Catering e servizi – deskbird Help Center

Una sala in ogni piano tariffario, di più con Rooms Plus

Configura e gestisci gli articoli di servizio per le sale riunioni e tieni traccia di tutte le richieste in un unico posto! La funzione Catering e servizi di deskbird ti aiuta a semplificare le operazioni in ufficio e garantisce che tutto ciò di cui i tuoi team hanno bisogno sia disponibile quando e dove serve.

Catering e servizi ti permette di definire e assegnare articoli (come bevande, snack o servizi) alle tue sale riunioni. I dipendenti possono richiedere questi servizi quando prenotano una sala e gli admin selezionati possono gestire tutte le richieste in arrivo da una dashboard dedicata.

Ogni piano include Catering e servizi per una sala riunioni. Per offrirlo in più sale, è necessario Rooms Plus. Vedi Feature Availability.

Configura i servizi nell'Admin
Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
Prenota servizi durante una prenotazione di una sala riunioni
Gestisci le richieste nella pagina Richieste
Approva o rifiuta le richieste di servizi
Esporta i dati dei servizi
FAQ e limitazioni note

1. Configura i servizi nell'Admin

Vai su Admin > Sale riunioni: Catering e servizi e seleziona l'ufficio in alto nella pagina.

Qui puoi:

👤 In Accesso, clicca sull'icona della penna accanto a Utenti autorizzati per scegliere chi può vedere e gestire le richieste di servizi per questo ufficio nella pagina Richieste
✅ In Approvazioni, attiva Abilita approvazioni per le richieste di servizi se le richieste devono essere revisionate prima di essere evase (vedi Approva o rifiuta le richieste di servizi)
➕ Aggiungi categorie e articoli, come materiale per workshop, catering o articoli speciali
✏️ Modifica o 🗑️ elimina le categorie esistenti usando le icone della penna o del cestino
📤 Esporta dati (vedi in fondo all'articolo)

Quando crei o modifichi una categoria, puoi configurare:

Nome della categoria
E-mail del fornitore (chi riceverà le richieste, può essere un fornitore esterno)
Note pubbliche (visibili ai richiedenti)
Codice del centro di costo: Nessuno, Facoltativo o Obbligatorio
Articoli: Clicca su "+ Clicca qui per aggiungere un articolo" per aggiungere un articolo alla categoria. Per ogni articolo puoi impostare:
- Nome dell'articolo (obbligatorio)
- Tipo di articolo: Testo libero, Quantità o Selezione
- Segna come obbligatorio — attiva per rendere l'articolo obbligatorio nella richiesta
Usa la maniglia per riordinare gli articoli, l'icona copia per duplicare un articolo o l'icona del cestino per eliminarlo. Clicca su "Anteprima modulo" (in alto a destra nel pannello Articoli) per vedere come apparirà il modulo di richiesta ai dipendenti prima di salvare la categoria.
Tempo buffer: Imposta il tempo prima/dopo le riunioni. Questi valori si applicano solo quando questa categoria viene richiesta per una prenotazione (valido solo all'interno di deskbird – non sincronizzato con Outlook/Google). Vedi Abilita Catering e servizi per le sale riunioni per sapere come i buffer delle categorie interagiscono con il tempo buffer predefinito della sala.

2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni

Per attivare i servizi per sale specifiche:

Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi
Seleziona una sala riunioni
Attiva l'interruttore "Abilita catering e servizi"
Assegna le Categorie di servizi appropriate alla sala
Imposta il Tempo buffer predefinito prima e dopo le riunioni. Le opzioni disponibili sono 0, 5, 10, 15 o 20 minuti

In questo modo i dipendenti potranno richiedere servizi quando prenotano questa sala specifica.

Come funzionano i tempi buffer predefiniti

I tempi buffer predefiniti bloccano la sala prima e dopo una riunione così che i team di catering abbiano il tempo necessario per preparare la sala, consegnare gli articoli prenotati e assicurarsi che tutto sia pronto prima dell'inizio della riunione.

