Modalità chiosco per le sale riunioni – deskbird Help Center

Sale riunioni

La Modalità chiosco di deskbird offre una soluzione intuitiva basata su tablet per semplificare l’esperienza in sede sia per i dipendenti che per i visitatori. Include due modalità dedicate — una per le sale riunioni e una per la gestione dei visitatori — aiutando le aziende a semplificare prenotazioni, check-in e arrivi degli ospiti, anche senza una reception sempre presidiata.

Nella Modalità chiosco per sale riunioni, un tablet posizionato fuori da ogni sala mostra la disponibilità in tempo reale, permette prenotazioni immediate e consente il check-in per le riunioni programmate. Questo aiuta a evitare prenotazioni non utilizzate, ridurre i conflitti e ottimizzare l’uso delle sale — supportato da indicatori LED opzionali che segnalano visivamente lo stato della sala.

Nella Modalità chiosco per la gestione dei visitatori, ora le aziende possono permettere agli ospiti pre-registrati di effettuare il check-in autonomamente e ai visitatori senza prenotazione di registrare la loro visita direttamente in sede. Gli host vengono notificati automaticamente tramite Microsoft Teams o email, e si può assegnare un host predefinito per ogni ufficio per una comunicazione senza interruzioni. Tutte le attività dei visitatori si sincronizzano in tempo reale con la Dashboard dei visitatori di deskbird, offrendo una panoramica unificata di tutti i check-in e delle visite in corso.

Come configurare la Modalità chiosco per le sale riunioni
Utilizzo della Modalità chiosco
Considerazioni sulla privacy
Dispositivi supportati e requisiti di sistema
Domande frequenti

1. Come configurare la Modalità chiosco per le sale riunioni

Tutti i chioschi e i display ora sono gestiti da un unico punto centrale nell’app web: Admin > Kiosk & displays > Devices. Da qui puoi associare, configurare e gestire ogni dispositivo della tua azienda. Puoi associare un chiosco sala inserendo il codice di configurazione nel pannello Admin oppure scansionando il codice QR con l’app mobile di deskbird.

💡 Suggerimento: Una guida passo passo è disponibile direttamente nella pagina Dispositivi — clicca su Come collegare il chiosco in alto a destra.

Passaggio 1: Avvia l’app chiosco Sale riunioni sul dispositivo

Ci sono tre modi per avviare la modalità chiosco Sale riunioni:

Installa l’app Kiosk di deskbird dal Google Play Store

Una volta che il chiosco è in funzione (app o browser), vedrai un codice di configurazione e un codice QR sullo schermo.

Passaggio 2: Associa il dispositivo

Opzione A: Inserisci il codice di configurazione (pannello Admin)

Nell’app web, vai su Admin > Kiosk & displays > Devices.
Clicca su + Associa dispositivo.
In Inserisci codice, digita il codice visualizzato sul dispositivo, poi clicca su Avanti.
In Scegli tipo di display, seleziona Chiosco sala (Mostra disponibilità sala, prenota sale sul posto e fai il check-in alle riunioni), poi clicca su Avanti.
In Configura display, dai al dispositivo un nome riconoscibile, poi seleziona Ufficio, Piano e Sala che il dispositivo deve mostrare. Clicca su Associa.

Opzione B: Scansiona il codice QR (app mobile)

Assicurati di avere l’app deskbird installata sul telefono e di aver effettuato l’accesso con un account Amministratore.
Scansiona il codice QR sul dispositivo usando la fotocamera del telefono, un’app per la lettura dei QR o la funzione di lettura QR all’interno dell’app deskbird.
Seleziona Sala nella schermata Associa il tuo chiosco, poi scegli ufficio, piano e sala riunioni da visualizzare.

Passaggio 3: Il chiosco è pronto all’uso

Il chiosco è attivo subito dopo l’associazione e appare nell’elenco Dispositivi associati nella pagina Dispositivi.
Lo schermo mostra automaticamente in tempo reale il calendario delle riunioni della sala assegnata.
Viene utilizzato un token di accesso sicuro per ricordare le impostazioni, evitando la necessità di effettuare nuovamente il login dopo riavvii o aggiornamenti.

💡 Suggerimento: Gli amministratori possono disabilitare da remoto un chiosco dall’app mobile se necessario, oppure scollegarlo da Admin > Kiosk & displays > Devices.

