Con la funzione di check-in automatico, i dipendenti vengono registrati automaticamente alle loro prenotazioni di scrivania e parcheggio non appena arrivano in ufficio, senza dover fare nulla manualmente. Questo evita cancellazioni dovute a check-in mancati e garantisce un'esperienza di prenotazione fluida grazie alla geolocalizzazione. In questo articolo trovi come attivare la funzione per il tuo spazio di lavoro e cosa devono fare gli utenti dal loro lato.
- Requisiti
- Come attivare il check-in automatico
- Utilizzo dei dati e privacy
- Consigli da condividere con i tuoi utenti
- Domande frequenti
1. Requisiti
Per abilitare il check-in automatico per i tuoi utenti, è necessario che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
-
Attivazione della funzione:
- L’ufficio deve avere almeno il Check-in semplice (con clic e/o QR code) attivo.
- Attiva il Check-in automatico in Admin > Impostazioni prenotazione > Check-in automatico tramite geolocalizzazione con l’app mobile deskbird.
-
Ultima versione dell’app:
- I dipendenti devono usare la versione più recente dell’app deskbird su iOS o Android.
-
Permessi di localizzazione:
- I dipendenti devono impostare l’accesso alla posizione su Sempre consentito nelle impostazioni del dispositivo per l’app deskbird.
-
Opzionale – Notifiche push:
- Gli utenti possono attivare le notifiche di check-in nelle impostazioni dell’app per ricevere una conferma quando il check-in viene effettuato automaticamente.
2. Come attivare il check-in automatico
Per attivare la funzione per un ufficio, vai su Admin > Impostazioni prenotazione > Check-in automatico tramite geolocalizzazione e attivala per l’ufficio desiderato.
Una volta attivata, ogni utente dovrà abilitarla sul proprio dispositivo. Ecco cosa deve fare:
-
Aggiorna l’app:
- Scarica l’ultima versione di deskbird da App Store o Google Play Store.
-
Attiva nell’app:
- Vai su Profilo > Check-in automatico nell’app deskbird.
- Attiva l’opzione Check-in automatico.
- Seleziona l’ufficio desiderato.
-
Concedi i permessi di localizzazione:
- Apri le impostazioni del telefono e trova l’app deskbird.
- Imposta l’accesso alla posizione su Sempre consentito.
-
Opzionale – Attiva le notifiche:
- Consenti le notifiche di check-in per ricevere la conferma quando il check-in viene effettuato automaticamente.
3. Utilizzo dei dati e privacy
Ecco come il check-in automatico gestisce i dati di localizzazione dei dipendenti — informazioni utili da condividere con il tuo team o da rivedere con il tuo DPO:
- Nessuna memorizzazione dei dati di posizione personali: deskbird non memorizza né condivide mai la posizione dei dipendenti.
-
Funziona tramite geofencing:
- Il sistema operativo (iOS/Android) rileva quando un utente entra in un raggio di 200m dall’ufficio.
- Solo in quel momento viene attivato il check-in per la prenotazione del giorno.
- deskbird riceve solo una notifica dal sistema operativo — mai i dati grezzi della posizione.
- I dipendenti hanno sempre il controllo: Disattivando l’accesso alla posizione nelle impostazioni del telefono, la funzione viene automaticamente disattivata per quell’utente.
4. Consigli da condividere con i tuoi utenti
Se gli utenti segnalano che il check-in automatico non funziona in modo affidabile, condividi questi suggerimenti:
- Usa sempre l’ultima versione dell’app deskbird.
- Imposta l’accesso alla posizione su Sempre consentito — “Solo mentre usi l’app” non è sufficiente per il geofencing.
- Attiva le notifiche push per confermare i check-in avvenuti con successo.
- Nota: iOS e Android possono comportarsi in modo leggermente diverso nella gestione della posizione in background.
- Il check-in si attiva una sola volta quando si entra nel raggio di 200m dall’ufficio. Non funziona in modo continuo — se fallisce, non riprova automaticamente e sarà necessario effettuare il check-in manualmente.
