Crea entusiasmo nel luogo di lavoro e favorisci connessioni reali con gli Eventi in deskbird. Che tu stia organizzando un pranzo, un workshop o una comunicazione aziendale, Eventi rende facile riunire le persone e aumentare la partecipazione in ufficio.
Gli utenti possono scoprire i prossimi eventi nella loro vista di pianificazione, dare RSVP con un clic e vedere chi altro partecipa, tutto in un unico flusso. Questo articolo spiega come creare eventi, chi può crearli, quali email ricevono invitati e organizzatori e come gli eventi si sincronizzano con i calendari.
- Cosa sono gli eventi?
- Crea un evento
- Gestisci chi può creare eventi
- Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft, tracciamento RSVP ed email di invito
- Visualizza e rispondi agli eventi
- Idee per eventi
- Domande frequenti
1. Cosa sono gli eventi?
Gli Eventi sono pensati per creare entusiasmo e senso di comunità attorno agli incontri in presenza in ufficio. Incoraggiare gli utenti a venire in ufficio e ottimizzare l’uso degli spazi sono elementi chiave per produttività e coinvolgimento.
Con Eventi, hai uno strumento potente per:
- Motivare gli utenti a venire in ufficio
- Rafforzare la cultura del team attraverso connessioni reali
- Promuovere la visibilità delle attività chiave e delle novità aziendali
Che si tratti di un pranzo di team, una festa, un workshop ibrido o una comunicazione per tutto l’ufficio, la funzione Eventi di deskbird ti aiuta a pianificare, condividere e gestire tutto in pochi clic.
2. Crea un evento
Ci sono due modi per creare un evento, a seconda del tuo ruolo e delle autorizzazioni.
Dall’Admin
Gli Admin globali e gli Admin dell’ufficio possono andare su Admin > Workforce > Events e cliccare su Add event.
Compila il modulo con:
- Nome evento ed emoji
- Data e ora
- Invitati: gruppi di utenti, singoli individui o interi uffici
- Luogo e descrizione facoltativa
- Impostazioni RSVP ed email (vedi Email di invito)
Puoi impostare un numero massimo di partecipanti quando crei un evento. Una volta pubblicato, il limite non può essere modificato. Quando viene raggiunto il numero massimo di ospiti, le iscrizioni aggiuntive vengono automaticamente inserite in lista d’attesa. Se un ospite confermato rinuncia al suo posto, la persona successiva in lista d’attesa viene automaticamente aggiunta all’evento. La pagina dell’evento mostra anche quanti posti sono ancora disponibili, offrendo piena trasparenza a organizzatori e partecipanti. Questo rende facile gestire eventi con capacità limitata, come workshop, pranzi in ufficio o attività di team.
Clicca su Publish event per condividerlo.
Dalla vista Pianifica (Feed personale)
Se hai i permessi, vedrai un’icona ➕ accanto a View all upcoming events sotto il calendario nella tua scheda Pianifica. Cliccala per creare e inviare un evento direttamente dalla tua vista. Per istruzioni dettagliate, vedi Crea un evento in ufficio.
3. Gestisci chi può creare eventi
Per impostazione predefinita:
- Gli Admin globali e gli Admin dell’ufficio possono sempre creare eventi.
Gli Admin globali possono concedere l’accesso alla creazione di eventi a:
- Manager
- Utenti
- Group manager
💡 Suggerimento: Queste autorizzazioni possono essere aggiornate dal pannello Autorizzazioni nella vista admin di Eventi.
Disponibilità della piattaforma
| Piattaforma | Cosa puoi fare |
| Web App & MS Teams | ✅ Creare, visualizzare, RSVP, gestire |
| Mobile (iOS/Android) | ✅ Solo visualizzare e RSVP |
⚠️ App mobile: La creazione e la modifica degli eventi sono supportate solo nella web app e in Microsoft Teams per ora.
4. Sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft, tracciamento RSVP ed email di invito
Se la sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft è attiva, gli eventi creati in deskbird vengono aggiunti automaticamente ai calendari degli utenti.
