Chiusura degli spazi

La funzione di chiusura degli spazi ti permette di controllare con precisione quando Desks, aree, piani o interi uffici possono essere prenotati. Gli spazi possono essere chiusi in due modi: a tempo indeterminato oppure per un periodo definito con una data di fine. Questo rende semplice gestire la disponibilità in caso di manutenzione, festività aziendali o eventi a breve termine, mantenendo i dipendenti sempre informati in modo chiaro.

Le opzioni di chiusura disponibili dipendono dal tuo piano:

• Nei piani Business e Starter, puoi chiudere in modo permanente aree, spazi e risorse, nascondendoli agli utenti finché non vengono riaperti. Questa funzione è simile alla precedente opzione Attivo/Non attivo.

• Nel piano Professional e superiori, puoi programmare chiusure temporanee con una data di fine, così gli spazi tornano automaticamente disponibili.

1. Panoramica
2. Gestisci le chiusure
3. Cosa succede alle prenotazioni
4. Domande frequenti

1. Panoramica

Le chiusure possono essere applicate a diversi livelli della configurazione del tuo luogo di lavoro:

• Risorse individuali (Desks, parcheggi, risorse personalizzate)
• Aree
• Piani
• Interi uffici

💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l’attuale opzione Attivo / Non attivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono annullate, anche se l’ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.

Puoi scegliere tra:

• Chiusure a tempo indeterminato: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti.

Professional e superiori

• Chiusure temporanee: gli spazi non sono disponibili tra le date di inizio e fine specificate.
• Chiusure a tempo indeterminato con data di inizio: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti. Puoi impostare una data futura per l’inizio della chiusura.

Le chiusure seguono una gerarchia chiara. Se chiudi un’entità di livello superiore (ad esempio, un piano), tutto ciò che si trova sotto (aree e risorse) viene chiuso automaticamente. Dal lato utente, viene mostrata la motivazione della chiusura di livello più alto.

2. Gestisci le chiusure

Puoi gestire le chiusure da Admin > Workplace > Piani e spazi.

Per creare o eliminare una chiusura:

1. Seleziona l’ufficio, il piano, l’area o la risorsa.
2. Clicca su Gestisci.
3. Clicca su Aggiungi chiusura oppure scegli di eliminare una chiusura programmata.
4. Scegli come vuoi chiudere lo spazio:
   • Chiusura a tempo indeterminato
     Questa opzione è disponibile su tutti i piani e nasconde lo spazio agli utenti finché non viene riaperto.

   Piano Professional e superiori

   • Chiusura a tempo indeterminato con data di inizio
     Imposta una data di inizio per la chiusura e seleziona Chiudi a tempo indeterminato.

     Questo nasconde lo spazio agli utenti finché non viene riaperto.

   • Chiusura temporanea (con data di fine)
     Imposta una data di Inizio e seleziona una data di Fine.

     Lo spazio rimane visibile agli utenti ma non può essere prenotato durante il periodo di chiusura.

5. (Opzionale) Aggiungi una Motivazione (mostrata agli utenti per le chiusure temporanee).
6. Clicca su Conferma, poi su Salva.

Puoi aprire Gestisci in qualsiasi momento per eliminare una chiusura.

⚠️ Sale riunioni: Le sale riunioni continuano a utilizzare l’attuale opzione Attivo / Non attivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono annullate, anche se l’ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso. Le sale riunioni sincronizzate potrebbero anche rimanere prenotabili tramite Outlook / Google Calendar, a seconda della configurazione del tuo calendario.

Chi può creare chiusure?

• Admin globali: possono gestire le chiusure per qualsiasi ufficio
• Admin di ufficio: possono gestire le chiusure solo per gli uffici assegnati

3. Cosa succede alle prenotazioni

• Le prenotazioni future durante il periodo di chiusura vengono annullate automaticamente (le prenotazioni per il giorno corrente no).
• Gli utenti ricevono una email di notifica quando una prenotazione viene annullata a causa di una chiusura (se hanno le notifiche attive, vedi sotto).
• Le prenotazioni passate restano invariate per report e audit.

L’esperienza utente dipende dal tipo di chiusura:

• Chiusure a tempo indeterminato (senza data di fine): gli spazi sono completamente nascosti e non possono essere prenotati.
• Chiusure temporanee (con data di fine): gli spazi restano visibili ma sono contrassegnati come non disponibili. Gli utenti vedono perché uno spazio non può essere prenotato (motivo della chiusura) e per quanto tempo.

💡 Consiglio: Devi annullare in blocco le prenotazioni per un ufficio, piano o area specifici (ad esempio, per ripristinare la disposizione dei posti o per lavori di manutenzione)? Crea una chiusura a partire dalla data desiderata: Admin > Workplace > Piani e spazi > seleziona ufficio/piano/area > Gestisci > Aggiungi chiusura.

💡 Notifiche: Tutte le prenotazioni future nel periodo bloccato vengono annullate automaticamente. Gli utenti che hanno attivato le inviti calendario nelle impostazioni di notifica del profilo riceveranno una email di notifica sull’annullamento. 

Quando tutto è pronto, rimuovi la chiusura (o imposta una data di fine) per permettere di nuovo le prenotazioni.

4. Domande frequenti