deskbird ti offre diverse opzioni di check-in per Desks, posti auto e sale riunioni. Ogni opzione determina come gli utenti confermano la loro presenza: scegli in base a quanto vuoi essere rigoroso nel monitorare la presenza e l’utilizzo degli spazi.
- Nessun check-in
- Check-in semplice
- Solo codici QR
- Impostazioni di cancellazione automatica
- Check-in automatico tramite geolocalizzazione
1. Nessun check-in
Con questa impostazione, agli utenti non viene richiesto di confermare la loro presenza. Le loro prenotazioni restano valide senza che debbano fare altro.
2. Check-in semplice
Con il check-in semplice, gli utenti confermano la loro presenza cliccando sul pulsante Check-in nell’app web, su MS Teams o nell’app mobile di deskbird.
- Gli utenti confermano manualmente il loro check-in tramite l’app deskbird.
- Puoi impostare una regola di cancellazione automatica così che le prenotazioni vengano annullate se un utente non effettua il check-in entro un certo orario.
💡 Anche con il check-in semplice attivo, gli utenti possono fare check-in scansionando un codice QR se disponibile per la loro prenotazione. Se un utente scansiona il codice QR, viene reindirizzato alla pagina di check-in per confermare la prenotazione.
3. Solo codici QR
Con questa opzione, gli utenti devono scansionare un codice QR fisico per fare check-in. Questo vale per Desks, sale riunioni e posti auto, assicurando che gli utenti siano fisicamente presenti quando confermano la prenotazione.
Come funziona per gli utenti:
- Gli utenti aprono la loro prenotazione nell’app deskbird e toccano Check-in.
- Si apre lo scanner QR; scansionano il codice sul desk, nella sala o nel parcheggio per confermare la presenza.
Cose da considerare:
- Questa è l’impostazione più restrittiva: usala se vuoi una conferma rigorosa della presenza per le risorse prenotate.
- Gli utenti devono avere installata l’app mobile deskbird per scansionare i codici QR.
- La scansione dei codici QR è disponibile indipendentemente dalle altre impostazioni di check-in. Se un utente scansiona un codice QR senza una prenotazione, verrà reindirizzato alla pagina di prenotazione per confermare la riserva.
4. Impostazioni di cancellazione automatica
La cancellazione automatica fa sì che le prenotazioni non confermate vengano liberate, rendendo le risorse disponibili per altri. Il sistema annulla le prenotazioni se un utente non effettua il check-in entro il periodo di tolleranza dopo l’orario di inizio stabilito.
Puoi configurare due impostazioni che determinano quando inizia il periodo di tolleranza e quando le prenotazioni vengono annullate:
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Periodo di tolleranza: se non viene effettuato il check-in, annulla automaticamente la prenotazione
- Definisce quanti minuti hanno gli utenti per fare check-in prima che la prenotazione venga annullata.
- Esempio: se impostato a 60 minuti, gli utenti devono fare check-in entro 60 minuti dall’inizio del periodo di tolleranza.
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Da questo orario in poi si applica il periodo di tolleranza
- Se il periodo di tolleranza più l’orario di inizio prenotazione è prima di questo orario impostato, questo rappresenta il primo momento in cui la prenotazione può essere annullata, anche se il periodo di tolleranza è già terminato.
- Se l’orario di inizio prenotazione più il periodo di tolleranza è dopo questo orario, vengono inviati i promemoria per il check-in e, alla scadenza del periodo di tolleranza, il sistema annulla automaticamente le prenotazioni non confermate.
Scenari di cancellazione automatica per Desks e parcheggi
| Scenario | Esempio | Orario di cancellazione automatica |
| L’orario di inizio prenotazione + periodo di tolleranza è dopo il primo orario di cancellazione automatica | Prenotazione alle 8:30, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9:00 → Il periodo di tolleranza si sovrappone all’orario di inizio prenotazione → Cancellazione automatica alle 09:30 | 09:30, perché il periodo di tolleranza inizia all’orario della prenotazione |
| L’orario di inizio prenotazione è dopo il primo orario di cancellazione automatica | Prenotazione alle 10:00, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9:00 → La prenotazione inizia dopo le 9:00, quindi il periodo di tolleranza parte subito e dura 60 minuti → Cancellazione automatica alle 11:00 | 11:00, perché il periodo di tolleranza parte quando inizia la prenotazione |
| L’orario di inizio prenotazione + periodo di tolleranza è prima del primo orario di cancellazione automatica | Prenotazione alle 6:30, periodo di tolleranza 60 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9:00 → Normalmente la prenotazione verrebbe annullata alle 7:30, ma siccome è prima delle 9:00, il sistema la posticipa → Cancellazione automatica alle 9:00 | 9:00, perché il sistema si assicura che nessuna cancellazione avvenga prima dell’orario di inizio del periodo di tolleranza |
| L’orario di inizio prenotazione + periodo di tolleranza è dopo il primo orario di cancellazione automatica (esempio con periodo di tolleranza più lungo) | Prenotazione alle 8:00, periodo di tolleranza 135 min, il periodo di tolleranza inizia alle 9:30 → Orario di inizio prenotazione + periodo di tolleranza (10:15) è dopo le 9:30 → Cancellazione automatica alle 10:15 | 10:15, perché l’orario di inizio prenotazione più il periodo di tolleranza è dopo l’orario di inizio del periodo di tolleranza |
Riepilogo:
- Il conto alla rovescia del periodo di tolleranza parte dall’orario fisso che imposti (es. 9:00).
- I promemoria per il check-in vengono inviati agli utenti solo dall’orario impostato.
- Se l’orario di inizio prenotazione + periodo di tolleranza è prima dell’orario di inizio del periodo di tolleranza, il sistema lo posticipa e annulla alla partenza del periodo di tolleranza.
- Se l’orario di cancellazione calcolato è dopo l’orario di inizio del periodo di tolleranza, il sistema annulla all’orario calcolato più tardi.
Cancellazione automatica per sale riunioni
Per le sale riunioni, puoi impostare una regola per annullare automaticamente una prenotazione se gli utenti non fanno check-in entro un certo numero di minuti dopo l’orario di inizio previsto. A differenza di Desks e posti auto, per il check-in delle sale riunioni non si applicano periodi di tolleranza.
💡 Esempio: se la cancellazione automatica è impostata a 10 minuti e una riunione è prevista per le 10:00, verrà annullata automaticamente alle 10:10 se nessuno effettua il check-in.
✔ Le opzioni di check-in e le impostazioni di cancellazione automatica sono separate per Desks/parcheggi e sale riunioni.
✔ Desks e posti auto usano un periodo di tolleranza configurabile; le sale riunioni usano un tempo di cancellazione fisso.
Per maggiori informazioni sui codici QR e su come configurarli per il tuo spazio di lavoro, dai un’occhiata a questa guida.
Calcolatore per l’orario di cancellazione automatica in base all’inizio della prenotazione, periodo di tolleranza e impostazione di applicazione.
5. Check-in automatico tramite geolocalizzazione
Per i check-in automatici tramite geolocalizzazione, consulta: Check-in automatico per prenotazioni di scrivanie e parcheggi.