In deskbird, gli amministratori possono controllare completamente come e quando vengono effettuate le prenotazioni, adattando l’esperienza alle politiche aziendali e migliorando la chiarezza.
💡 Nota: La modifica delle impostazioni di prenotazione si applica solo alle prenotazioni future. Le prenotazioni già esistenti non verranno aggiornate.
1. Anticipo massimo (Periodo massimo per le prenotazioni degli utenti)
Puoi definire con quanti giorni di anticipo gli utenti possono prenotare desks e posti auto, in base al loro ruolo:
- Amministratori globali
- Amministratori di sede
- Manager
- Responsabili di gruppo
- Utenti
Ogni ruolo di sistema può avere un proprio valore. Il conteggio considera i giorni di calendario a partire da oggi (incluso), indipendentemente dai giorni di apertura dell’ufficio.
2. Impostazioni generali di prenotazione
Queste impostazioni si applicano a desks e posti auto:
- Solo una risorsa per volta: Se attivata, utenti e responsabili di gruppo non possono prenotare più di un desk o posto auto per la stessa data e ora. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni o altre risorse. In questo modo si evitano le doppie prenotazioni.
- Prenotazione anonima: Permette agli utenti di prenotare risorse senza mostrare il proprio nome agli altri. Gli amministratori vedono comunque tutti i dettagli della prenotazione. Non si applica alle prenotazioni di sala riunioni.
- Prenotazioni per visitatori: Puoi definire quali ruoli possono prenotare a nome dei visitors. Per impostazione predefinita, gli amministratori globali e di sede hanno questo permesso.
🔗 Scopri di più sulle prenotazioni per visitatori.
3. Opzioni di check-in e periodo di tolleranza
Gli amministratori possono scegliere tra 3 modalità diverse per gestire come gli utenti effettuano il check-in alle proprie prenotazioni:
- Nessun check-in: Le prenotazioni sono confermate senza bisogno di alcuna azione di check-in. Ideale per flussi di lavoro basati sulla fiducia.
- Clic e/o codice QR: Gli utenti possono effettuare il check-in tramite la web app deskbird, l’app mobile o MS Teams, oppure scansionare un codice QR con lo smartphone.
- Solo codice QR: Il check-in è possibile solo scansionando il codice QR tramite l’app mobile deskbird.
Il periodo di tolleranza e l’orario di inizio determinano quanto tempo ha un utente per effettuare il check-in dopo l’inizio della prenotazione.
- Periodo di tolleranza: Trascorso questo periodo, se non è stato effettuato il check-in, la prenotazione verrà annullata automaticamente.
- Orario di inizio del periodo di tolleranza: Definisce quando inizia il periodo di tolleranza e da quando vengono inviate le notifiche di promemoria.
🔗 Per tutti i dettagli sulla configurazione, consulta Opzioni di check-in per le risorse.
🔁 Puoi anche attivare la funzione opzionale di check-in automatico tramite il rilevamento della posizione con l’app mobile deskbird.
🔗 Scopri di più qui: Guida al Check-in automatico