deskbird ti offre diversi modi per creare e gestire le prenotazioni degli spazi di lavoro, sia per te stesso, per i colleghi o per i visitatori. Questo articolo ti guida attraverso ogni tipo di prenotazione.
- Crea prenotazioni per te stesso
- Crea prenotazioni per i colleghi
- Gestisci le tue prenotazioni
- Gestisci le prenotazioni dei colleghi
- Prenotazioni per ospiti
1. Crea prenotazioni per te stesso
Per effettuare una prenotazione per te stesso:
- Apri la scheda Prenota nell’app deskbird web, mobile o su MS Teams.
- Seleziona una data dalla vista calendario.
- Scegli una scrivania, un posto auto o un’altra risorsa disponibile. Puoi usare i filtri per piano, attrezzature o funzioni dell’ufficio (come zone silenziose o scrivanie in piedi).
- Conferma la prenotazione. Apparirà in Prenotazioni > In arrivo.
💡 Se la tua azienda utilizza il check-in, ricordati di confermare la tua presenza il giorno stesso.
💡 Puoi anche prenotare più date cliccando su +Altre date e selezionando tutte le date che desideri. Ti verrà assegnata automaticamente la stessa scrivania per tutti i giorni, se non è già prenotata.
2. Crea prenotazioni per i colleghi
Se sei Admin o Manager su deskbird, puoi effettuare prenotazioni per altri:
- Inizia una nuova prenotazione dalla sezione Prenota.
- Seleziona la risorsa desiderata e rimuovi te stesso dalla ricerca.
- Cerca il nome del collega.
- Seleziona la data, la risorsa desiderata e finalizza la prenotazione.
🔐 Potrai vedere e prenotare solo per le persone dei team o uffici che gestisci. Gli admin globali possono selezionare chiunque.
💡 Puoi anche prenotare più date cliccando su +Altre date.
3. Gestisci le tue prenotazioni
Ci sono due modi per gestire le tue prenotazioni:
Dalla scheda Prenota: Puoi modificare, cancellare o fare check-in alle tue prenotazioni direttamente dalla scheda Prenota — sia dal pannello laterale sinistro che dalla mappa del piano per quel giorno specifico.
Dalla scheda Prenotazioni: Vai alla scheda Prenotazioni e seleziona Prenotazioni in arrivo. Da qui puoi:
- Modificare la prenotazione
- Cancellare la prenotazione
- Effettuare il check-in (se richiesto e disponibile)
Puoi anche visualizzare le prenotazioni completate dalla stessa sezione per avere una panoramica della tua cronologia.
4. Gestisci le prenotazioni dei colleghi
Se hai il ruolo richiesto (Admin o Manager):
- Apri la scheda Prenotazioni.
- Clicca su Tutte le prenotazioni.
- Puoi filtrare per ufficio o cercare utenti specifici tramite la barra di ricerca.
- Puoi modificare le prenotazioni future cliccando sull’icona della matita.
- Cliccando sull’icona del cestino puoi eliminare la prenotazione.
- Puoi anche effettuare il check-in per i colleghi (se abilitato), o impostare la loro prenotazione in corso come completata.
5. Prenotazioni per ospiti
Per creare prenotazioni di Desks per visitatori esterni (ad esempio freelance, candidati o clienti), utilizza la funzione di prenotazione ospiti:
- Apri la scheda Prenota e seleziona Ospite come tipo di prenotazione.
- Inserisci nome ed email dell’ospite.
- Conferma la prenotazione. Una conferma verrà inviata all’ospite (e al proprietario della prenotazione).
⚠️ Non riutilizzare mai la stessa email per più ospiti, poiché questo porta a sovrascritture errate. Usa un formato come tuo_nome+nomeospite@dominio.com se non è necessaria un’email diretta. Per maggiori dettagli consulta la nostra ➡️ guida completa alle Prenotazioni per Ospiti