I tempi buffer possono essere impostati in due punti, e controllano lo stesso tipo di tempo di blocco della sala—ma su ambiti diversi:

Livello sala (Piani e spazi): il buffer minimo e predefinito applicato a ogni prenotazione in quella sala
Livello categoria (Catering e servizi): applicato solo quando viene richiesta quella specifica categoria

Se entrambi si applicano, vince il valore più lungo per ciascun lato della riunione—i tempi non vengono mai sommati. Non esiste una priorità fissa "sala batte categoria": il buffer effettivo viene calcolato indipendentemente per prima e dopo, usando il valore massimo applicabile. La stessa logica del massimo si applica quando più categorie richieste hanno tempi buffer diversi.

Esempio:

	Impostazione sala	Categoria richiesta	Buffer effettivo
Prima della riunione	10 min	20 min	20 min
Dopo la riunione	5 min	0 min	5 min

💡 Configurazione consigliata: usa i valori a livello sala per il tempo di pulizia o preparazione che deve sempre essere riservato, e imposta valori a livello categoria solo dove un servizio specifico richiede più tempo.

⚠️ Nota: Rimuovere una categoria da una sala non elimina automaticamente le richieste esistenti. Gli admin possono scegliere manualmente di annullarle se necessario.

3. Prenota servizi durante una prenotazione di una sala riunioni

Quando un dipendente prenota una sala con servizi abilitati:

Vedrà l'opzione "Richiedi servizi"
Cliccando su questa opzione si apriranno gli articoli configurati per quella categoria dall'admin. Gli articoli mostrati dipendono da come l'admin li ha impostati e possono includere:
- Articoli Testo libero (ad es. per richieste particolari o note)
- Articoli Quantità (ad es. per specificare quante bevande o snack)
- Articoli Selezione (ad es. per scegliere tra opzioni predefinite)
Gli articoli contrassegnati come obbligatori dall'admin devono essere compilati prima di poter inviare la richiesta.

Le prenotazioni per sale riunioni con relative richieste di servizi sono mostrate con un'icona a forma di tazza nella scheda Prenota > Sale riunioni. Il richiedente viene anche avvisato nella conferma della prenotazione.

Se le approvazioni sono attive, la richiesta viene prima inviata per l'approvazione. L'organizzatore riceve un'e-mail che conferma l'invio della richiesta e un'altra quando viene approvata o rifiutata.

4. Gestisci le richieste nella pagina Richieste

Gli utenti autorizzati e gli utenti con il ruolo di Responsabile delle richieste di servizio per un ufficio vedono Richieste nel menu principale. Apri la scheda Servizi per vedere le richieste di servizi per l'ufficio selezionato in alto nella pagina.

Nella scheda Servizi puoi:

Passare da In arrivo a Completate per le richieste
Restringere l'elenco con Filtro e cambiare l'ordine con Ordina: Data riunione
Vedere ogni richiesta a colpo d'occhio nelle colonne Data e ora, Richiesta, Sala, Richiesto da, Tempo buffer e Stato. Passa il mouse sul numero di categorie o articoli nella colonna Richiesta per vedere ogni categoria, il suo stato e gli articoli ordinati.
Selezionare più richieste con le caselle di controllo per applicare azioni di gruppo
Clicca su una richiesta per aprire i Dettagli richiesta:
- Panoramica: le categorie e gli articoli richiesti, incluse eventuali note aggiuntive
- Dettagli richiesta: stato, sala riunioni, data e ora, chi l'ha richiesta e quando
- Copia link: condividi un link diretto alla richiesta con un collega

La colonna Stato e lo stato della richiesta compaiono solo quando le approvazioni sono attive. I coordinatori e i responsabili della struttura usano questa pagina per assicurarsi che ogni servizio sia pronto in tempo e, con le approvazioni attive, per approvare o rifiutare le richieste.

⚠️ Nota: Gli admin globali non vedono automaticamente le richieste di servizi. Solo gli utenti autorizzati e i responsabili delle richieste di servizio di un ufficio possono aprirle; tutti gli altri vedranno Nessun accesso alle richieste di servizi in questo ufficio. Per gestire le richieste personalmente, aggiungiti in Accesso in Admin > Sale riunioni: Catering e servizi.

