La funzione di Chiusura degli spazi offre agli amministratori un controllo preciso su quando Desks, aree, piani o interi uffici possono essere prenotati. Gli spazi possono essere chiusi in due modi: a tempo indeterminato oppure per un periodo definito con una data di fine. Questo rende semplice gestire la disponibilità in caso di manutenzione, festività aziendali o eventi a breve termine, mantenendo i dipendenti sempre informati.
Le opzioni di chiusura disponibili dipendono dal tuo piano:
Nei piani Business e Starter, gli amministratori possono chiudere in modo permanente aree, spazi e risorse, nascondendoli agli utenti fino alla riapertura. Questa funzione è simile alla precedente opzione Attivo/Inattivo.
Nel piano Professional e superiori, gli amministratori possono programmare chiusure temporanee con una data di fine, così gli spazi tornano automaticamente disponibili.
1. Panoramica
Le chiusure possono essere applicate a diversi livelli della configurazione del tuo ambiente di lavoro:
- Risorse individuali (Desks, parcheggi, risorse personalizzate)
- Aree
- Piani
- Interi uffici
💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l’attuale opzione Attivo / Inattivo. Le prenotazioni già effettuate per le sale riunioni non vengono annullate, anche se l’ufficio o il piano di appartenenza viene chiuso.
Puoi scegliere tra:
- Chiusure a tempo indeterminato: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti.
- Chiusure temporanee: gli spazi non sono disponibili tra la data di inizio e quella di fine specificate.
- Chiusure a tempo indeterminato con data di inizio: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti. Puoi impostare una data futura per l’inizio della chiusura.
Le chiusure seguono una gerarchia chiara. Se chiudi un’entità di livello superiore (ad esempio, un piano), tutto ciò che si trova al di sotto (aree e risorse) viene chiuso automaticamente. Dal lato utente, viene mostrata la motivazione della chiusura di livello più alto.
2. Gestisci chiusure
Puoi gestire le chiusure da Admin > Workplace > Piani e spazi.
Per creare o eliminare una chiusura:
- Seleziona l’ufficio, il piano, l’area o la risorsa.
- Clicca su Gestisci.
- Clicca su Aggiungi chiusura oppure scegli di eliminare una chiusura programmata.
-
Scegli come vuoi chiudere lo spazio:
-
Chiusura a tempo indeterminato
Questa opzione è disponibile in tutti i piani e nasconde lo spazio agli utenti fino alla riapertura. -
Chiusura a tempo indeterminato con data di inizio
Imposta una data di inizio per la chiusura e seleziona Chiudi a tempo indeterminato.Questo nasconde lo spazio agli utenti fino alla riapertura.
-
Chiusura temporanea (con data di fine)
Imposta una data di Inizio e seleziona una data di Fine.Lo spazio rimane visibile agli utenti ma non può essere prenotato durante il periodo di chiusura.
Piano Professional e superiori
-
Chiusura a tempo indeterminato
- (Opzionale) Aggiungi una Motivazione (visibile agli utenti per le chiusure temporanee).
- Clicca su Conferma, poi su Salva.
Puoi aprire Gestisci in qualsiasi momento per eliminare una chiusura.
⚠️ Sale riunioni: Le sale riunioni continuano a utilizzare l’attuale opzione Attivo / Inattivo. Le prenotazioni già effettuate per le sale riunioni non vengono annullate, anche se l’ufficio o il piano di appartenenza viene chiuso. Le sale riunioni sincronizzate potrebbero comunque essere prenotabili tramite Outlook / Google Calendar, a seconda della configurazione del tuo calendario.
Chi può creare chiusure?
- Amministratori globali: possono gestire le chiusure per qualsiasi ufficio
- Amministratori di ufficio: possono gestire le chiusure solo per gli uffici assegnati
3. Cosa succede alle prenotazioni
Cosa succede alle prenotazioni:
- Le prenotazioni future durante il periodo di chiusura vengono annullate automaticamente (quelle per il giorno corrente no).
- Gli utenti ricevono una notifica via email quando una prenotazione viene annullata a causa di una chiusura.
- Le prenotazioni passate restano invariate per report e audit.
L’esperienza utente dipende dal tipo di chiusura:
- Chiusure a tempo indeterminato (senza data di fine): gli spazi sono completamente nascosti e non possono essere prenotati.
- Chiusure temporanee (con data di fine): gli spazi restano visibili ma sono contrassegnati come non disponibili. Gli utenti vedono il motivo della chiusura e per quanto tempo lo spazio non sarà prenotabile.
💡 Suggerimento: Devi annullare in blocco le prenotazioni per un ufficio, piano o area specifici (ad esempio, per ripristinare la disposizione dei posti o per lavori di manutenzione)? Crea una chiusura a partire dalla data desiderata: Admin > Workplace > Piani e spazi > seleziona ufficio/piano/area > Gestisci > Aggiungi chiusura.
Tutte le prenotazioni future in quell’ambito, dalla data di inizio in poi, vengono annullate automaticamente e gli utenti ricevono una notifica via email, se hanno attivato le notifiche per le prenotazioni. Una volta completate le modifiche, elimina la chiusura (o imposta una data di fine) per riaprire le prenotazioni.
