Con le politiche per il lavoro ibrido, deskbird elimina la necessità di calcoli manuali e dispendiosi in termini di tempo su quanti giorni i dipendenti sono stati in ufficio o a casa. Le presenze dei dipendenti vengono tracciate automaticamente, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori umani, così i manager possono concentrarsi su altre attività. Quando imposti un numero minimo o massimo di giorni di lavoro da casa o in ufficio, incoraggi i dipendenti a pianificare la loro settimana in autonomia, fornendo allo stesso tempo un quadro chiaro.
- Crea una policy
- Modifica / elimina le policy esistenti
- Cosa vedono manager / dipendenti?
- Domande frequenti
1. Crea una policy
💡 Nota: Solo gli admin globali possono creare o modificare le politiche per il lavoro ibrido.
⚠️ Limiti del piano: Nei piani Desks Free e Business, la tua azienda può avere una sola policy di lavoro ibrido in totale. Sia le policy attive che quelle pianificate vengono conteggiate, quindi non puoi pianificare una policy successiva mentre una è attiva. I flussi di approvazione che coinvolgono i manager non sono disponibili in questi piani. Desks Professional e superiori includono policy illimitate e tutti i flussi di approvazione. Consulta Disponibilità delle funzionalità per i dettagli.
Per creare una policy, vai su Admin > Workforce > Politiche per il lavoro ibrido e clicca su Aggiungi policy. La configurazione si compone di tre passaggi: Configurazione, Destinatari e Informazioni aggiuntive.
Imposta le regole per una policy
Nella fase di Configurazione, definisci come ci si aspetta che i dipendenti lavorino:
- Politica di presenza in ufficio: Imposta il numero minimo di giorni in cui i dipendenti lavorano dall’ufficio.
- Politica di smart working: Imposta il numero massimo di giorni di lavoro da remoto.
- Aggiungi regola alla policy: Combina due regole in un’unica policy, ad esempio un minimo di giorni in presenza a settimana e un massimo di giorni da remoto al mese.
- Periodo: Scegli se una regola si applica per settimana, per mese o per anno.
⚠️ Importante per le policy annuali: I dati sulle presenze vengono anonimizzati dopo un periodo definito. L’impostazione predefinita è 180 giorni, ed è quella consigliata: i dati personali sulle presenze vengono conservati solo per il tempo normalmente necessario. I dati stessi non vengono eliminati, ma il collegamento all’utente viene rimosso.
Una policy annuale necessita di un anno intero di dati collegati all’utente per essere conteggiata correttamente. Con il periodo consigliato di 180 giorni, i giorni della prima metà dell’anno vengono esclusi dal calcolo man mano che l’anno avanza.
Se vuoi applicare una policy annuale, il periodo di anonimizzazione deve essere esteso ad almeno 366 giorni. Prima di richiedere questa modifica, verifica con il tuo responsabile della protezione dei dati o con chi si occupa della conservazione dei dati nella tua organizzazione se è consentito conservare i dati personali sulle presenze per tale periodo. Mantenere i dati più a lungo rispetto all’impostazione predefinita è una decisione che la tua organizzazione deve prendere consapevolmente. Una volta chiarito questo aspetto, contatta support@deskbird.com per modificare il periodo. La modifica non è retroattiva: i collegamenti utente già anonimizzati non possono essere ripristinati.
Puoi anche definire giorni fissi in ufficio per favorire la collaborazione e ottimizzare l’utilizzo degli spazi.
In Pianificazioni mezza giornata, scegli come conteggiare le mezze giornate nella policy: Conta le mezze giornate come 0,5 giorni (predefinito), Conta le mezze giornate come 1 giorno oppure Non conteggiare le pianificazioni di mezza giornata nelle policy.
Assegna utenti e gruppi a una policy
Nella fase Destinatari, scegli a chi si applica la policy.
Team/Utenti
- Applica le policy ai gruppi di utenti (ad es. dipartimenti o team).
- Configura i gruppi manualmente, tramite HRIS o tramite SCIM.