⚠️ Nota: Dopo che una prenotazione è stata effettuata, viene sempre inviata una notifica e-mail all'indirizzo definito in E-mail del fornitore durante la configurazione della categoria. Con le approvazioni attive, questa e-mail viene inviata solo dopo l'approvazione della richiesta. I fornitori possono essere esterni e potrebbero non avere accesso a deskbird.

5. Approva o rifiuta le richieste di servizi

Con le approvazioni attive, le nuove richieste di servizi rimangono In attesa finché un utente autorizzato o un responsabile delle richieste di servizio dell'ufficio non le revisiona. Le approvazioni sono disattivate per impostazione predefinita.

Attiva le approvazioni

Vai su Admin > Sale riunioni: Catering e servizi e seleziona l'ufficio in alto nella pagina.
In Approvazioni, attiva Abilita approvazioni per le richieste di servizi.

L'impostazione si applica a tutte le categorie dell'ufficio selezionato. Non è possibile richiedere l'approvazione solo per alcune categorie. Se disattivi di nuovo le approvazioni, le nuove richieste vengono approvate automaticamente e la pagina Richieste resta disponibile senza azioni o stati di approvazione.

Revisiona una richiesta

Vai su Richieste > Servizi > In arrivo.
Clicca su una richiesta per aprire i Dettagli richiesta.
In Panoramica, approva o rifiuta ogni categoria con la spunta o la croce. Ogni categoria viene decisa singolarmente, quindi puoi approvare il catering e rifiutare l'attrezzatura nella stessa richiesta.
Per decidere su tutte le categorie in attesa in una volta sola, usa Azioni rapide > Approva tutte o Rifiuta tutte. L'approvazione di tutte richiede una conferma e l'azione non può essere annullata.
Quando rifiuti una categoria, inserisci una Motivazione (fino a 100 caratteri) e clicca su Rifiuta. La motivazione viene mostrata nella richiesta.

Puoi anche approvare o rifiutare una richiesta direttamente nell'elenco con la spunta o la croce nella colonna Stato.

L'organizzatore riceve un'e-mail quando una richiesta viene approvata o rifiutata.

💡 Suggerimento: Se la sala riunioni stessa richiede l'approvazione della prenotazione, la prenotazione della sala deve essere approvata per prima. La richiesta di servizio appare per l'approvazione solo dopo.

Stati delle richieste

Stato	Significato
`In attesa`	La richiesta è in attesa di una decisione.
`Approvata`	Tutte le categorie sono state approvate.
`Rifiutata`	Tutte le categorie sono state rifiutate.
`Parzialmente approvata`	Alcune categorie sono state approvate, altre rifiutate o annullate.

⚠️ Importante: Una richiesta che non viene approvata entro l'inizio della riunione viene annullata automaticamente, come per l'approvazione della prenotazione della sala. Se solo alcune categorie sono state approvate entro allora, solo le categorie in attesa vengono annullate e la richiesta mostra Parzialmente approvata.

6. Esporta i dati dei servizi

Nella sezione admin di Catering e servizi puoi esportare tutti i dati di categorie e articoli cliccando su "Esporta dati". Questo è utile per report o per condividere con fornitori di servizi esterni.

L'esportazione CSV includerà:

Email del richiedente
Email del fornitore
Date e orari della riunione
Categorie e articoli richiesti
Voci personalizzate (come note di testo libero o centri di costo)

7. Domande frequenti e limitazioni note

❌ Al momento non è possibile esportare le richieste di servizi direttamente dalla dashboard (in arrivo!)
❌ Per gli eventi ricorrenti, le richieste di catering al momento non sono disponibili

Le richieste di servizi sono visibili solo agli utenti autorizzati e ai responsabili delle richieste di servizio di un ufficio. Questo evita che gli admin ricevano ogni richiesta dell'azienda. Per vedere e gestire le richieste di un ufficio, aggiungiti sotto Accesso in Admin > Sale riunioni: Catering e servizi, oppure chiedi il Ruolo di responsabile delle richieste di servizio per quell'ufficio.

