Con la funzione di Check-in automatico, i dipendenti vengono registrati automaticamente alle loro prenotazioni di scrivania e parcheggio non appena arrivano in ufficio, senza dover fare nulla manualmente. Questo evita cancellazioni dovute a mancati check-in e garantisce un'esperienza di prenotazione fluida grazie alla geolocalizzazione.
- Requisiti
- Come attivare il Check-in automatico
- Utilizzo dei dati e privacy
- Best practice e consigli per i dispositivi
- Domande frequenti
1. Requisiti
Per abilitare il Check-in automatico per i tuoi utenti, è necessario che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
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Attivazione della funzione:
- L’ufficio deve avere almeno il Check-in semplice (con clic e/o codice QR) abilitato.
- Gli amministratori possono attivare la funzione Check-in automatico in Admin > Impostazioni prenotazioni > Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l’app mobile deskbird
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Ultima versione dell’app:
- I dipendenti devono utilizzare la versione più aggiornata dell’app deskbird su iOS o Android.
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Permessi di localizzazione:
- L’accesso alla posizione deve essere impostato su Sempre consentito nelle impostazioni del dispositivo per l’app deskbird.
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Opzionale – Notifiche push:
- Per ricevere la conferma del check-in avvenuto, abilita le notifiche di Check-in nelle impostazioni dell’app.
2. Come attivare il Check-in automatico
Una volta abilitato per un ufficio, i dipendenti possono attivare il Check-in automatico seguendo questi passaggi:
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Aggiorna l’app:
- Scarica l’ultima versione di deskbird dall’App Store o dal Google Play Store.
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Attiva la funzione nell’app:
- Vai su Profilo > Check-in automatico nell’app deskbird.
- Attiva l’interruttore Check-in automatico.
- Seleziona l’ufficio desiderato
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Concedi i permessi di localizzazione:
- Apri le impostazioni del telefono e trova l’app deskbird.
- Imposta l’accesso alla posizione su Sempre consentito.
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Opzionale – Abilita le notifiche:
- Consenti le notifiche di Check-in per ricevere la conferma quando un check-in viene effettuato automaticamente.
3. Utilizzo dei dati e privacy
La tua privacy è importante. Ecco come il Check-in automatico gestisce i tuoi dati di posizione:
- Nessuna memorizzazione dei dati di posizione personali: deskbird non memorizza né condivide mai la tua posizione.
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Basato sul geofencing:
- Il sistema operativo (iOS/Android) rileva quando un utente entra nel raggio di 100 m dall’ufficio.
- Solo in quel momento viene attivato il check-in per la prenotazione del giorno.
- deskbird riceve solo una notifica dal sistema operativo — mai i dati grezzi della posizione.
- I dipendenti hanno il controllo: Disattivando l’accesso alla posizione nelle impostazioni del telefono, la funzione si disattiva automaticamente.
4. Best practice e consigli per i dispositivi
- Usa sempre la versione più aggiornata dell’app deskbird per garantire prestazioni stabili.
- Abilita l’accesso alla posizione Sempre consentito per far funzionare correttamente il geofencing.
- Le notifiche push aiutano a confermare l’avvenuto check-in.
- Nota: iOS e Android possono comportarsi in modo leggermente diverso nella gestione della posizione in background.
- Il trigger del check-in si attiva una sola volta quando entri nel raggio di 100 m dall’ufficio; non funziona in modo continuo, quindi se fallisce non riprova automaticamente. In tal caso, dovrai effettuare il check-in manualmente.
5. Domande frequenti
Se i permessi di localizzazione vengono negati, il Check-in automatico sarà disabilitato per il dipendente. Potrà riattivarlo in qualsiasi momento concedendo nuovamente l’accesso alla posizione nelle impostazioni del proprio dispositivo.
Sì! Gli amministratori possono attivare il Check-in automatico nelle impostazioni amministrative per qualsiasi ufficio in cui il Check-in è abilitato. Una volta attivo, i dipendenti possono attivarlo individualmente nella loro app.
Sia su iOS che su Android, la modalità risparmio energetico può interferire con la geolocalizzazione e il geofencing. Ecco cosa sapere:
📱 Consigli per iOS:- La modalità Risparmio energetico può sospendere gli aggiornamenti della posizione in background. Disattivala temporaneamente quando ti rechi in ufficio.
- Vai su Impostazioni > Batteria per verificare se la modalità Risparmio energetico è attiva.
- Assicurati che deskbird abbia il permesso di posizione Sempre consentito in Impostazioni > Privacy e sicurezza > Servizi di localizzazione.
- Risparmio batteria e Batteria adattiva possono ritardare o bloccare gli aggiornamenti della posizione.
- Vai su Impostazioni > App > deskbird > Batteria e scegli Senza restrizioni.
- Assicurati che il permesso di posizione sia impostato su “Consenti sempre”.
- Disattiva il Risparmio batteria durante gli orari di arrivo in ufficio per check-in più affidabili.
Il Check-in automatico può occasionalmente non attivarsi. Le cause più comuni sono:
- Batteria scarica o modalità risparmio energetico: Può limitare le prestazioni del GPS o sospendere le attività in background.
- Scarsa ricezione: Un segnale cellulare o Wi-Fi debole può impedire alla geolocalizzazione di attivarsi correttamente.
- Antenna GPS ostruita o danneggiata: Problemi hardware possono compromettere la localizzazione.
- Nessuna connessione internet: Se il dispositivo è offline quando entra nel raggio di 100 m dall’ufficio.
- Accesso alla posizione impostato solo su “Durante l’uso dell’app”: I trigger in background richiedono “Sempre consentito”.
- Wi-Fi disattivato: Soprattutto su iOS, il Wi-Fi deve essere attivo per una geolocalizzazione precisa.
- Durante una chiamata quando si entra nel raggio: Alcuni operatori bloccano gli eventi di localizzazione simultanei durante le chiamate.
- Restrizioni su dispositivi aziendali: I dispositivi gestiti possono bloccare i trigger di localizzazione in background.
- Il dispositivo non ha mai lasciato il raggio di 100 m: Ad esempio, se un dispositivo dedicato si trova sempre in ufficio.
Quando il Check-in automatico non si attiva, di solito è perché il dispositivo mobile non ha mai avviato il tentativo basato sulla posizione. In questi casi, deskbird non riceve alcun segnale, quindi il check-in non avviene e non viene generato alcun log da parte nostra.
Il trigger del check-in è progettato per attivarsi una sola volta quando si entra nel raggio di 100 m dall’ufficio. Non funziona in modo continuo in background. Se il tentativo fallisce, non verrà ripetuto automaticamente — in questi casi è necessario effettuare il check-in manualmente.
Questa non è una limitazione dell’app deskbird, ma dipende dal fatto che il dispositivo non emette il trigger di sistema basato sul GPS. In base alla nostra analisi, ogni volta che il dispositivo tenta di emettere un segnale di geofencing, il check-in va a buon fine. Se ciò non avviene, la causa è quasi sempre una delle limitazioni lato dispositivo elencate sopra.
✅ Per ridurre il rischio di mancati check-in, consigliamo:
- Assicurarsi che la modalità Risparmio energetico sia disattivata.
- Mantenere il Wi-Fi attivo e una connessione stabile.
- Verificare eventuali restrizioni di gestione del dispositivo che potrebbero bloccare l’accesso alla posizione in background.
Se il problema si verifica solo sul tuo dispositivo ma funziona per i colleghi, molto probabilmente si tratta di una limitazione specifica del dispositivo. In questi casi, suggeriamo di contattare il team IT interno per ulteriori verifiche.