Catering e servizi

Rooms Plus

Configura e gestisci gli articoli di servizio per le sale riunioni e tieni traccia di tutte le richieste in un unico posto! La funzione Catering e servizi di deskbird ti aiuta a semplificare le operazioni in ufficio e garantisce che tutto ciò di cui i tuoi team hanno bisogno sia disponibile quando e dove serve.

Catering e servizi ti permette di definire e assegnare articoli (come bevande, snack o servizi) alle tue sale riunioni. I dipendenti possono richiedere questi servizi quando prenotano una sala e gli admin selezionati possono gestire tutte le richieste in arrivo da una dashboard dedicata.

1. Configura i servizi nell'Admin
2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
3. Prenota i servizi durante una prenotazione sala riunioni
4. Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio
5. Esportazione dei dati di servizio
6. FAQ e limitazioni note

1. Configura i servizi nell'Admin

Vai su Admin > Sale riunioni > Catering e servizi.

Qui puoi:

• 👤 Aggiungere utenti che possono accedere alla dashboard delle richieste di servizio
   
• ➕ Aggiungere categorie e articoli, come materiale per workshop, catering o articoli speciali
• ✏️ Modificare o 🗑️ eliminare categorie esistenti usando le icone della penna o del cestino
• 📤 Esportare i dati (vedi in fondo all'articolo)

Quando crei o modifichi una categoria, puoi configurare:

• Nome della categoria
   
• Email del fornitore (chi riceverà le richieste, può essere anche un fornitore esterno)
• Note pubbliche (visibili a chi fa la richiesta)
• Codice centro di costo: Nessuno, Facoltativo o Obbligatorio

• Articoli: Clicca su "+ Clicca qui per aggiungere un articolo" per aggiungere un articolo alla categoria. Per ogni articolo puoi impostare:

  • Nome dell'articolo (obbligatorio)
  • Tipo di articolo: Testo libero, Quantità o Selezione
  • Segna come obbligatorio — attiva/disattiva per rendere l'articolo obbligatorio nella richiesta

  Usa la maniglia per riordinare gli articoli, l'icona copia per duplicare un articolo o l'icona del cestino per eliminarlo. Clicca su "Anteprima modulo" (in alto a destra nel pannello Articoli) per vedere come apparirà il modulo di richiesta ai dipendenti prima di salvare la categoria.

• Tempi buffer: Imposta il tempo prima/dopo le riunioni. Questi valori si applicano solo quando questa categoria viene richiesta per una prenotazione (valido solo su deskbird – non sincronizzato con Outlook/Google). Vedi Abilita Catering e servizi per le sale riunioni per sapere come i buffer delle categorie interagiscono con i tempi buffer predefiniti della sala.

2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni

Per attivare i servizi su sale specifiche:

1. Vai su Admin > Workplace > Piani e spazi
2. Seleziona una sala riunioni
3. Attiva l'opzione "Abilita catering e servizi"
4. Assegna le Categorie di servizio appropriate alla sala
5. Imposta i Tempi buffer predefiniti prima e dopo le riunioni. Le opzioni disponibili sono 0, 5, 10, 15 o 20 minuti

In questo modo i dipendenti potranno richiedere i servizi quando prenotano quella sala specifica.

Come funzionano i tempi buffer predefiniti

I tempi buffer predefiniti bloccano la sala prima e dopo una riunione così che il team catering abbia il tempo necessario per preparare la sala, consegnare gli articoli prenotati e assicurarsi che tutto sia pronto prima dell'inizio della riunione.

I tempi buffer possono essere impostati in due punti e controllano entrambi lo stesso tipo di blocco della sala, ma su ambiti diversi:

• Livello sala (Piani e spazi): il buffer minimo e predefinito applicato a ogni prenotazione in quella sala
• Livello categoria (Catering e servizi): applicato solo quando quella specifica categoria viene richiesta

Se si applicano entrambi, prevale il valore più lungo per ciascun lato della riunione—i tempi non vengono mai sommati. Non esiste una priorità fissa "sala batte categoria": il buffer effettivo viene calcolato separatamente per prima e dopo, usando il valore più alto applicabile. La stessa logica si applica quando vengono richieste più categorie con tempi buffer diversi.

Esempio:

💡 Configurazione consigliata: usa i valori a livello sala per il tempo di pulizia o preparazione che deve essere sempre riservato e imposta i valori a livello categoria solo dove un servizio specifico richiede più tempo.

⚠️ Nota: Rimuovere una categoria da una sala non elimina automaticamente le richieste esistenti. Gli admin possono scegliere manualmente di annullarle se necessario.

3. Prenota i servizi durante una prenotazione sala riunioni

Quando un dipendente prenota una sala con i servizi abilitati:

• Vedrà l'opzione "Richiedi servizi"

• Cliccando su questa opzione si apriranno gli articoli configurati per quella categoria dall'admin. Gli articoli mostrati dipendono da come sono stati impostati e possono includere:

  • Articoli Testo libero (es. per richieste particolari o note)
  • Articoli Quantità (es. per specificare quante bevande o snack)
  • Articoli Selezione (es. per scegliere tra opzioni predefinite)

  Gli articoli contrassegnati come obbligatori dall'admin devono essere compilati prima di poter inviare la richiesta.

Le prenotazioni delle sale riunioni con relative richieste di servizio sono indicate con un'icona a forma di tazza nella scheda Prenota > Sale riunioni. Chi fa la richiesta riceve anche una notifica nella conferma della prenotazione.

4. Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio

Gli utenti aggiunti sotto "Aggiungi utenti che possono accedere a catering e servizi" vedranno ora una nuova scheda nel menu principale: Richieste.

Questa dashboard permette di:

• Visualizzare richieste di servizio in sospeso e passate
   
• Usare filtri come sala riunioni, richiedente o categoria
   
• Cliccare su una richiesta per vedere:
  • Articoli richiesti
  • Dettagli della riunione
  • Note
  • Centro di costo
  • Impostazioni dei tempi buffer

Questa dashboard è sola lettura e aiuta i coordinatori o i facility manager a garantire che ogni servizio sia preparato correttamente.

⚠️ Nota: Dopo che una prenotazione è stata effettuata, viene sempre inviata una notifica email all'indirizzo definito come Email del fornitore durante la configurazione della categoria. I fornitori possono essere esterni e potrebbero non avere accesso a deskbird.

5. Esportazione dei dati di servizio

Nella sezione Catering e servizi dell'admin puoi esportare tutti i dati di categorie e articoli cliccando su "Esporta dati". Questa funzione è utile per report o per condividere informazioni con fornitori esterni.

L'esportazione CSV includerà:

• Email del richiedente
• Email del fornitore
• Date e orari delle riunioni
• Categorie e articoli richiesti
• Voci personalizzate (come note a testo libero o centri di costo)

6. FAQ e limitazioni note

• ❌ Al momento non è possibile esportare le richieste di servizio direttamente dalla dashboard (in arrivo!)
• ❌ Per gli eventi ricorrenti, le richieste di catering al momento non sono disponibili