La funzione di prenotazione per gli ospiti ti permette di riservare Desks o posti auto per visitatori esterni, garantendo un'esperienza di arrivo senza intoppi e offrendo al tuo team piena trasparenza su chi arriverà in ufficio. In questo articolo vedrai come creare prenotazioni per gli ospiti e come configurare chi può effettuarle nel tuo workspace.
1. Come prenotare un Desk o un posto auto per un ospite
Vai alla sezione Prenota nell'app web di deskbird. Seleziona la risorsa desiderata, poi scegli Ospite come tipo di prenotazione. Inserisci il nome e l'indirizzo email dell'ospite.
L'ospite riceverà una conferma via email con tutti i dettagli della prenotazione. Anche il proprietario della prenotazione riceve una copia. Se il check-in è abilitato, il proprietario della prenotazione dovrà effettuare il check-in per conto dell'ospite.
💡 Le prenotazioni per gli ospiti compaiono tra le Prenotazioni future del proprietario per modifiche rapide o check-in.
⚠️ Importante: Non usare il tuo indirizzo email o indirizzi email già utilizzati per più prenotazioni per ospiti. L'email viene trattata come un ID univoco. Usa sempre l'email reale dell'ospite o un formato come tuo.nome+nome.ospite@dominio.com se non vuoi che l'ospite riceva l'email.
2. Domande frequenti
Admin, office admin e manager possono vedere tutte le prenotazioni per gli ospiti nei rispettivi uffici. Tutti gli utenti possono vedere la presenza degli ospiti nella pagina Programma e sapere chi altro sarà in ufficio. Questa trasparenza aiuta i team a coordinare i posti o pianificare conversazioni sensibili di conseguenza.
Qualsiasi prenotazione effettuata tramite il flusso di prenotazione per gli ospiti viene considerata una prenotazione per ospite, anche se la persona prenotata è un dipendente. La classificazione dipende da come viene fatta la prenotazione, non dallo status della persona.
Puoi definire quali ruoli utente (utenti standard, manager, group manager) possono creare prenotazioni per gli ospiti in Admin > Impostazioni prenotazione > Prenotazione per gli ospiti. Gli amministratori globali e gli office admin possono effettuare prenotazioni per gli ospiti di default.
💡 Se abiliti la prenotazione per gli ospiti per gli utenti standard, saranno loro anche responsabili del check-in dell'ospite.
Le prenotazioni per gli ospiti sono visibili in base ai ruoli utente e alle impostazioni di privacy. I proprietari delle prenotazioni possono segnare le prenotazioni come Anonime per nascondere la propria identità, ma gli ospiti sono comunque indicati come esterni per motivi di conformità e trasparenza.
Gli ospiti sono chiaramente segnalati nella panoramica dell’ufficio così i colleghi sanno che qualcuno esterno all’azienda è in visita. Se le impostazioni di privacy della tua azienda limitano la visibilità dei profili, le stesse regole si applicano alle prenotazioni per ospiti fatte da quell’utente.
Al momento, è necessario prenotare un Desk o un posto auto per assegnare lo stato "in ufficio" a un ospite. Per una soluzione completa di gestione dei visitatori — inclusi check-in, stampa badge, notifiche di arrivo e altro — scopri la funzione Visite: Visite – Gestione dei visitatori.