La funzione di Chiusura spazi offre agli amministratori un controllo preciso su quando Desks, aree, piani o interi uffici possono essere prenotati. Gli spazi possono essere chiusi in due modi: indefinitamente, o per un periodo definito con una data di fine. Questo rende facile gestire la disponibilità per scenari come manutenzione, festività aziendali o eventi a breve termine, mantenendo i dipendenti chiaramente informati.
Le opzioni di chiusura disponibili dipendono dal tuo piano:
Nei piani Business e Starter, gli amministratori possono chiudere permanentemente aree, spazi e risorse, nascondendoli agli utenti fino a quando non vengono riaperti. Questo è simile alla semplice funzione Attivo/Inattivo che avevamo in atto.
Nel piano Professional e superiori, gli amministratori possono programmare chiusure temporanee con una data di fine, in modo che gli spazi diventino automaticamente disponibili di nuovo.
1. Panoramica
Le chiusure possono essere applicate a diversi livelli della configurazione del tuo luogo di lavoro:
- Risorse individuali (Desks, parcheggi, risorse personalizzate)
- Aree
- Piani
- Interi uffici
💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo/Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.
Puoi scegliere tra:
- Chiusure indefinite: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti.
- Chiusure temporanee: gli spazi non sono disponibili durante le date di inizio e fine specificate.
- Chiusure indefinite con una data di inizio: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti. Puoi impostare una data futura per l'entrata in vigore della chiusura.
Le chiusure seguono una gerarchia chiara. Se chiudi un'entità di livello superiore (ad esempio, un piano), tutto ciò che si trova al di sotto (aree e risorse) viene automaticamente chiuso. Dal lato utente, viene mostrato il motivo di chiusura di livello più alto.
2. Gestisci chiusure
Puoi gestire le chiusure da Portale amministratore > Luogo di lavoro > Piani e spazi.
Per creare o eliminare una chiusura:
- Seleziona l'ufficio, il piano, l'area o la risorsa.
- Clicca su Gestisci.
- Clicca su Aggiungi chiusura, o scegli di eliminare una chiusura imminente.
-
Scegli come vuoi chiudere lo spazio:
-
Chiusura indefinita
Questa opzione è disponibile su tutti i piani e nasconde lo spazio agli utenti fino a quando non viene riaperto. -
Chiusura indefinita con data di inizio
Imposta una data di inizio per la chiusura e seleziona Chiudi indefinitamente.Questo nasconde lo spazio agli utenti fino a quando non viene riaperto.
-
Chiusura temporanea (con data di fine)
Imposta una data di Inizio e seleziona una data di Fine.Lo spazio rimane visibile agli utenti ma non può essere prenotato durante il periodo di chiusura.
Piano Professional e superiori
-
Chiusura indefinita
- (Opzionale) Aggiungi un Motivo (mostrato agli utenti per le chiusure temporanee).
- Clicca su Conferma, poi su Salva.
Puoi aprire Gestisci in qualsiasi momento per eliminare una chiusura.
⚠️ Sale riunioni: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo/Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso. Le sale riunioni sincronizzate possono anche rimanere prenotabili tramite Outlook / Google Calendar, a seconda della configurazione del tuo calendario.
Chi può creare chiusure?
- Amministratori globali: possono gestire le chiusure per qualsiasi ufficio
- Amministratori di ufficio: possono gestire le chiusure solo per gli uffici assegnati
3. Cosa succede alle prenotazioni
Cosa succede alle prenotazioni:
- Le prenotazioni future durante il periodo di chiusura sono automaticamente cancellate (le prenotazioni del giorno corrente no).
- Gli utenti ricevono un email di notifica quando una prenotazione viene cancellata a causa di una chiusura.
- Le prenotazioni passate rimangono inalterate per report e audit.
L'esperienza utente dipende dal tipo di chiusura:
- Chiusure indefinite (senza data di fine): gli spazi sono completamente nascosti e non possono essere prenotati.
- Chiusure temporanee (con una data di fine): gli spazi rimangono visibili ma sono contrassegnati come non disponibili. Gli utenti vedono perché uno spazio non può essere prenotato (motivo della chiusura) e per quanto tempo.
4. FAQ
Poiché la chiusura degli spazi è una funzionalità nuova e più avanzata, abbiamo aggiunto una FAQ dettagliata qui sotto per assicurarci che tutte le domande importanti siano coperte. Spiega come funzionano le chiusure nella pratica, cosa vedono gli utenti e come vengono influenzati i diversi piani.
