Configura e gestisci gli articoli di servizio per le sale riunioni e tieni traccia di tutte le richieste in un unico posto! La funzione Catering e servizi di deskbird ti aiuta a semplificare le operazioni in ufficio e garantisce che tutto ciò di cui i tuoi team hanno bisogno sia disponibile quando e dove serve.
Catering e servizi ti permette di definire e assegnare articoli (come bevande, snack o servizi) alle tue sale riunioni. I dipendenti possono richiedere questi servizi durante la prenotazione di una sala e gli amministratori selezionati possono gestire tutte le richieste in arrivo da una dashboard dedicata.
- Configura i servizi nell’area Admin
- Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
- Prenota i servizi durante la prenotazione di una sala riunioni
- Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio
- Esporta i dati dei servizi
- FAQ e limitazioni note
1. Configura i servizi nell’area Admin
Vai su Admin > Sale riunioni > Catering e servizi.
Qui puoi:
- 👤 Aggiungere utenti che possono accedere alla dashboard delle richieste di servizio
- ➕ Aggiungere categorie e articoli, come materiale per workshop, catering o articoli speciali
- ✏️ Modificare o 🗑️ eliminare categorie esistenti usando le icone della matita o del cestino
- 📤 Esportare i dati (vedi in fondo all’articolo)
Quando crei o modifichi una categoria, puoi configurare:
-
Nome della categoria
- Email del fornitore (chi riceverà le richieste, può essere un fornitore esterno)
- Note pubbliche (visibili a chi effettua la richiesta)
- Codice centro di costo: Nessuno, Facoltativo o Obbligatorio
- Articoli della categoria: Puoi definire gli articoli per nome, tipo e limite di quantità
- Tempi buffer: Imposta il tempo prima/dopo le riunioni (valido solo su deskbird – non sincronizzato con Outlook/Google)
2. Abilita Catering e servizi per le sale riunioni
Per attivare i servizi su sale specifiche:
- Vai su Admin > Workplace > Piani e spazi
- Seleziona una sala riunioni
- Attiva l’opzione "Abilita catering e servizi"
- Assegna le Categorie di servizio appropriate alla sala
In questo modo i dipendenti potranno richiedere i servizi quando prenotano quella sala specifica.
⚠️ Nota: Rimuovere una categoria da una sala non elimina automaticamente le richieste già esistenti. Gli amministratori possono scegliere di annullarle manualmente se necessario.
3. Prenota i servizi durante la prenotazione di una sala riunioni
Quando un dipendente prenota una sala con i servizi abilitati:
- Vedrà l’opzione "Richiedi servizi"
- Cliccando su questa opzione si apre una finestra dove può:
- Selezionare gli articoli di servizio disponibili (es. Bevande, Snack, Flipchart)
- Scegliere le quantità
- Aggiungere note aggiuntive
Le prenotazioni delle sale riunioni con richieste di servizio corrispondenti sono indicate con un’icona a forma di tazza nella scheda Prenota > Sale riunioni. Chi effettua la richiesta riceve anche una notifica nella conferma della prenotazione.
4. Monitora le richieste tramite la dashboard delle richieste di servizio
Gli utenti aggiunti sotto "Aggiungi utenti che possono accedere a catering e servizi" vedranno ora una nuova scheda nel menu principale: Richieste.
Questa dashboard permette di:
- Visualizzare richieste di servizio in sospeso e passate
- Usare filtri come sala riunioni, richiedente o categoria
- Cliccare su una richiesta per vedere:
- Articoli richiesti
- Dettagli della riunione
- Note
- Centro di costo
- Impostazioni dei tempi buffer
Questa dashboard è sola lettura e aiuta i coordinatori o i facility manager a garantire che ogni servizio sia preparato correttamente.
⚠️ Nota: Dopo che una prenotazione è stata effettuata, viene sempre inviata una notifica email all’indirizzo definito come Email del fornitore durante la configurazione della categoria. I fornitori possono essere esterni e potrebbero non avere accesso a deskbird.
5. Esporta i dati dei servizi
Nella sezione Catering e servizi dell’area admin, puoi esportare tutti i dati di categorie e articoli cliccando su "Esporta dati". Questa funzione è utile per report o per condividere informazioni con fornitori esterni.
L’esportazione in CSV includerà:
- Email del richiedente
- Email del fornitore
- Date e orari delle riunioni
- Categorie e articoli richiesti
- Voci personalizzate (come note libere o centri di costo)
6. FAQ e limitazioni note
- ❌ Al momento non è possibile esportare le richieste di servizio direttamente dalla dashboard (in arrivo!)
- ❌ Per gli eventi ricorrenti, le richieste di catering al momento non sono disponibili
Qual è la differenza tra Catering e servizi e Attrezzatura per le sale riunioni?
Catering e servizi sono richieste temporanee e specifiche per la riunione (come bevande o flipchart), mentre l’Attrezzatura si riferisce a dotazioni permanenti nella sala (come TV o lavagna). I servizi possono essere aggiunti per ogni riunione e filtrati in fase di prenotazione; l’attrezzatura è fissa.
Chi può accedere a Catering e servizi?
- Gli amministratori configurano le categorie, le attivano per ogni sala ed esportano i dati.
- Gli organizzatori aggiungono i servizi quando prenotano una sala.
- Gli utenti autorizzati (come i Facility Manager) visualizzano e gestiscono le richieste nella dashboard.
- I fornitori di servizi ricevono notifiche email con tutti i dettagli della richiesta—non è necessario un account deskbird.