Ottieni informazioni utili su come vengono utilizzati gli spazi del tuo ufficio — Office Analytics ti aiuta a capire il comportamento nelle prenotazioni, l'utilizzo delle risorse e le tendenze dei no-show. Office Analytics è disponibile nei piani Business ed Enterprise.
1. Panoramica
Office Analytics ti offre visibilità su come vengono utilizzate risorse come Desks, sale riunioni e parcheggi nelle varie sedi. Le informazioni ti aiutano a ottimizzare la pianificazione degli spazi, individuare i pattern di no-show e prendere decisioni basate sui dati.
💡 Ora trovi Analytics in una sezione dedicata chiamata Intelligence nel selettore dell'app (insieme a App e Admin). Qui trovi le dashboard di Office, Workforce e Advanced analytics. I tuoi permessi di accesso non sono cambiati — è cambiata solo la posizione.
- Utenti in ufficio: Mostra quante persone hanno impostato lo stato su "in ufficio".
- Prenotazioni: Mostra quante risorse sono state prenotate in quel momento.
- No-show: Check-in mancati.
KPI come utilizzo medio delle scrivanie o utenti in ufficio senza prenotazioni ti danno informazioni dettagliate. Le definizioni sono incluse direttamente nella dashboard.
💡 I dati di Analytics vengono aggiornati una volta al giorno (al mattino) e non sono in tempo reale. I report sono pensati principalmente per analisi retrospettive. I dati vengono mostrati fino a 30 giorni nel futuro.
💡 Office Analytics non tiene conto delle festività impostate. Nei giorni festivi, i dati potrebbero sembrare mancanti perché di solito i dipendenti non pianificano o prenotano in quei giorni.
2. Definizioni KPI e casi d'uso
Nota: Tutti i KPI relativi a prenotazioni e utilizzo si riferiscono al tipo di risorsa selezionato e vengono calcolati per l'intervallo di tempo scelto.
| KPI | Definizione | Utilizzo | Esempio di calcolo |
|---|---|---|---|
| Media giornaliera utenti in ufficio | Numero medio di utenti programmati per lavorare in ufficio nell'intervallo di tempo selezionato, indipendentemente dal fatto che abbiano prenotato una risorsa. | Capire quanti dipendenti sono presenti in ufficio in un determinato periodo. | 50 utenti programmati in 5 giorni → 50 ÷ 5 = 10 utenti medi al giorno. |
| Media giornaliera prenotazioni create | Numero medio di prenotazioni effettuate al giorno per il tipo di risorsa selezionato. | Individuare le tendenze nelle prenotazioni per ottimizzare le risorse. | 30 prenotazioni in 3 giorni → 30 ÷ 3 = 10 prenotazioni medie al giorno. |
| Media giornaliera no-show | Numero medio di prenotazioni annullate automaticamente per mancato check-in. | Monitorare il rispetto delle regole di check-in e individuare pattern nei mancati arrivi. | 5 no-show in 5 giorni → 5 ÷ 5 = 1 no-show al giorno. |
| Utenti in ufficio con prenotazioni | Numero di utenti che lavorano in ufficio con almeno una prenotazione. | Confrontare quante persone sono presenti con o senza aver prenotato risorse. | 15 utenti con prenotazioni su 50 totali in ufficio. |
| Utenti in ufficio senza prenotazioni | Numero di utenti presenti in ufficio senza alcuna prenotazione. | Capire le visite in ufficio indipendenti dalle risorse. | 35 utenti senza prenotazioni su 50 totali in ufficio. |
| Media giornaliera utilizzo delle risorse | Percentuale di tempo prenotabile effettivamente prenotato ogni giorno. Tempo prenotabile = orari di apertura dell'ufficio. | Valutare quanto efficientemente vengono usati Desks o sale. | 8 scrivanie usate per 6h, su 10 scrivanie per 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Media giornaliera frequenza di prenotazione | Quante volte una risorsa viene prenotata almeno una volta al giorno nel periodo selezionato. | Verificare se Desks o sale vengono usati regolarmente o solo occasionalmente. | Risorse prenotate in 3 giorni su 5 → Frequenza = 60%. |
3. Ruoli e accesso
Solo alcuni ruoli possono accedere alla dashboard Analytics:
- Global Admin: Accesso completo a tutti i dati.