4. Domande frequenti
Poiché la funzione di Chiusura degli spazi è nuova e più avanzata, abbiamo aggiunto qui sotto una FAQ dettagliata per rispondere a tutte le domande importanti. Troverai spiegazioni su come funzionano le chiusure nella pratica, cosa vedono gli utenti e come cambiano le opzioni a seconda del piano.
Gli amministratori possono chiudere risorse individuali (Desks, parcheggi, risorse personalizzate), aree, piani e interi uffici.
Le sale riunioni non rientrano in questo sistema di chiusura. Continuano a utilizzare l’opzione Attivo/Inattivo. Le prenotazioni già effettuate per le sale riunioni non vengono annullate, anche se l’ufficio o il piano di appartenenza viene chiuso.
Le prenotazioni nel periodo di chiusura vengono annullate automaticamente per le date future. Le prenotazioni per il giorno corrente non vengono annullate.
Gli utenti ricevono una notifica via email, mentre le prenotazioni passate restano invariate.
Durante una chiusura temporanea, gli spazi restano visibili ma non possono essere prenotati. Gli utenti vedono che uno spazio non è disponibile e il motivo (motivazione della chiusura).
Se viene chiuso l’intero ufficio, l’ufficio risulta non disponibile.
Se la chiusura è a tempo indeterminato (senza data di fine), lo spazio si comporta come inattivo e viene nascosto agli utenti.
L’opzione Attivo/Inattivo per Desks, aree, piani e uffici è stata integrata nelle chiusure.
- Inattivo ora corrisponde a una chiusura a tempo indeterminato (nascosto agli utenti, prenotazioni future annullate).
- Le etichette di stato sono sostituite da etichette di chiusura più chiare (ad esempio: Nessuna chiusura, In arrivo, Chiuso).
- Annullamento delle prenotazioni: gli utenti ricevono una notifica via email.
- Gli spazi precedentemente inattivi sono stati impostati come bozza e possono essere pubblicati quando pronti.
Le sale riunioni mantengono l’opzione Attivo/Inattivo.
Le chiusure si propagano verso il basso:
- Se chiudi un ufficio → tutti i piani, le aree e le risorse vengono chiusi.
- Se chiudi un piano → tutte le aree e le risorse su quel piano vengono chiuse.
- Se chiudi un'area → tutte le risorse in quell'area vengono chiuse.
Dal lato utente, viene mostrata la motivazione di chiusura di livello più alto.
💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo / Inattivo. Le prenotazioni già effettuate per le sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.
Stesso livello: le chiusure sovrapposte o adiacenti vengono unite in un unico periodo di chiusura continuo. Gli utenti vedono la motivazione corretta per tutte le date interessate.
Livelli gerarchici diversi: tutte le chiusure restano attive. Gli utenti vedono la motivazione di livello più alto.
Esempio: Un'area è chiusa dal 3 al 14 ottobre (Ristrutturazione) e una desk in quell'area è chiusa dal 12 al 15 ottobre (Riparazione). Gli utenti vedono l'area chiusa per Ristrutturazione, e la desk può mostrare Riparazione nella sua finestra di chiusura.
No. Le chiusure sono solo per l'intera giornata e non supportano planning ricorrenti o finestre orarie parziali nella versione attuale. Gli admin, però, possono impostare più chiusure in anticipo.
Gli admin possono impostare una data di inizio e fine, oppure lasciare la data di fine vuota per una chiusura a tempo indeterminato.
Il piano Professional e superiori include le chiusure temporanee (chiusure con una data di fine).
Nei piani Business e Starter puoi chiudere gli spazi a tempo indeterminato, esattamente come si faceva prima con gli interruttori attivo/inattivo.
Se vuoi effettuare l'upgrade, contatta success@deskbird.com.
I periodi di chiusura non vengono conteggiati come capacità disponibile. Le metriche di utilizzo e disponibilità escludono il tempo di chiusura, mentre le prenotazioni passate restano disponibili per report e audit.
L'auto-prenotazione esclude le risorse chiuse o inattive. Non assegnerà Desks in aree, piani o uffici chiusi.
Se un ufficio è chiuso, lo stato dell'ufficio viene azzerato per quel periodo. Gli utenti devono scegliere un altro ufficio o un altro stato.
Se viene chiuso solo un piano/area/risorsa, gli utenti possono comunque impostare lo stato “In ufficio” — ma gli spazi interessati non possono essere prenotati.
Le prenotazioni dei visitatori e gli eventi in ufficio non vengono cancellati a causa delle chiusure.
Le chiusure a tempo indeterminato sono pensate per comportarsi come il precedente stato inattivo. Molti admin preferiscono nascondere completamente gli spazi non disponibili a lungo termine per ridurre confusione e domande da parte dei dipendenti.
Le chiusure temporanee restano visibili per trasparenza e pianificazione, per questo solo le chiusure a tempo indeterminato vengono nascoste.