Come Admin o Manager, puoi creare e gestire prenotazioni per conto dei tuoi colleghi e ospiti, oltre a supervisionare tutte le prenotazioni nel tuo workspace. Questo articolo spiega come fare.
💡 Per sapere come gli utenti possono prenotare e gestire autonomamente le proprie postazioni, consulta la sezione Per gli utenti dell'Help center.
1. Crea prenotazioni per i colleghi
Come Admin o Manager, puoi effettuare prenotazioni per altre persone:
- Avvia una nuova prenotazione dalla sezione Prenota.
- Seleziona la risorsa desiderata e rimuovi te stesso dalla ricerca.
- Cerca il nome del collega.
- Scegli la data, la risorsa desiderata e conferma la prenotazione.
🔐 Potrai vedere e prenotare solo per le persone nei team o negli uffici che gestisci. Gli Admin globali possono selezionare chiunque.
💡 Puoi anche prenotare più date cliccando su +Altre date.
2. Gestisci le prenotazioni dei colleghi
Per visualizzare e gestire le prenotazioni nel tuo workspace:
- Apri la scheda Prenotazioni.
- Apri il menu a tendina Le mie prenotazioni e seleziona Tutte le prenotazioni.
- Usa Altri filtri per restringere la lista, ad esempio per ufficio, utente, stato, tipo di risorsa, data o targa.
- Modifica le prenotazioni future cliccando sull'icona della matita.
- Elimina una prenotazione cliccando sull'icona del cestino.
- Puoi anche effettuare il check-in per i colleghi (se abilitato), oppure impostare la loro prenotazione in corso come terminata.
- Per annullare o fare il check-in di più prenotazioni contemporaneamente, selezionale con le caselle di controllo e clicca su Annulla prenotazioni o Check-in. Ogni azione si applica solo alle prenotazioni su cui hai i permessi. Le cancellazioni multiple devono essere confermate in una finestra di dialogo e non possono essere annullate.
- Clicca su Esporta XLSX per esportare la lista filtrata, o solo le prenotazioni selezionate, in un file Excel. Una finestra di dialogo mostrerà cosa verrà esportato prima dell'inizio del download.
3. Prenotazioni per gli ospiti
Per creare prenotazioni per visitatori esterni (ad esempio freelance, candidati o clienti), usa la funzione di prenotazione ospite:
- Apri la scheda Prenota e seleziona Ospite come tipo di prenotazione.
- Inserisci il nome e l'indirizzo email dell'ospite.
- Conferma la prenotazione. Una conferma verrà inviata all'ospite (e al proprietario della prenotazione).
⚠️ Non riutilizzare mai la stessa email per più ospiti, perché questo porta a sovrascritture errate. Usa un formato come tuo_nome+nomeospite@dominio.com se non serve un'email diretta. Per maggiori dettagli consulta la nostra ➡️ guida completa alle Prenotazioni per Ospiti.