Gestione delle targhe

Desks Professional e superiori

La gestione delle targhe ti permette di raccogliere e mantenere aggiornati i veicoli che i tuoi colleghi portano in ufficio, e di richiedere la targa solo per le aree di parcheggio dove serve davvero. Invece di tenere le targhe in un foglio Excel, puoi gestirle area per area, vedere subito a chi appartiene un veicolo e fornire dati precisi all’operatore del garage, al sistema di barriere o al team di sicurezza.

1. Prima di iniziare
2. Richiedere una targa per un’area di parcheggio
3. Cosa vedono i dipendenti durante la prenotazione
4. Gestire le targhe per conto degli utenti
5. Importare ed esportare targhe in blocco
6. Scoprire a chi appartiene una targa
7. Vedere le targhe nella lista delle prenotazioni ed esportarle
8. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

Per chi è pensata?
La gestione delle targhe è disponibile nei piani Desks Professional ed Enterprise, sia su web che su app mobile. Gli admin la configurano; i dipendenti salvano i loro veicoli e ne scelgono uno quando prenotano.

Ecco alcuni principi che ti aiutano a configurarla:

• Le targhe sono salvate sul profilo utente, non sulle singole prenotazioni. Ogni dipendente può salvare più veicoli (targa e nome veicolo) e impostarne uno come predefinito.
• L’obbligo si imposta per area di parcheggio. I dipendenti devono inserire la targa solo nelle aree dove attivi questa opzione. Tutte le altre aree di parcheggio restano come sono.
• La sezione Veicoli nel profilo del dipendente appare solo quando almeno un’area di parcheggio richiede la targa. Fino ad allora, i dipendenti non possono aggiungere dettagli sui veicoli.
• La targa predefinita viene usata dalle automazioni. Prenotazione rapida e prenotazione automatica la applicano senza chiedere nulla, così le prenotazioni programmate continuano a funzionare anche nelle aree dove la targa è obbligatoria.
• Una targa può essere associata solo a una prenotazione di parcheggio attiva alla volta.

2. Richiedere una targa per un’area di parcheggio

Richiedi la targa solo dove il tuo garage, il sistema di barriere o il team di sicurezza ne hanno davvero bisogno.

1. Vai su Admin > Workplace > Piani e spazi e seleziona l’ufficio interessato.
2. Apri l’area di parcheggio che vuoi configurare.
3. Nella sezione Gestione targhe veicoli, attiva Richiedi una targa.
4. Salva le modifiche.

Da questo momento, chiunque prenoti un posto in quell’area dovrà confermare una targa, e la targa predefinita verrà usata per le prenotazioni automatiche.

⚠️ Nota: L’obbligo riguarda solo le nuove prenotazioni. Le prenotazioni già esistenti senza targa restano invariate.

💡 Consiglio: Ripeti questa operazione per ogni area. Un garage sotterraneo con barriera può richiedere la targa, mentre un parcheggio scoperto può non averne bisogno.

3. Cosa vedono i dipendenti durante la prenotazione

Conoscere il percorso dell’utente ti aiuta a rispondere alle domande dopo aver attivato l’obbligo. Il flusso è lo stesso su web e su app mobile.

• Le aree di parcheggio che richiedono la targa sono segnalate sulla mappa e nel pannello di prenotazione avanzata, così i dipendenti vedono l’obbligo prima di arrivare alla conferma.
• I dipendenti salvano i loro veicoli nella sezione Veicoli del proprio profilo e ne impostano uno come predefinito. Possono aggiungere, modificare o eliminare veicoli in qualsiasi momento.
• Quando prenotano un posto in un’area dove la targa è obbligatoria, vedono il messaggio Questo posto auto richiede una targa veicolo e il loro veicolo predefinito è già selezionato nel campo Veicolo. Possono confermare, scegliere un altro veicolo salvato o aggiungere una nuova targa direttamente durante la prenotazione. Le nuove targhe vengono salvate automaticamente nel profilo.
• Prenotazione rapida e prenotazione automatica usano la targa predefinita senza passaggi aggiuntivi, così chi ha prenotazioni ricorrenti non viene interrotto.
• I manager e i responsabili di gruppo possono prenotare il parcheggio per le persone che gestiscono. Se il collega ha già salvato dei veicoli, chi prenota ne sceglie uno nel campo Veicolo. Se non ne ha, un messaggio chiede di far aggiungere un veicolo al dipendente o a un admin.

