In deskbird, gli amministratori possono controllare completamente come e quando vengono effettuate le prenotazioni, adattando l’esperienza alle politiche aziendali e migliorando la chiarezza.
💡 Nota: La modifica delle impostazioni di prenotazione si applica solo alle prenotazioni future. Le prenotazioni già esistenti non verranno aggiornate.
- Anticipo massimo di prenotazione
- Impostazioni generali di prenotazione
- Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
1. Anticipo massimo di prenotazione (Periodo massimo per le prenotazioni degli utenti)
Puoi definire con quanti giorni di anticipo gli utenti possono prenotare desks e posti auto, in base al loro ruolo:
- Amministratori globali
- Amministratori di sede
- Manager
- Manager di gruppo
- Utenti
Ogni ruolo di sistema può avere un valore specifico. Il valore conta i giorni di calendario a partire da oggi (incluso), indipendentemente dai giorni di apertura dell’ufficio.
2. Impostazioni generali di prenotazione
Queste impostazioni si applicano a desks e posti auto:
-
Solo una risorsa per volta: Se attivata, utenti e manager di gruppo non possono prenotare più di un desk o posto auto per la stessa data e ora. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni o altre risorse. In questo modo si evitano le doppie prenotazioni.
💡 Gli amministratori globali, gli amministratori di sede e chi ha il ruolo di Manager sono esclusi da questa limitazione. - Prenotazione anonima: Permette agli utenti di prenotare risorse senza mostrare il proprio nome agli altri. Gli amministratori vedono comunque tutti i dettagli della prenotazione. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni.
- Prenotazioni per visitatori: Puoi definire quali ruoli possono prenotare a nome dei visitors. Per impostazione predefinita, gli amministratori globali e di sede hanno questo permesso.
🔗 Scopri di più sulle prenotazioni per visitatori.
3. Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
Gli amministratori possono scegliere tra 3 modalità diverse per gestire come gli utenti effettuano il check-in alle proprie prenotazioni:
- Nessun check-in: Le prenotazioni sono confermate senza bisogno di alcuna azione di check-in. Ideale per flussi di lavoro basati sulla fiducia.
- Clic e/o codice QR: Gli utenti possono effettuare il check-in tramite la web app deskbird, l’app mobile o MS Teams, oppure scansionare un codice QR con lo smartphone.
- Solo codice QR: Il check-in è possibile solo scansionando il codice QR tramite l’app mobile deskbird.
Il periodo di tolleranza e l’orario di inizio determinano quanto tempo ha un utente per effettuare il check-in dopo l’inizio della prenotazione.
- Periodo di tolleranza: Trascorso questo periodo, se non è stato effettuato il check-in, la prenotazione verrà annullata automaticamente.
- Orario di inizio del periodo di tolleranza: Definisce quando inizia il periodo di tolleranza e da quando vengono inviate le notifiche di promemoria.
🔗 Per tutti i dettagli sulla configurazione, consulta Opzioni di check-in per le risorse.
🔁 Puoi anche attivare la funzione opzionale di check-in automatico utilizzando il rilevamento della posizione tramite l’app mobile deskbird.
🔗 Scopri di più qui: Guida al Check-in automatico