Come admin o manager, puoi creare e gestire prenotazioni per conto dei tuoi colleghi e ospiti, e supervisionare tutte le prenotazioni nel tuo workspace. Questo articolo spiega come fare.
💡 Per sapere come gli utenti possono prenotare e gestire i propri Desks, consulta la sezione Per gli utenti del centro assistenza.
1. Crea prenotazioni per i colleghi
Come admin o manager, puoi effettuare prenotazioni per altre persone:
- Inizia una nuova prenotazione dalla sezione Prenota.
- Seleziona la risorsa desiderata e rimuovi te stesso dalla ricerca.
- Cerca il nome del collega.
- Scegli la data, la risorsa desiderata e conferma la prenotazione.
🔐 Potrai vedere e prenotare solo per le persone nei team o negli uffici che gestisci. Gli admin globali possono selezionare chiunque.
💡 Puoi anche prenotare più date cliccando su +Altre date.
2. Gestisci le prenotazioni dei colleghi
Per visualizzare e gestire le prenotazioni nel tuo workspace:
- Apri la scheda Prenotazioni.
- Clicca su Tutte le prenotazioni.
- Filtra per ufficio o cerca utenti specifici tramite la barra di ricerca.
- Modifica le prenotazioni future cliccando sull'icona della matita.
- Elimina una prenotazione cliccando sull'icona del cestino.
- Puoi anche effettuare il check-in per i colleghi (se abilitato), o impostare la loro prenotazione in corso come terminata.
3. Prenotazioni per gli ospiti
Per creare prenotazioni per Visitors esterni (ad esempio freelance, candidati a colloquio o clienti), usa la funzione di prenotazione ospite:
- Apri la scheda Prenota e seleziona Ospite come tipo di prenotazione.
- Inserisci il nome e l'indirizzo email dell'ospite.
- Conferma la prenotazione. Una conferma verrà inviata all'ospite (e al proprietario della prenotazione).
⚠️ Non riutilizzare mai la stessa email per più ospiti, perché questo causa sovrascritture errate. Usa un formato come tuo_nome+nomeospite@dominio.com se non serve un'email diretta. Per maggiori dettagli consulta la nostra ➡️ guida completa alle Prenotazioni per Ospiti.