Gli amministratori possono chiudere risorse individuali (desks, parcheggi, risorse personalizzate), aree, piani e interi uffici.
Le sale riunioni sono escluse da questo sistema di chiusura. Mantengono l'attuale interruttore Attivo/Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.
Le prenotazioni nel periodo di chiusura sono automaticamente cancellate per le date future. Le prenotazioni del giorno corrente non vengono cancellate.
Gli utenti ricevono una notifica via email, e le prenotazioni passate rimangono invariate.
Durante una chiusura temporanea, gli spazi rimangono visibili ma non possono essere prenotati. Gli utenti vedono che uno spazio è non disponibile e perché (motivo della chiusura).
Se l'intero ufficio è chiuso, l'ufficio appare non disponibile.
Se la chiusura è indefinita (senza data di fine), lo spazio si comporta come inattivo ed è nascosto agli utenti.
L'interruttore Attivo/Inattivo per desks, aree, piani e uffici è integrato nelle chiusure.
- Inattivo è ora equivalente a una chiusura indefinita (nascosto agli utenti, prenotazioni cancellate per le date future).
- Le etichette di stato sono sostituite con etichette di chiusura più chiare (per esempio: Nessuna chiusura, In arrivo, Chiuso).
- Cancellazioni delle prenotazioni: gli utenti ricevono una notifica via email.
- Gli spazi precedentemente inattivi sono stati impostati su stato bozza e possono essere pubblicati quando pronti.
Le sale riunioni mantengono l'interruttore Attivo/Inattivo.
Le chiusure si propagano verso il basso:
- Chiudi un ufficio → tutti i piani, le aree e le risorse sono chiusi.
- Chiudi un piano → tutte le aree e le risorse su quel piano sono chiuse.
- Chiudi un'area → tutte le risorse in quell'area sono chiuse.
Dal lato utente, viene mostrato il motivo di chiusura di livello più alto.
💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo / Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.
Stesso livello: le chiusure sovrapposte o contigue vengono unite in un unico periodo di chiusura continuo. Gli utenti vedono il motivo corretto per le date interessate.
Diversi livelli gerarchici: tutte le chiusure rimangono attive. Gli utenti vedono il motivo di livello più alto.
Esempio: Un'area è chiusa dal 3 al 14 ottobre (Ristrutturazione) e una scrivania in quell'area è chiusa dal 12 al 15 ottobre (Riparazione). Gli utenti vedono l'area chiusa per Ristrutturazione, e la scrivania può mostrare Riparazione nella sua finestra di chiusura.
No. Le chiusure sono solo per l'intera giornata e non supportano planning ricorrenti o finestre temporali parziali nella versione attuale. Tuttavia, gli amministratori possono impostare più chiusure in anticipo.
Gli amministratori possono impostare una data di inizio e di fine, o lasciare la data di fine vuota per una chiusura indefinita.
Piano Professional e superiori includono le chiusure temporanee (chiusure con una data di fine).
Nei piani Business e Starter puoi chiudere gli spazi a tempo indeterminato, esattamente come fatto in precedenza con gli interruttori attivo/inattivo.
Se desideri effettuare un upgrade, contatta success@deskbird.com.
I periodi di chiusura non contano come capacità disponibile. Le metriche di utilizzo e disponibilità escludono il tempo di chiusura, mentre le prenotazioni passate rimangono disponibili per report e verifiche.
La prenotazione automatica esclude le risorse chiuse o inattive. Non assegnerà Desks in aree, piani o uffici chiusi.
Se un ufficio è chiuso, lo stato dell'ufficio viene reimpostato per quel periodo. Gli utenti devono scegliere un altro ufficio o un altro stato.
Se solo un piano/area/risorsa è chiuso, gli utenti possono comunque impostare uno stato "In ufficio" — ma gli spazi interessati non possono essere prenotati.
Le prenotazioni dei visitatori e gli eventi in ufficio non vengono cancellati a causa delle chiusure.
Le chiusure indefinite sono progettate per comportarsi come il precedente stato inattivo. Molti amministratori preferiscono nascondere completamente gli spazi che non sono disponibili a lungo termine per ridurre la confusione e le domande da parte dei dipendenti.
Le chiusure temporanee rimangono visibili per trasparenza e pianificazione, motivo per cui solo le chiusure indefinite sono nascoste.