenotazione viene cancellata.
• Se la sala richiede l’approvazione, la prenotazione deve iniziare in futuro e la richiesta deve essere approvata prima dell’inizio. Altrimenti il pannello di prenotazione mostra Le prenotazioni che richiedono approvazione devono iniziare in futuro. Vedi Approvazioni per le sale riunioni.
• Se l’accesso alla sala è riservato, devi essere autorizzato a prenotarla per ogni giorno del periodo.
• Non puoi spostare una prenotazione su più giorni nella timeline. Apri la prenotazione per modificarne sala, date o orari.
• Non puoi cancellare un singolo giorno. Per liberare un giorno nel mezzo del periodo, cancella la prenotazione e creane due separate.

6. Visualizza e gestisci le tue prenotazioni delle sale

Per vedere le tue prenotazioni delle sale esistenti, vai su Prenotazioni nel menu principale. Da qui puoi:

• Cliccare sull’icona matita per modificare una prenotazione — aggiorna titolo, data, orario, invitati, link alla conferenza o servizi.
• Cliccare sull’icona cestino per eliminare una prenotazione.

Puoi anche modificare le prenotazioni direttamente nella vista calendario Pianifica > Sale riunioni se sei l’organizzatore. La funzione drag-and-drop ti permette di spostare una riunione in un altro orario o sala trascinandola nella visualizzazione a corsie — l’organizzatore originale viene avvisato automaticamente.

Le prenotazioni su più giorni non possono essere spostate nella timeline. Apri la prenotazione per modificarne sala, date o orari.

💡 Se una sala richiede l’approvazione, le prenotazioni in attesa di decisione appaiono nell’elenco Prenotazioni contrassegnate come In attesa finché non vengono esaminate — vedi Approvazioni per le sale riunioni sopra.

💡 Una prenotazione di una sala può anche essere cancellata dal calendario della sala stessa. Se una prenotazione scompare e nessuno l’ha eliminata in deskbird, controlla la riunione nella tua app calendario o chiedi al tuo admin.

7. Domande frequenti