Le categorie ancora in sospeso all'inizio della riunione vengono annullate automaticamente. Le categorie già approvate restano approvate e la richiesta risulterà quindi Parzialmente approvata.

No. Abilita le approvazioni per le richieste di servizi si applica a tutte le categorie di un ufficio. Puoi attivarla solo per alcuni uffici e lasciarla disattivata per altri. Quando le approvazioni sono attive, gli approvatori possono comunque approvare alcune categorie di una richiesta e rifiutarne altre.

L'organizzatore riceve un'email quando la richiesta viene inviata per l'approvazione e un'altra quando viene approvata o rifiutata.

Catering e servizi sono richieste temporanee e specifiche per la riunione (come bevande o lavagne a fogli mobili), mentre le Attrezzature si riferiscono a dotazioni permanenti in una sala (come una TV o una lavagna). I servizi possono essere aggiunti per ogni riunione e filtrati durante la prenotazione; le attrezzature sono fisse.

Sì. Nel pannello Articoli di una categoria, gli admin possono aggiungere articoli di tipo Testo libero, Quantità o Selezione, contrassegnare ciascuno come obbligatorio e riordinarli o rimuoverli secondo necessità. Usa Anteprima modulo per vedere come apparirà il modulo di richiesta prima di salvarlo.

Si applica il valore più lungo, calcolato separatamente per prima e dopo la riunione. I tempi buffer non vengono mai sommati e nessuno dei due ha priorità sull'altro. Se una sala riserva 10 minuti prima e 5 minuti dopo, e la categoria richiesta riserva 20 minuti prima e 0 minuti dopo, la prenotazione blocca 20 minuti prima e 5 minuti dopo. Se vengono richieste più categorie con tempi buffer diversi, viene utilizzato il valore più alto tra questi.

No. I tempi buffer sono rispettati solo all'interno di deskbird e non vengono sincronizzati con Outlook o Google Calendar.

Admin (admin globali e admin di ufficio) configurano le categorie e i relativi articoli, li attivano per ogni sala e possono esportare i dati.
Organizzatori aggiungono i servizi quando prenotano una sala.
Utenti autorizzati (come i Responsabili della struttura) e gli utenti con il Ruolo di responsabile delle richieste di servizio per un ufficio vedono e gestiscono le richieste nella pagina Richieste. Con le approvazioni attive, possono anche approvare o rifiutare le richieste. Gli admin globali vedono le richieste solo se sono aggiunti sotto Accesso o hanno quel ruolo.
Fornitori di servizi ricevono notifiche via email con tutti i dettagli della richiesta—non è necessario un account deskbird.

Non esiste un ruolo o un permesso che limiti chi può richiedere i servizi. Chiunque possa prenotare una sala riunioni con Catering e servizi attivo può aggiungere una richiesta di servizio a quella prenotazione. Per restringere il campo:

Abilita Catering e servizi solo nelle sale che devono offrire servizi, in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi (vedi Abilita Catering e servizi per le sale riunioni).
Imposta l'accesso della sala su Accesso limitato in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi, così solo utenti o gruppi selezionati possono prenotare la sala e richiedere servizi per essa (vedi Gestisci accesso). Gli Admin globali, gli Admin di ufficio e i Manager possono comunque prenotare qualsiasi sala.
Assegna ogni categoria solo alle sale in cui deve essere disponibile, usando Categorie di servizi sulla sala.
Attiva Abilita le approvazioni per le richieste di servizi in Admin > Sale riunioni: Catering e servizi, così ogni richiesta viene revisionata prima di essere evasa (vedi Approva o rifiuta richieste di servizi).

No. Gli organizzatori non scelgono un fornitore: ogni categoria ha la propria Email del fornitore e la richiesta viene inviata al fornitore della categoria a cui appartiene. Se una richiesta include articoli di più categorie con email del fornitore diverse, ogni fornitore riceve solo gli articoli della propria categoria.

I fornitori vengono avvisati via email quando una richiesta viene creata, modificata o annullata. Con le approvazioni attive, il fornitore viene avvisato solo dopo che la richiesta è stata approvata.