In deskbird, hai il pieno controllo su come e quando vengono effettuate le prenotazioni — puoi personalizzare l’esperienza in base alle politiche aziendali e migliorare la chiarezza.
💡 Nota: La modifica delle impostazioni di prenotazione si applica solo alle prenotazioni future. Le prenotazioni già esistenti non verranno aggiornate.
- Intervallo massimo di prenotazione
- Impostazioni generali di prenotazione
- Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
- Suggerimenti di prenotazione per gli utenti
1. Intervallo massimo di prenotazione (Maximum lead time for bookings)
Puoi definire con quanti giorni di anticipo gli utenti possono prenotare desks e posti auto, in base al loro ruolo:
- Amministratori globali
- Amministratori di sede
- Manager
- Manager di gruppo
- Utenti
Ogni ruolo di sistema può avere un proprio valore. Il valore conta i giorni di calendario a partire da oggi (incluso), indipendentemente dai giorni di apertura dell’ufficio.
2. Impostazioni generali di prenotazione
Queste impostazioni si applicano a desks e posti auto:
-
Solo una risorsa per volta: Se attivata, utenti e manager di gruppo non possono prenotare più di un desk o posto auto per la stessa data e ora. Questo evita le doppie prenotazioni. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni o altre risorse.
💡 Gli amministratori globali, amministratori di sede e manager sono esclusi da questa limitazione. - Prenotazione anonima: Permette agli utenti di prenotare risorse senza mostrare il proprio nome agli altri. Tu vedi comunque tutti i dettagli della prenotazione. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni.
- Prenotazioni per visitatori: Puoi definire quali ruoli possono prenotare a nome dei Visitors. Per impostazione predefinita, gli amministratori globali e di sede hanno questo permesso.
🔗 Scopri di più sulle prenotazioni per Visitors.
3. Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
Scegli tra 3 modalità per controllare come gli utenti effettuano il check-in alle loro prenotazioni:
- Nessun check-in: Le prenotazioni sono confermate senza bisogno di alcuna azione di check-in. Ideale per flussi di lavoro basati sulla fiducia.
- Clic e/o QR code: Gli utenti possono fare check-in tramite la web app deskbird, l’app mobile o MS Teams — oppure scansionare un QR code con lo smartphone.
- Solo QR code: Il check-in è possibile solo scansionando il QR code tramite l’app mobile deskbird.
Il periodo di tolleranza e l’orario di inizio determinano quanto tempo ha un utente per fare check-in dopo l’inizio della prenotazione.
- Periodo di tolleranza: Dopo questo periodo, se non è stato effettuato il check-in, la prenotazione verrà annullata automaticamente.
- Orario di inizio del periodo di tolleranza: Definisce quando inizia il periodo di tolleranza e da quando vengono inviati i promemoria per il check-in.
🔗 Per tutti i dettagli sulla configurazione, vedi Opzioni di check-in per le risorse.
🔄 Puoi anche attivare la funzione opzionale di check-in automatico usando il rilevamento della posizione tramite l’app mobile deskbird.
🔗 Scopri di più: Guida al check-in automatico
4. Suggerimenti di prenotazione per gli utenti
Gli utenti hanno anche accesso a suggerimenti di prenotazione personalizzati, visibili nella loro pagina Programma e durante il flusso di prenotazione. I suggerimenti raccomandano desks e posti auto in base a segnali come spazi assegnati, preferiti, cronologia delle prenotazioni e dove si trovano i colleghi. Ogni utente può attivare o disattivare i suggerimenti, oppure gestire separatamente i suggerimenti per desks e posti auto, dalle proprie preferenze del profilo — questa impostazione non è gestita dagli amministratori.
🔗 Scopri di più: Come usare i suggerimenti di prenotazione