Gestire risorse come desks, posti auto e altri spazi di lavoro è fondamentale per creare un ufficio flessibile e organizzato. Questa guida spiega come creare, personalizzare e gestire queste risorse in deskbird, rendendo il tuo spazio di lavoro più smart e adatto alle esigenze del tuo team.
- Crea desks, posti auto e altre risorse
- Creazione e personalizzazione massiva delle risorse
- Aggiungi e gestisci le attrezzature
- Spazi assegnati
- Spazi preferiti
- Check-in su desks e posti auto
- Impostazioni di prenotazione per le risorse
1. Crea desks, posti auto e altre risorse
Prima di poter aggiungere desks o altre risorse, devi prima creare i tuoi Piani e spazi.
Una volta fatto, seleziona il piano desiderato tramite Admin > Workplace > Piani e spazi, poi clicca sull’icona della penna accanto all’area dove vuoi aggiungere o modificare le risorse.
Nella pagina dei dettagli dell’area puoi:
- Modificare il nome e la descrizione dell’area
- Limitare l’accesso (ad esempio a determinati reparti)
- Rinominare singoli desks/risorse
- Riordinare i desks tramite drag & drop
- Definire chiusure tramite il pulsante Gestisci
- Assegnare risorse a utenti specifici
- Scaricare i codici QR individuali o dell’area
- Eliminare desks o l’intera area
Usa il pulsante +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse per creare nuove risorse.
⚠️ Chiudere o eliminare una risorsa comporta anche l’eliminazione di tutte le prenotazioni esistenti per quella risorsa.
Questa operazione non può essere annullata.
2. Creazione e personalizzazione massiva delle risorse
Quando clicchi su +Aggiungi desks / +Aggiungi posti / +Aggiungi risorse, si apre una finestra che ti permette di:
- Aggiungere più risorse contemporaneamente (es. 10 desks)
- Impostare il loro stato
- Personalizzare la convenzione di denominazione (prefisso, numero iniziale, zeri iniziali)
Esempio: Prefisso: "Posto auto", Inizio: "1" > Risultato: Posto auto 1, Posto auto 2,...
Questo velocizza la configurazione di spazi di grandi dimensioni.
3. Aggiungi e gestisci le attrezzature
Usa Admin > Desks, parking & others > Equipment per creare opzioni di attrezzature per desks, posti auto e altre risorse. Le attrezzature vengono configurate per ogni ufficio.
Una volta definite, vai su Piani e spazi, apri un’area tramite Dettagli e assegna le attrezzature alle singole risorse o a più risorse insieme. Puoi usare la modifica massiva per velocizzare il processo. Ad esempio, aggiungi "doppio monitor", una "colonnina di ricarica EV" o "scrivania regolabile", ecc.
Queste opzioni saranno visibili anche nei filtri per gli utenti durante la prenotazione.
4. Spazi assegnati
Gli spazi assegnati sono gestiti dagli admin e vengono prenotati automaticamente quando un utente imposta il proprio stato su "Ufficio".
Per assegnare una risorsa:
- Apri Piani e spazi > seleziona il piano/l’area tramite Dettagli e seleziona la risorsa
- Clicca sull’icona della penna, cerca Accesso
- Limita l’accesso a un solo utente
💡 Lo spazio verrà prenotato automaticamente quando l’assegnatario pianifica la settimana e imposta lo stato su Ufficio. Se non viene in ufficio, puoi attivare l’opzione 'Permetti ad altri di prenotare questo spazio se l’utente assegnato non è in ufficio', così lo spazio sarà disponibile per altri. Se hai abilitato i check-in, sarà necessario effettuarli anche per le risorse assegnate.
Gli admin possono permettere ad altri di prenotare la risorsa se l’assegnatario imposta uno stato diverso come "Assente", "Lavoro da remoto" o "Trasferta". Tuttavia, se non viene impostato alcuno stato, lo spazio non verrà liberato automaticamente. Per questo motivo, la pianificazione dello stato è fondamentale per massimizzare la disponibilità.
5. Spazi preferiti
Gli spazi preferiti permettono agli utenti di salvare le risorse che usano più spesso per una prenotazione con un clic, senza bisogno di configurazione da parte dell’admin.
Per aggiungere uno spazio ai preferiti, clicca sull’icona a forma di cuore accanto allo spazio. Apparirà nella pagina Prenota e nel profilo dell’utente sotto "I tuoi spazi".
💡 I preferiti non prenotano automaticamente lo spazio e non impediscono ad altri di farlo. Sono semplicemente scorciatoie per un accesso rapido.
6. Check-in su desks e posti auto
Il check-in automatico è disponibile per desks e posti auto, a seconda del tuo piano deskbird. Se abilitato, gli utenti verranno registrati automaticamente tramite geolocalizzazione.
➡️ Scopri di più: Check-in automatico per prenotazioni di desks e posti auto
7. Impostazioni di prenotazione
Trovi maggiori informazioni sulle impostazioni di prenotazione per le risorse in questo articolo: Impostazioni di prenotazione