Con la funzione Prenotazione per gli ospiti in deskbird, puoi riservare desks o posti auto per visitatori esterni, garantendo un'esperienza di arrivo fluida e dando al tuo team piena trasparenza su chi sta arrivando in ufficio.
1. Come prenotare un desk o un posto auto per un ospite
Vai alla sezione Prenota nell'app web di deskbird. Seleziona la risorsa desiderata, quindi scegli Ospite come tipo di prenotazione. Inserisci il nome e l'indirizzo email dell'ospite.
L'ospite riceverà un'email di conferma con tutti i dettagli della prenotazione. Anche i proprietari della prenotazione ricevono una copia. Se il check-in è abilitato, il proprietario della prenotazione deve effettuare il check-in per conto dell'ospite.
💡 Le prenotazioni per gli ospiti appaiono nelle Prossime prenotazioni del proprietario per modifiche facili o check-in.
⚠️ Importante: Non utilizzare il tuo indirizzo email o indirizzi email riutilizzati per più prenotazioni per ospiti. L'email è trattata come un ID unico. Usa sempre l'email effettiva dell'ospite o un formato come tuo.nome+nome.ospite@dominio.com se l'ospite non deve ricevere un'email.
2. FAQ
Gli amministratori, gli amministratori d'ufficio e i manager possono visualizzare tutte le prenotazioni per ospiti nei rispettivi uffici. Tutti gli utenti possono vedere la presenza degli ospiti nella pagina Programma e sapere chi altro sarà in ufficio. Questa trasparenza aiuta i team a coordinare i posti a sedere o pianificare conversazioni sensibili di conseguenza.
Qualsiasi prenotazione effettuata utilizzando il flusso di prenotazione per ospiti è trattata come una prenotazione per ospiti, anche se la persona prenotata è un dipendente. La classificazione dipende da come viene effettuata la prenotazione.
Gli amministratori possono definire quali ruoli utente (utenti standard, manager, manager di gruppo) sono autorizzati a creare prenotazioni per ospiti nelle Impostazioni di prenotazione. Vedi Admin > Impostazioni di prenotazione > Prenotazione per gli ospiti. Gli Amministratori Globali e gli Amministratori d'Ufficio possono effettuare prenotazioni per ospiti di default.
💡 Se agli utenti standard è permesso prenotare per gli ospiti, devono anche effettuare il check-in dell'ospite.
Le prenotazioni per ospiti sono visibili in base ai ruoli utente e alle impostazioni di privacy. I proprietari delle prenotazioni possono contrassegnare le prenotazioni come Anonime per nascondere la loro identità, ma gli ospiti stessi sono comunque elencati come esterni per conformità e consapevolezza.
Gli ospiti sono chiaramente contrassegnati nella panoramica dell'ufficio in modo che i colleghi siano consapevoli che qualcuno esterno all'azienda sta visitando. Se le impostazioni di privacy aziendali limitano la visibilità del profilo, le stesse regole si applicano alle prenotazioni per ospiti effettuate da quell'utente.
Attualmente, è necessario prenotare un desk o un posto auto per assegnare uno stato "in ufficio" a un ospite. Per una soluzione completa che includa check-in, stampa di badge, notifiche di arrivo e altro, esplora la nostra funzione Visite: Visite – Gestione dei visitatori