Ruoli personalizzati e autorizzazioni

Desks Professional e superiori

Ruoli personalizzati permettono agli Amministratori globali di creare ruoli aggiuntivi e leggeri che concedono permessi specifici (come la gestione delle visite o l’esportazione delle analytics) senza modificare il ruolo principale dell’utente nel sistema. Questo rende semplice dare agli utenti esattamente l’accesso di cui hanno bisogno, limitato a uno o più uffici specifici o a tutti, mantenendo chiari e coerenti i ruoli di sistema.

Scopri di più sui ruoli di sistema qui: Ruoli di sistema e permessi

1. Panoramica
2. Ruoli di sistema vs. ruoli personalizzati
3. Gestione dei ruoli personalizzati
4. Permessi disponibili per i ruoli personalizzati
5. Limitazioni attuali
6. FAQ

1. Panoramica

La pagina Ruoli & permessi permette agli Amministratori globali di controllare chi può fare cosa su deskbird.

Questa pagina si trova in:

Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi

Qui troverai:

• Ruoli di sistema predefiniti da deskbird
• Ruoli personalizzati creati e gestiti dalla tua organizzazione

A chi è rivolto?
Questa funzione è disponibile per gli Amministratori globali. È disponibile in Desks Professional e versioni superiori.

Concetto importante:
I ruoli personalizzati vengono sempre assegnati in aggiunta al ruolo principale dell’utente. Possono aggiungere permessi, ma non possono rimuovere permessi concessi da un ruolo di sistema.

2. Ruoli di sistema vs. ruoli personalizzati

I ruoli in deskbird sono suddivisi in due categorie.

• Ruoli di sistema
  • Predefiniti da deskbird
  • Non possono essere eliminati
  • Ogni utente ha esattamente un ruolo principale (ad esempio: Amministratore globale, Amministratore ufficio, Manager, Manager di gruppo, Utente)
  • Alcuni ruoli predefiniti possono esistere come ruoli aggiuntivi (ad esempio: Responsabile richieste di servizio, Receptionist visitatori), a seconda dei moduli attivati come Rooms o Gestione dei visitatori
• Ruoli personalizzati
  • Definiti e gestiti dalla tua organizzazione
  • Possono essere modificati o eliminati
  • Gli utenti possono avere più ruoli personalizzati
  • Sempre aggiuntivi: estendono i permessi, non li limitano mai

Questa distinzione aiuta a mantenere stabili le responsabilità principali, consentendo al tempo stesso una gestione flessibile dei permessi.

3. Gestione dei ruoli personalizzati

Tutta la gestione dei ruoli avviene nella pagina Ruoli & permessi.

Crea un ruolo personalizzato

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi.
2. Nella sezione Ruoli personalizzati, clicca su Aggiungi ruolo personalizzato.
3. Inserisci un Nome e una Descrizione facoltativa.
4. Seleziona i permessi che vuoi concedere utilizzando gli interruttori.
5. Clicca su Salva.

Consiglio: Usa nomi chiari e descrittivi come “Analista dati” o “Reception” per facilitare l’assegnazione dei ruoli in seguito.

Assegna utenti a un ruolo personalizzato

Puoi assegnare ruoli personalizzati in due modi diversi.

Opzione A: Dal ruolo stesso

1. Apri Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi.
2. Nella tabella Ruoli personalizzati, clicca sull’icona della persona per il ruolo.
3. Clicca su Aggiungi assegnatario.
4. Seleziona uno o più utenti.
5. Scegli se il ruolo si applica a:
   • Seleziona ufficio/i, oppure
   • Tutti gli uffici
6. Clicca su Conferma.

Nota: Se selezioni Tutti gli uffici, ogni nuovo ufficio creato sarà automaticamente incluso nell’ambito del ruolo dell’utente.

Opzione B: Dal profilo utente

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Utenti.
2. Apri il profilo dell’utente.
3. Apri la scheda Ruolo.
4. Aggiungi il/i ruolo/i rilevante/i sotto Ruolo/i aggiuntivo/i.
5. Salva le modifiche.

Entrambi i metodi portano agli stessi permessi; scegli quello che si adatta meglio al tuo flusso di lavoro.

💡 Consiglio: Puoi filtrare la tabella utenti per ruoli personalizzati per vedere rapidamente quali utenti hanno quali ruoli assegnati.

4. Permessi disponibili per i ruoli personalizzati

I ruoli personalizzati possono includere permessi dalle seguenti aree.

* Note sul permesso Gestisci utenti

• Si applicano le regole di visibilità dei gruppi: se la visibilità basata sui gruppi è attiva, gli utenti possono assegnare altri solo ai gruppi di cui fanno parte o che gestiscono.
• Gli utenti con questo permesso non possono modificare i ruoli di sistema o personalizzati di altri utenti nell’interfaccia.

5. Limitazioni attuali

• Concedere i permessi di Workforce analytics attualmente permette agli utenti di vedere tutti i dati della workforce, indipendentemente dagli uffici assegnati al ruolo. La limitazione per ufficio tramite ruoli personalizzati sarà introdotta in un prossimo aggiornamento.
• Per i Manager di gruppo, la visibilità delle workforce analytics resta limitata ai gruppi che gestiscono.

6. FAQ