💡 Nota: Perché l’app Kiosk Android installi automaticamente gli aggiornamenti, deve essere in modalità a schermo intero bloccata. In questa modalità, l’app ha i diritti di amministratore del dispositivo e può applicare aggiornamenti senza intervento manuale. Se l’app non è bloccata a schermo intero, gli aggiornamenti non verranno installati automaticamente.

Impostazioni generali

In Admin > Kiosk & displays > General settings puoi configurare impostazioni specifiche per ufficio per ogni tipo di dispositivo, tra cui:

Formato orario 12 o 24 ore
Se gli utenti possono interagire con i chioschi sala
Se gli utenti possono terminare le riunioni in anticipo

Gestione dei dispositivi

Da Admin > Kiosk & displays > Devices puoi vedere una panoramica di tutti i dispositivi collegati. La sezione Panoramica mostra il numero totale di dispositivi e una suddivisione per tipo (chioschi sala, chioschi visitatori, segnaletica - planimetria, segnaletica - panoramica sale). La tabella Dispositivi associati elenca ogni dispositivo con Nome dispositivo, Tipo, Contenuto visualizzato e Ultima attività. Puoi cercare per nome dispositivo, filtrare e ordinare l’elenco, modificare la configurazione di un dispositivo o scollegare quelli che non ti servono più.

2. Utilizzo della Modalità chiosco per le sale riunioni

Quando l’applicazione Android è installata, sono disponibili impostazioni aggiuntive:

Accesso al menu impostazioni nascosto

Tocca cinque volte l’angolo in basso a sinistra dello schermo per aprire le impostazioni dell’app.

Avvio automatico: imposta l’app chiosco come app principale

Impostare l’app come app principale garantisce che l’app chiosco si avvii subito dopo ogni riavvio del dispositivo.

Modalità a schermo intero bloccata

La modalità a schermo intero bloccata impedisce agli utenti di uscire dall’app chiosco. Esistono due varianti, a seconda del dispositivo:

Se il dispositivo è rootato: Viene applicato un vero blocco a schermo intero. Quando la modalità bloccata è attiva, si può uscire solo accedendo di nuovo al menu impostazioni nascosto.
Se il dispositivo non è rootato: Invece del blocco a schermo intero, viene applicata la funzionalità nativa di blocco app. L’app rimane in primo piano finché non viene sbloccata, cosa che si può fare tenendo premuti i pulsanti "Indietro" e "Panoramica" della navigazione Android.

Stato sala e prenotazione immediata

Lo schermo del chiosco mostra in tempo reale la disponibilità della sala:

Verde 🟢 → La sala è disponibile e può essere prenotata.
Arancione 🟠 → La sala è in attesa di check-in. Se nessuno effettua il check-in, la sala verrà liberata.
Rosso 🔴 → La sala è prenotata e una riunione è in corso.

Quando una sala è disponibile, gli utenti possono prenotarla immediatamente dal chiosco: selezionano una fascia oraria libera, inseriscono o scelgono il titolo della riunione, scelgono la durata e confermano — il calendario si aggiorna subito.

💡 Suggerimento: Gli utenti possono anche fare il check-in a una riunione programmata direttamente dal display del chiosco, oppure terminare una riunione in anticipo. La possibilità di interagire con i chioschi sala e di terminare le riunioni in anticipo viene gestita per ogni ufficio dall’amministratore in Admin > Kiosk & displays > General settings.

⚠️ Nota: Non è possibile cancellare o modificare una prenotazione esistente direttamente dal chiosco. Questo include il cambio del titolo della riunione, dell’orario o dei partecipanti. Per cancellare o modificare una prenotazione, gli utenti devono utilizzare l’app o la piattaforma web di deskbird.

3. Considerazioni sulla privacy

La Modalità chiosco segue le impostazioni di privacy aziendali per garantire la protezione dei dettagli delle riunioni:

Se la protezione dei dati è attiva, viene mostrato solo il nome dell’organizzatore e i dettagli della riunione restano nascosti.
Se la protezione dei dati è disattivata, il chiosco segue le impostazioni di privacy dei singoli eventi. Le riunioni private mostreranno solo il nome dell’organizzatore.