5. Domande frequenti
Il check-in automatico verrà disattivato per quel dipendente. Potrà riattivarlo in qualsiasi momento concedendo i permessi di localizzazione necessari nelle impostazioni del dispositivo.
Sì. Attivalo in Admin > Impostazioni prenotazione > Check-in automatico tramite geolocalizzazione per qualsiasi ufficio in cui il check-in è abilitato. Una volta attivo, i dipendenti dovranno attivarlo individualmente nella loro app.
Le modalità di risparmio energetico possono interferire con la geolocalizzazione e il geofencing. Condividi questi suggerimenti con gli utenti interessati:
📱 Consigli per iOS:
- La modalità Risparmio energetico può sospendere gli aggiornamenti della posizione in background. Gli utenti dovrebbero disattivarla quando si recano in ufficio.
- Controlla in Impostazioni > Batteria se la modalità Risparmio energetico è attiva.
- Assicurati che deskbird abbia Sempre consentito in Impostazioni > Privacy e sicurezza > Servizi di localizzazione.
🤖 Consigli per Android:
- Risparmio energetico e Batteria adattiva possono ritardare o bloccare gli aggiornamenti della posizione.
- Vai su Impostazioni > App > deskbird > Batteria e scegli Nessuna restrizione.
- Assicurati che il permesso di localizzazione sia impostato su Consenti sempre.
- Consiglia agli utenti di disattivare il Risparmio energetico durante gli orari di arrivo in ufficio per check-in più affidabili.
Il check-in automatico può occasionalmente non attivarsi. Le cause più comuni sono:
- Batteria scarica o modalità risparmio energetico: Può limitare le prestazioni del GPS o sospendere le attività in background.
- Scarsa ricezione: Un segnale cellulare o Wi-Fi debole può impedire alla geolocalizzazione di attivarsi correttamente.
- Antenna GPS ostruita o danneggiata: Problemi hardware possono compromettere la localizzazione.
- Nessuna connessione internet: Se il dispositivo è offline quando entra nel raggio di 200m dall’ufficio.
- Accesso alla posizione impostato solo su “Solo mentre usi l’app”: I trigger in background richiedono “Sempre consentito”.
- Wi-Fi disattivato: Soprattutto su iOS, il Wi-Fi deve essere attivo per una geolocalizzazione precisa.
- Durante una chiamata quando si entra nel raggio: Alcuni operatori bloccano gli eventi di localizzazione simultanei durante le chiamate.
- Restrizioni su dispositivi aziendali: I dispositivi gestiti possono bloccare i trigger di localizzazione in background.
- Il dispositivo non ha mai lasciato il raggio di 200m: Ad esempio, se un dispositivo dedicato si trova sempre in ufficio.
Quando il check-in automatico non si attiva, di solito è perché il dispositivo mobile non ha mai avviato il tentativo basato sulla posizione. In questi casi deskbird non riceve alcun segnale, quindi il check-in non avviene e non viene generato alcun log da parte nostra.
Il trigger del check-in è progettato per attivarsi una sola volta quando si entra nel raggio di 200m dall’ufficio. Non funziona in modo continuo in background. Se il tentativo fallisce, non riprova automaticamente — sarà necessario effettuare il check-in manualmente.
Questa non è una limitazione dell’app deskbird, ma dipende dal fatto che il dispositivo non emette il trigger di sistema basato sul GPS. Ogni volta che il dispositivo tenta di emettere un segnale di geofencing, il check-in va a buon fine. Se non lo fa, la causa è quasi sempre una delle limitazioni lato dispositivo elencate sopra.
✅ Per ridurre il rischio di check-in mancati, consigliamo di:
- Assicurarsi che la modalità Risparmio energetico sia disattivata.
- Mantenere il Wi-Fi attivo e una connessione stabile.
- Verificare eventuali restrizioni di gestione del dispositivo che potrebbero bloccare l’accesso alla posizione in background.
Se il problema si verifica solo per alcuni utenti ma funziona per altri, molto probabilmente si tratta di una limitazione specifica del dispositivo. In questi casi, suggerisci agli utenti di contattare il team IT interno per ulteriori verifiche.