Comportamento del calendario
- Sì: aggiunto come Occupato
- Forse: aggiunto come Libero
- No: voce del calendario rimossa
L’RSVP invia anche un file .ics via email. Gli organizzatori possono disattivare le risposte RSVP per singoli eventi, se lo desiderano.
Email di invito
Quando crei un evento, l’impostazione Notify all users by email decide se gli invitati ricevono un’email di invito con un invito calendario (.ics):
- Attivo: tutti gli invitati ricevono un’email di invito con il calendario.
- Disattivo: gli invitati non ricevono un’email di invito. Vedono comunque l’evento nella loro vista Pianifica e possono dare RSVP da lì.
⚠️ L’organizzatore riceve sempre un invito: L’organizzatore riceve sempre un’email di conferma con l’invito calendario (.ics) ed è automaticamente segnato come partecipante, anche quando Notify all users by email è disattivo. Poiché l’evento è nel calendario dell’organizzatore, quest’ultimo può anche ricevere email di aggiornamento o cancellazione quando l’evento viene modificato o eliminato. Questo non significa che anche gli altri invitati siano stati notificati.
5. Visualizza e rispondi agli eventi
Gli utenti possono vedere i prossimi eventi nella vista Pianifica, evidenziati dall’emoji 🎉 sulla data, oppure tramite View all upcoming events nel calendario. Quando aprono un evento, vedono luogo, ora, organizzatore, elenco dei partecipanti e descrizione, e possono dare RSVP con un clic. Per la prospettiva utente, vedi RSVP a un evento in ufficio.
💡 Solo Admin: L’elenco completo degli eventi (Prossimi & Passati) è disponibile solo per gli Admin in Admin > Workforce > Events.
6. Idee per eventi
Ti servono idee per iniziare?
- 🍕 Pizza Party: premia il tuo team con un pranzo
- 🤝 Incontro tra team: favorisci la collaborazione
- 💬 Q&A con la leadership: mantieni la comunicazione aperta
- 🧘 Ora del benessere: yoga, meditazione o una pausa insieme
- 📢 Aggiornamento importante: condividi novità senza RSVP
Usa gli eventi in modo strategico per aumentare la presenza in ufficio e creare momenti a cui gli utenti vogliono davvero partecipare.
7. Domande frequenti
È normale. Come organizzatore, ricevi sempre un’email di conferma con l’invito calendario (.ics) e sei automaticamente segnato come partecipante. L’impostazione controlla solo le email agli altri invitati. Poiché l’evento è nel tuo calendario, puoi anche ricevere email di aggiornamento o cancellazione quando l’evento cambia.
- Controlla se Notify all users by email era attivo quando l’evento è stato creato. Se era disattivo, gli invitati non ricevono email di invito.
- Verifica che i gruppi di utenti, i singoli o gli uffici giusti siano stati selezionati come invitati.
- Chiedi agli invitati di cercare l’evento nella loro vista Pianifica. Gli invitati vedono comunque l’evento lì e possono dare RSVP anche senza email.
Gli invitati che hanno ricevuto l’email di invito vengono notificati via email in caso di aggiornamenti. Chi non ha ricevuto l’email originale di invito di solito non viene notificato via email, ma vede le modifiche in deskbird.
No. Il numero massimo di partecipanti non può essere modificato dopo la pubblicazione dell’evento. Quando il limite viene raggiunto, le iscrizioni aggiuntive vengono inserite automaticamente in lista d’attesa.
Gli Admin globali e gli Admin dell’ufficio possono sempre creare eventi. Gli Admin globali possono concedere l’accesso alla creazione di eventi a Manager, Utenti e Group manager dal pannello Autorizzazioni nella vista admin di Eventi.
No. Sulle app iOS e Android puoi solo visualizzare gli eventi e dare RSVP. La creazione e la modifica degli eventi sono disponibili nella web app e in Microsoft Teams.
Gli Admin possono vedere tutti gli eventi prossimi e passati in Admin > Workforce > Events. Gli utenti vedono gli eventi a cui sono invitati nella loro vista Pianifica.