💡 Consiglio: Quando attivi questa funzione, ricorda ai dipendenti di aggiornare la targa predefinita se usano un’auto a noleggio, di pool o aziendale. Altrimenti le prenotazioni automatiche risulteranno associate al veicolo sbagliato.

4. Gestire le targhe per conto degli utenti

Puoi gestire le targhe anche per i colleghi. È utile per i veicoli aziendali condivisi, per chi non accede spesso al profilo o se una targa è stata inserita in modo errato.

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Utenti.
2. Seleziona l’utente che vuoi aggiornare.
3. Apri la sezione Veicoli del suo profilo.
4. Aggiungi, modifica o rimuovi una targa e scegli quale impostare come predefinita.

Le targhe sono visibili e modificabili anche nella scheda laterale dell’utente, così puoi correggere una targa senza uscire dalla vista in cui stai lavorando.

La lista utenti ha anche i filtri Con targa e Senza targa, e la barra di ricerca trova sia targhe che nomi. Usali per vedere chi deve ancora aggiungere un veicolo prima di attivare l’obbligo.

5. Importare ed esportare targhe in blocco

Se hai già i dati dei veicoli altrove, ad esempio in una lista fornita dall’operatore del garage, non serve inserire ogni targa a mano. Le targhe fanno parte della lista utenti, quindi puoi gestirle in blocco come gli altri dati utente.

Esportare le targhe:

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Utenti.
2. Clicca su Esporta CSV.
3. Seleziona Esporta tutti gli utenti oppure Esporta utenti con filtri e ordinamento attuali per esportare solo i risultati filtrati.

Il file CSV include le targhe salvate per ogni utente. Scopri di più in Esportazioni.

Importare le targhe:

Aggiungi o aggiorna le targhe per molti utenti insieme caricando il file CSV modificato tramite l’Upload utenti tramite CSV nella stessa pagina. Inserisci le targhe nella colonna Targhe e separa più targhe con un punto e virgola, ad esempio B ER 007; M UC 123. Per tutti i passaggi, vedi Aggiungere, aggiornare ed eliminare utenti con Upload utenti tramite CSV.

💡 Consiglio: Esporta prima la lista utenti e usala come modello. Così la struttura delle colonne sarà già corretta per l’importazione.

6. Scoprire a chi appartiene una targa

Quando un’auto sconosciuta blocca un posto o un collega resta bloccato alla barriera, non serve più chiedere in giro.

1. Cerca la targa in deskbird.
2. Il veicolo corrispondente ti mostra a quale utente appartiene.
3. Da lì puoi vedere le prenotazioni di parcheggio di quella persona e contattarla.

È il modo più veloce per rispondere alla domanda “di chi è questa macchina?” e per controllare se un veicolo in garage ha davvero una prenotazione valida per la giornata.

7. Vedere le targhe nella lista delle prenotazioni ed esportarle

La lista delle prenotazioni include una colonna Targa, così puoi vedere subito quali veicoli sono attesi nelle tue aree di parcheggio.

Quando esporti le prenotazioni tramite Admin > Prenotazioni > Esporta prenotazioni in .xlsx, il file contiene anche la targa e il nome veicolo per ogni prenotazione di parcheggio. In questo modo puoi fornire una lista giornaliera completa all’operatore del garage o al team di sicurezza senza lavoro extra.

Usa entrambe le opzioni per controllare le prenotazioni di parcheggio di un certo giorno, individuare targhe mancanti o duplicate e condividere informazioni precise sui veicoli.

8. Domande frequenti