Gestire risorse come desks, posti auto e altri spazi di lavoro è fondamentale per creare un ambiente d’ufficio flessibile e organizzato. Questa guida spiega come creare, personalizzare e gestire queste risorse in deskbird, rendendo il tuo spazio di lavoro più smart e su misura per le esigenze del tuo team.
- Crea desks, posti auto e altre risorse
- Creazione e personalizzazione massiva delle risorse
- Aggiungi e gestisci le attrezzature
- Spazi assegnati
- Spazi preferiti
- Check-in a desks e posti auto
- Impostazioni di prenotazione per le risorse
1. Crea desks, posti auto e altre risorse
Prima di poter aggiungere desks o altre risorse, devi prima creare i tuoi Piani e spazi.
Una volta fatto, seleziona il piano desiderato tramite Admin > Workplace: Piani & spazi, poi clicca l’icona della penna accanto all’area dove vuoi aggiungere o modificare le risorse.
Nella pagina dei dettagli dell’area puoi:
- Modificare il nome e la descrizione dell’area
- Limitare l’accesso (ad esempio a determinati reparti)
- Rinominare singoli desks/risorse
- Riordinare i desks tramite drag & drop
- Definire chiusure tramite il pulsante Gestisci
- Assegnare risorse a utenti specifici
- Scaricare i codici QR individuali o dell’area
- Eliminare desks o l’intera area
Usa il pulsante +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse per creare nuove risorse.
⚠️ Chiudere o eliminare una risorsa comporta anche l’eliminazione di tutte le prenotazioni esistenti per quella risorsa.
Questa operazione non può essere annullata.
2. Creazione e personalizzazione massiva delle risorse
Quando clicchi su +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse, si apre una finestra che ti permette di:
- Aggiungere più risorse contemporaneamente (es. 10 desks)
- Impostare il loro stato
- Personalizzare la convenzione di denominazione (prefisso, numero iniziale, zeri iniziali)
Esempio: Prefisso: "Posto auto", Inizio: "1" > Risultato: Posto auto 1, Posto auto 2, ...
Questo velocizza la configurazione per spazi di grandi dimensioni.
3. Aggiungi e gestisci le attrezzature
Usa Admin > Desks, parking & altri > Attrezzature per creare opzioni di attrezzature per desks, posti auto e altre risorse. Le attrezzature vengono configurate per ogni ufficio.
Una volta definite, vai su Piani & Spazi, apri un’area tramite Dettagli e assegna le attrezzature alle singole risorse o a più risorse insieme. Puoi usare la modifica massiva per velocizzare il processo. Ad esempio, aggiungi "doppio monitor", "colonnina di ricarica EV" o "scrivania in piedi", ecc.
Queste opzioni saranno visibili anche nei filtri per gli utenti durante la prenotazione.
4. Spazi assegnati
Gli spazi assegnati sono gestiti dagli admin e vengono prenotati automaticamente quando un utente imposta il proprio stato su "Ufficio".
Per assegnare una risorsa:
- Apri Piani & Spazi > seleziona il piano / area tramite Dettagli e seleziona la risorsa
- Clicca l’icona della penna, cerca Accesso
- Limita l’accesso a un singolo utente
💡 Lo spazio verrà prenotato automaticamente quando l’assegnatario pianifica la settimana e imposta lo stato su Ufficio. Se non viene in ufficio, puoi attivare l’opzione "Permetti ad altri di prenotare questo spazio se l’utente assegnato non è in ufficio", così lo spazio sarà disponibile per altri. Se hai abilitato i check-in, dovranno essere effettuati anche per le risorse assegnate.
Gli admin possono permettere ad altri di prenotare la risorsa se l’assegnatario imposta uno stato diverso come "Ferie", "Lavoro da casa" o "Viaggio di lavoro". Tuttavia, se non viene impostato alcuno stato, lo spazio non verrà liberato automaticamente. Per questo motivo, la pianificazione dello stato è essenziale per massimizzare la disponibilità.
5. Spazi preferiti
Gli spazi preferiti permettono agli utenti di salvare tra i preferiti le risorse usate più spesso per una prenotazione con un clic, senza bisogno di configurazione da parte dell’admin.
Per aggiungere uno spazio ai preferiti, clicca sull’icona a forma di cuore accanto allo spazio. Apparirà nella pagina Prenota e nel profilo dell’utente sotto "I tuoi spazi".
💡 I preferiti non prenotano automaticamente lo spazio e non impediscono ad altri di farlo. Sono solo scorciatoie per un accesso rapido.
6. Check-in a desks e posti auto
Il check-in automatico è disponibile per desks e posti auto, a seconda del tuo piano deskbird. Se abilitato, gli utenti verranno registrati automaticamente tramite geolocalizzazione.
➡️ Scopri di più: Check-in automatico per prenotazioni di desks e posti auto
7. Impostazioni di prenotazione
Trova maggiori informazioni sulle impostazioni di prenotazione per le risorse in questo articolo: Impostazioni di prenotazione