4. Dispositivi supportati e requisiti di sistema

L’applicazione chiosco Sale riunioni è progettata per essere indipendente dal fornitore dell’hardware. Tuttavia, offriamo un supporto particolare per i seguenti fornitori:

Fornitore	Modelli testati	Root di default	Compatibilità browser	Compatibilità app	Blocco a schermo intero	Avvio automatico	Supporto LED
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Series	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/d

* Blocco profondo a schermo intero se non è stato configurato un account Google. Altrimenti, blocco tramite app pinning.

** App pinning

*** A seconda del modello, è presente un'app dedicata all'avvio automatico che deve essere configurata

**** Funzionalità integrata per l'avvio automatico dell'app

Se il tuo hardware chiosco non è elencato qui, contattaci. È molto probabile che l'app chiosco funzioni senza problemi anche sul tuo modello.

Requisiti generali per la compatibilità

I tablet Android con Android 12L (livello API 32, rilasciato a marzo 2022) o versioni successive sono supportati tramite la deskbird Kiosk App, disponibile su Google Play Store
È richiesto Chrome 80 o versioni successive, ma si consiglia Chrome 85 (rilasciato ad agosto 2020) o versioni successive per il supporto Wake Lock e per evitare che il dispositivo vada in standby

Altri consigli

Scegli dispositivi con uno schermo di almeno 10 pollici per un'esperienza utente ottimale.
I display con tecnologia LCD sono i più adatti per un utilizzo continuo. I display OLED sono a rischio perché soggetti a ritenzione dell'immagine e burn-in dovuti a contenuti statici.

5. Domande frequenti

Sì. Puoi accedere alla Modalità chiosco tramite browser web o tramite l'app iOS dedicata sul tuo iPad.

Sì, il supporto LED è disponibile per diversi fornitori di hardware, permettendo alle sale di mostrare la disponibilità in tempo reale tramite luci colorate. Consulta la tabella sopra per l'elenco dei dispositivi supportati.

Un token di accesso sicuro impedisce la disconnessione della sessione, quindi il chiosco rimane connesso e operativo anche dopo riavvii o aggiornamenti.

La Modalità chiosco è pensata per i tablet posizionati fuori dalle sale riunioni, offrendo un'interfaccia touch per il check-in in sala, prenotazioni immediate e sincronizzazione LED. È sempre attiva e non richiede il login ad ogni utilizzo.

No. Al momento il chiosco permette solo di creare nuove prenotazioni, fare il check-in alle prenotazioni esistenti e terminare una riunione in anticipo. Non è possibile cancellare o eliminare una prenotazione, né modificare dettagli come titolo, orario o partecipanti direttamente dal chiosco. Per queste modifiche, usa l'app deskbird o la piattaforma web.

In modalità chiosco, le impostazioni di privacy determinano quali informazioni sono visibili sul display. Quando una riunione è impostata come privata, lo schermo mostra solo che la sala è occupata e il nome dell'organizzatore, ma nasconde titolo, partecipanti e descrizione della riunione. In questo modo si garantisce la privacy, pur facendo sapere agli altri che la sala è occupata. Quando una riunione è pubblica, il chiosco mostra il titolo della riunione e, selezionando la prenotazione, si possono vedere ulteriori dettagli come descrizione e numero di partecipanti, offrendo maggiore trasparenza per sessioni condivise o aperte.

Le prenotazioni fatte direttamente dal chiosco vengono visualizzate come "Utente sconosciuto" in deskbird. Poiché il tablet chiosco è un dispositivo condiviso accessibile a chiunque in sede, il sistema non può collegare la prenotazione a un account utente specifico. La prenotazione apparirà comunque nel calendario della sala con orario e durata corretti, ma senza un organizzatore identificato.

Tutti i dispositivi si gestiscono da Admin > Kiosk & displays > Devices. La pagina mostra il numero totale di dispositivi collegati e una suddivisione per tipologia, elencando ogni dispositivo con Nome dispositivo, Tipo, Contenuto visualizzato e Ultima attività. Da qui puoi cercare, filtrare e ordinare i dispositivi, modificare la configurazione di un dispositivo o scollegare quelli che non ti servono più.

Sì. In Admin > Kiosk & displays > General settings puoi configurare impostazioni specifiche per ogni tipo di dispositivo, incluso il formato orario a 12 o 24 ore, se gli utenti possono interagire con i chioschi delle sale e se possono terminare le riunioni in anticipo.

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