- Office Admin: Accesso limitato agli uffici assegnati.
4. Esporta e salva i dati
Per salvare i tuoi dati di analytics:
- Clicca sul pulsante Esporta in alto a destra per scaricare i file Excel.
- In alternativa, fai clic destro sulla dashboard e seleziona Stampa per salvare una versione PDF.
Questo è utile per condividere report, archiviare snapshot o integrare nelle presentazioni.
Valori di stato check-in nell'esportazione
Quando esporti i dati di Office Analytics, otterrai sia una colonna Stato prenotazione che una colonna Stato check-in. Lo Stato check-in indica se era richiesto il check-in per la prenotazione e (se richiesto) se è stato effettuato.
-
checkInNotAvailable: Nessun check-in richiesto per questa prenotazione (in base alle impostazioni di check-in). -
notCheckedIn: La prenotazione è stata annullata per mancato check-in (la data può essere passata o futura). -
checkedIn: L'utente ha effettuato correttamente il check-in (la data della prenotazione è già passata). -
readyForCheckIn: La prenotazione è futura e richiede un check-in.
5. Domande frequenti
Gli spazi chiusi vengono considerati inattivi e sono completamente esclusi dalle metriche di utilizzo e frequenza di prenotazione. Non vengono conteggiati tra le risorse disponibili durante il periodo di chiusura.
Se uno spazio è stato chiuso per parte dell'intervallo selezionato (es. 14 giorni su un mese di 30), i dati di analytics sono riproporzionati: lo spazio viene incluso nei calcoli solo per i giorni in cui era aperto e prenotabile. I 14 giorni di chiusura sono esclusi dal denominatore, quindi le percentuali di utilizzo e frequenza di prenotazione riflettono la reale disponibilità.
Sì. Conta tutti coloro che hanno pianificato di lavorare in ufficio, sia che abbiano prenotato una scrivania o un'altra risorsa, sia che non l'abbiano fatto. Se il numero ti sembra basso, ricorda che si tratta di una media giornaliera su tutti i giorni di apertura dell'ufficio — quindi i giorni di apertura con poche persone (ad esempio, i weekend in cui l'ufficio è aperto) abbassano la media.
I due dati provengono da fonti diverse, quindi possono differire per la stessa data passata:
- Office Analytics si basa su uno snapshot giornaliero, per questo la pagina mostra un timestamp "Ultimo aggiornamento". Riflette chi risultava in ufficio in quella data, al momento dello snapshot.
- L'esportazione della pianificazione legge i dati in tempo reale, che cambiano man mano che gli utenti vengono aggiunti o rimossi.
Quando i dipendenti lasciano l'azienda e i loro dati storici vengono rimossi, l'esportazione live mostra meno persone rispetto allo snapshot congelato per la stessa data passata. Per i report storici (ad esempio, una presentazione al consiglio), Office Analytics è la fonte più stabile, perché l'esportazione si riduce nel tempo man mano che gli utenti vengono rimossi. Controlla il timestamp "Ultimo aggiornamento" sulla pagina per vedere quale snapshot stai visualizzando.
Rispondono a domande diverse e non sono direttamente confrontabili. Office Analytics offre una visione di pianificazione e utilizzo basata su medie giornaliere per tipo di risorsa e intervallo di tempo. Workforce analytics esprime la presenza come quota di utenti sull'intero periodo selezionato. Un conteggio medio giornaliero e una percentuale di utenti non coincidono 1:1, anche se i numeri possono sembrare simili.