deskbird invia notifiche tramite email, push, Microsoft Teams e Slack per tenere gli utenti informati sulle loro prenotazioni, orari e richieste. Questo articolo elenca tutte le notifiche che gli utenti possono ricevere, quali possono disattivare autonomamente in Profilo > Notifiche, quali vengono sempre inviate e quali impostazioni admin influenzano quando e come arrivano.
- Come funzionano le impostazioni delle notifiche
- Notifiche che gli utenti possono disattivare
- Notifiche che gli utenti non possono disattivare
- Tempistiche del promemoria per il check-in
- Notifiche di modifica dell'orario
- Notifica "Nessun desk disponibile"
- Domande frequenti
1. Come funzionano le impostazioni delle notifiche
Gli utenti gestiscono le proprie preferenze di notifica da Profilo > Notifiche. Come admin, non puoi configurare le impostazioni delle notifiche per conto degli utenti. Per la spiegazione rivolta agli utenti di queste impostazioni, indirizzali alla sezione Per gli utenti di questo help center.
- Attive di default: I nuovi utenti iniziano con tutte le notifiche in Profilo > Notifiche attivate.
- Solo alcune possono essere disattivate: Gli switch in Profilo > Notifiche coprono un set specifico di notifiche (vedi Notifiche che gli utenti possono disattivare). Tutte le altre notifiche vengono inviate ogni volta che la funzione correlata viene utilizzata (vedi Notifiche che gli utenti non possono disattivare).
- Gli switch dipendono dalle funzioni attive: Uno switch appare solo se la funzione corrispondente è attiva per l’utente, ad esempio pianificazione, prenotazione Desks o sale riunioni. Richieste di follow appare solo per gli utenti con profilo privato.
- Slack: L’app Slack di deskbird non ha switch di notifica separati. Le sue impostazioni di notifica rimandano alla stessa pagina Profilo > Notifiche. La sincronizzazione dello stato Slack (che mostra ufficio o casa nello stato Slack) è un’impostazione separata nelle impostazioni dell’app Slack.
2. Notifiche che gli utenti possono disattivare
Queste notifiche compaiono in Profilo > Notifiche, raggruppate come mostrato qui sotto.
Pianificazione delle giornate di lavoro ibride
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Promemoria pianificazione | Promemoria settimanario per pianificare le prossime giornate di lavoro ibride. | Email, Push |
| Modifiche all'orario | Quando un manager modifica l'orario dell’utente e sceglie di notificarglielo (vedi Notifiche di modifica dell'orario). |
Desks e parcheggi
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Inviti calendario | Per ogni prenotazione di desk o parcheggio effettuata dall’utente. | Email, Slack (se l’utente ha collegato Slack) |
| Promemoria per il check-in | All’inizio della prenotazione, così l’utente effettua il check-in prima che la prenotazione venga annullata automaticamente (vedi Tempistiche del promemoria per il check-in). | Email, Push, Microsoft Teams |
| Aggiornamenti prenotazione | Quando una prenotazione viene aggiornata o annullata. | Microsoft Teams |
| Messaggi di cancellazione | Quando una prenotazione viene annullata. | Email, Push, Slack (se l’utente ha collegato Slack) |
⚠️ Le cancellazioni causate da una modifica della policy dell’ufficio o dallo spostamento di un desk possono comunque inviare una notifica, anche se Messaggi di cancellazione è disattivato.
Sale riunioni
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Promemoria per il check-in | All’inizio della prenotazione della sala riunioni. | Email, Push, Microsoft Teams |
| Aggiornamenti prenotazione | Quando una prenotazione della sala riunioni viene aggiornata o annullata. | Microsoft Teams |
💡 Gli switch delle sale riunioni coprono solo i promemoria per il check-in e gli aggiornamenti delle prenotazioni su Microsoft Teams. Le email di conferma, aggiornamento e cancellazione con invito calendario vengono sempre inviate (vedi Notifiche che gli utenti non possono disattivare).
Altro
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Richieste di follow | Quando qualcuno richiede di seguire l’utente. Disponibile solo per utenti con profilo privato. |
3. Notifiche che gli utenti non possono disattivare
Le seguenti notifiche vengono inviate ogni volta che la funzione correlata viene utilizzata. Non hanno uno switch in Profilo > Notifiche. Dove chi invia controlla la notifica, è specificato qui sotto.
Approvazione della policy di lavoro ibrido
- Riepilogo approvazioni in sospeso (ai manager): Email con l’elenco dei membri del team con richieste in sospeso, ad esempio giorni o settimane extra da remoto che richiedono approvazione. Inviata il martedì e il venerdì alle 12:00 nel fuso orario dell’ufficio del manager.
- Orario approvato o rifiutato (ai dipendenti): Email quando un manager approva o rifiuta la settimana del dipendente.
Approvazione della prenotazione per sale riunioni
- Al richiedente: Email quando la richiesta viene inviata, approvata o rifiutata.
- Agli approvatori: Email agli approvatori assegnati a quella specifica sala (non a tutti gli approvatori dell’ufficio). Se il richiedente è anche approvatore per la sala, non riceve l’email da approvatore.
Prenotazioni sale riunioni
- Conferme e aggiornamenti: Email con invito calendario al creatore della prenotazione e agli invitati.
