Quando la sincronizzazione del calendario delle sale riunioni è attiva, le prenotazioni effettuate su deskbird vengono riportate anche nel tuo provider di calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) e viceversa. Questo articolo ti aiuta a diagnosticare e risolvere i problemi di sincronizzazione più comuni, come doppie prenotazioni e link alle videoconferenze mancanti.
- Come funziona la sincronizzazione delle sale riunioni
- Doppie prenotazioni e conflitti di sincronizzazione
- I link alle conferenze MS Teams non vengono generati
- Ri-sincronizzare una sala: cosa sapere
- FAQ
1. Come funziona la sincronizzazione delle sale riunioni
Quando la sincronizzazione del calendario della sala è attiva, il tuo provider di calendario (Microsoft 365 o Google Workspace) funge da fonte principale. Questo significa che:
- Le prenotazioni create su deskbird vengono inviate al calendario risorsa della sala nel tuo provider.
- Il calendario risorsa accetta o rifiuta la prenotazione in base alle proprie regole (disponibilità, restrizioni, ecc.).
- Le prenotazioni create direttamente in Outlook o Google Calendar vengono sincronizzate su deskbird.
- La sincronizzazione non è istantanea: può esserci un breve ritardo (di solito da pochi secondi a qualche minuto) tra la creazione di una prenotazione e la sua visualizzazione nell’altro sistema.
Poiché la sincronizzazione è bidirezionale e con un leggero ritardo, a volte possono verificarsi conflitti se due persone prenotano la stessa sala contemporaneamente su sistemi diversi.
2. Doppie prenotazioni e conflitti di sincronizzazione
Le doppie prenotazioni possono verificarsi quando qualcuno prenota una sala su Outlook/Google nello stesso momento in cui un’altra persona prenota la stessa sala su deskbird, prima che la sincronizzazione sia avvenuta.
Come ridurre al minimo le doppie prenotazioni:
- Attiva la funzione Accetta/rifiuta automaticamente sul calendario risorsa della sala nel tuo provider. In questo modo il provider accetta o rifiuta subito le richieste di prenotazione, riducendo la possibilità di conflitti.
- Invita gli utenti a prenotare tramite un solo sistema (deskbird oppure Outlook/Google, non entrambi) per evitare sovrapposizioni.
- Tieni presente che, in caso di conflitto, la decisione del provider di calendario è definitiva. Se una prenotazione viene rifiutata, sarà rimossa anche da deskbird.
Se riscontri doppie prenotazioni frequenti, contatta il supporto fornendo 2–3 esempi specifici (nome della sala, data, orario e utenti coinvolti) così possiamo analizzare i log di sincronizzazione.
3. I link alle conferenze MS Teams non vengono generati
Per approfondire il problema, abbiamo bisogno di alcune informazioni aggiuntive. Contatta il supporto fornendo:
- Il nome della/e sala/e interessata/e.
- Un esempio specifico (data e ora) in cui il link mancava.
- Se il problema riguarda tutte le prenotazioni o solo alcune.
4. Ri-sincronizzare una sala: cosa sapere
Se disconnetti e riconnetti la sincronizzazione del calendario di una sala (ad esempio per risolvere un problema), tieni presente quanto segue:
- Le prenotazioni create direttamente su deskbird (non tramite sincronizzazione del calendario) potrebbero essere rimosse durante la ri-sincronizzazione, perché i dati del provider di calendario hanno la precedenza.
- Le prenotazioni presenti nel provider di calendario verranno reimportate su deskbird.
- Consiglio: Prima di ri-sincronizzare, verifica se ci sono prenotazioni attive su deskbird create manualmente (non tramite calendario). Avvisa gli utenti interessati se necessario.
5. FAQ
Nella maggior parte dei casi, la sincronizzazione delle prenotazioni avviene entro pochi secondi o minuti. Tuttavia, in caso di carico elevato sui server Microsoft o Google, possono verificarsi ritardi fino a 10–15 minuti. Se una prenotazione non si è sincronizzata dopo 15 minuti, prova ad aggiornare l’app deskbird.
Le riunioni ricorrenti possono a volte causare conflitti se il modello di ricorrenza viene modificato in Outlook (ad esempio, se una singola occorrenza viene spostata) e l’aggiornamento non viene propagato correttamente. Assicurati che il calendario risorsa della sala abbia l’accettazione/rifiuto automatico attivato e controlla se nella serie ricorrente di Outlook ci sono occorrenze rifiutate. Se il problema persiste, contatta il supporto indicando il nome della sala, il modello di ricorrenza e le date specifiche dei conflitti.
Sì. La multi-tenancy è disponibile per la sincronizzazione delle sale riunioni con il piano Rooms Plus. Puoi aggiungere sia tenant Microsoft che Google. Vai su Portale amministratore > Integrazioni, apri la sincronizzazione esistente e clicca su Aggiorna sincronizzazione per aggiungere un altro tenant.