- Cancellazioni: Cancellazione del calendario al proprietario della prenotazione, ai partecipanti e agli approvatori della sala.
- Conflitti con i tempi buffer: Email all’organizzatore se la prenotazione è in conflitto con i tempi buffer della sala.
Eventi sul posto di lavoro
- Quando si crea un evento, l’organizzatore decide se inviare un’email a tutti gli utenti con l’opzione Notifica tutti gli utenti via email. Gli invitati non possono disattivare queste email dal proprio profilo.
Visite
- Ai visitatori: Email quando una visita viene programmata, modificata o annullata, e un promemoria prima della visita. L’host o l’organizzatore decide se notificare il visitatore ogni volta che crea, modifica o annulla una visita. Le email di promemoria vengono inviate solo se i promemoria visita sono attivi per l’ufficio.
- Ad host e organizzatori: Notifica quando il loro ospite effettua il check-in e un promemoria per il check-out. Inviate via email e Microsoft Teams.
Prenotazione per gli ospiti
- L’host e l’ospite ricevono email quando una prenotazione desk per ospiti viene creata o annullata, e un promemoria prima della prenotazione.
Ticket
- I responsabili dei ticket, gli assegnatari, i segnalatori e i fornitori ricevono email quando un ticket viene creato, aggiornato o annullato. Chi effettua la modifica non riceve un’email sulla propria azione.
Prenotazione automatica
- Email quando deskbird non riesce a prenotare una risorsa per un utente che ha attivato la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa (vedi Notifica "Nessun desk disponibile"). Gli utenti gestiscono questa opzione tramite la preferenza di prenotazione automatica, non tramite Profilo > Notifiche.
Account e accesso
- Email di verifica all’iscrizione
- Email per il reset della password
- Inviti a unirsi a deskbird
- Email di promemoria inviate quando un admin notifica utenti con stato
provisioned
💡 Le email per le richieste di servizio vengono inviate all’indirizzo email del fornitore esterno impostato per la categoria di servizio, non agli utenti deskbird.
4. Tempistiche del promemoria per il check-in
Gli utenti possono attivare un promemoria per il check-in per le prenotazioni di desk/parcheggio e sale riunioni. La tempistica di quel promemoria dipende dalle impostazioni del periodo di tolleranza che configuri in Admin > Impostazioni dell'ufficio.
La regola è:
- Se la prenotazione inizia all’ora o dopo l’orario “applica da”, il promemoria viene inviato all’inizio della prenotazione.
- Se la prenotazione inizia prima dell’orario “applica da” (es. una prenotazione giornaliera che inizia alle 07:00 quando “applica da” è 09:00), il promemoria viene inviato a “applica da” meno la durata del periodo di tolleranza.
Usa il calcolatore qui sotto per verificare quando verrà inviato un promemoria in base alla tua configurazione del periodo di tolleranza:
5. Notifiche di modifica della pianificazione
Quando aggiorni il piano ibrido di un utente come admin o manager, puoi scegliere se avvisarlo via email della modifica. Se lo fai, l’utente riceve l’email a meno che non abbia disattivato Modifiche alla pianificazione in Profilo > Notifiche (questa opzione è attiva di default).
Puoi anche inviarti una copia dell’email. La tua copia viene inviata indipendentemente dalle impostazioni di notifica dell’utente.
6. Notifica "Nessun desk disponibile"
Se il sistema di prenotazione automatica non riesce a riservare un desk o un posto auto per un utente (perché tutti gli spazi disponibili sono già stati occupati quando il sistema ha tentato la prenotazione), l’utente riceve un’email con oggetto "Nessun desk o posto auto disponibile." Dovrà quindi prenotare manualmente uno spazio per quel giorno.
Questa email viene inviata solo agli utenti che hanno attivato la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa.
💡 Questa notifica non può essere disattivata in Profilo > Notifiche. Gli utenti che disattivano la prenotazione automatica non la riceveranno più.
7. Domande frequenti
No. Gli admin non possono modificare le impostazioni di notifica per conto degli utenti. Ogni utente gestisce le proprie impostazioni in Profilo > Notifiche. I nuovi utenti iniziano con tutte queste notifiche attive.
Gli interruttori compaiono solo per le funzionalità attive per l’utente. Ad esempio, gli interruttori per desk e parcheggio compaiono solo se la prenotazione dei desk è disponibile per loro. Richieste di follow compare solo per gli utenti con profilo privato.
Le cancellazioni dovute a una modifica della policy dell’ufficio o allo spostamento di un desk possono comunque inviare una notifica, anche se Messaggi di cancellazione è disattivato.
Gli interruttori delle sale riunioni coprono solo i promemoria per il check-in e gli aggiornamenti delle prenotazioni Microsoft Teams. Le email di conferma, aggiornamento e cancellazione con inviti in calendario, le email di approvazione delle prenotazioni e quelle per conflitti di tempo di buffer vengono sempre inviate.
In Profilo > Notifiche. L’app Slack di deskbird rimanda alla stessa pagina e non ha interruttori di notifica separati. La sincronizzazione dello stato Slack è un’impostazione separata nelle impostazioni dell’app Slack.
Le email ai visitatori dipendono dall’host o dall’organizzatore. Quando si crea, modifica o cancella una visita, sono loro a decidere se notificare il visitatore. I promemoria vengono inviati solo se i promemoria per le visite sono attivi per l’ufficio.