- Aggiungi eccezioni per utenti specifici in un gruppo con Rimuovi utenti da questa policy.
Tutta l'azienda
- Applica una singola policy a tutta l’organizzazione.
- Usa le eccezioni per escludere utenti specifici dalla policy aziendale.
Imposta la data di attivazione
Nella fase Informazioni aggiuntive, dai un nome alla policy e decidi, sotto Data di attivazione, quando deve entrare in vigore:
- Immediatamente
- Dal prossimo mese: all’inizio del prossimo mese
- Personalizzata: in una data a tua scelta
Scegli un flusso di approvazione
Desks Professional e superiori
Puoi decidere se la pianificazione settimanale dei dipendenti richiede l’approvazione del manager.
- Nessun flusso di approvazione: I dipendenti impostano la loro pianificazione senza approvazione. Le presenze vengono tracciate automaticamente.
- Approvazione per giorni in presenza mancanti (per le policy in presenza) o Approvazione per giorni superati (per le policy da remoto): i manager revisionano solo le pianificazioni che non rispettano il minimo di giorni in presenza o che superano il massimo di giorni da remoto.
- Approvazione completa del manager: I manager revisionano e approvano tutte le pianificazioni dei dipendenti assegnati alla policy.
Nei piani Desks Free e Business, è selezionabile solo Nessun flusso di approvazione. Le altre opzioni sono mostrate con un badge di upgrade.
Configura le impostazioni degli stati personalizzati
Non tutti i tipi di stato sono chiaramente “Ufficio” o “Remoto”. Puoi definire come vengono conteggiati altri stati (ad es. Trasferta, Formazione).
Per farlo:
- Vai su Admin > Workforce > Politiche per il lavoro ibrido.
- Clicca su Impostazioni degli stati personalizzati.
- Per ogni stato, seleziona In presenza o Remoto, poi clicca su Conferma.
Gli stati di ufficio e remoto sono sempre inclusi. Sconosciuto e Giorni festivi sono esclusi dal calcolo.
💡 Hai bisogno di nuovi stati o stati personalizzati? Gli admin possono crearli e modificarli in Admin > Workforce > Impostazioni Workforce nella sezione Opzioni di pianificazione. Consulta Impostazioni Workforce.
Scarica un report della policy
Puoi scaricare un report Excel per monitorare la conformità a una policy attiva: clicca sull’icona di esportazione (Esporta report) accanto alla policy nell’elenco. Il report è disponibile solo se:
- La policy ha una regola settimanale.
- Almeno un utente è assegnato.
- La policy è già attiva.
I report ti aiutano a monitorare quali dipendenti rispettano le regole e a individuare tendenze tra lavoro da remoto e in presenza.
2. Modifica / elimina le policy esistenti
Modifica una policy
- Policy attive: Puoi modificare solo il nome della policy e gli utenti assegnati.
- Policy pianificate (future): Puoi modificare tutte le impostazioni, incluse regole e giorni fissi.
Elimina una policy
Puoi eliminare una policy in qualsiasi momento. L’eliminazione la rimuoverà da tutti i dipendenti assegnati e non può essere annullata.
3. Cosa vedono manager / dipendenti?
Vista manager
I manager hanno accesso alla scheda Il tuo team in deskbird:
- Visualizza tutte le presenze dei membri del team in un unico posto.
- Approva o rifiuta le richieste di giorni lavorativi dei dipendenti.
- Monitora chi sta rispettando la propria policy di lavoro ibrido.
Questo permette una migliore pianificazione e coordinamento del team.
💡 La scheda Il tuo team viene visualizzata solo se la persona ha dei report diretti assegnati, in base alle relazioni di lavoro.
Vista dipendente
Con approvazione del manager
- I dipendenti inviano una richiesta per i loro giorni lavorativi.
- I manager approvano o rifiutano la richiesta.
- Se approvata, lo stato viene confermato.
- Se rifiutata, il dipendente riceve un’email e lo stato viene impostato su rifiutato.
Senza approvazione del manager
- Non è necessaria alcuna approvazione. La presenza viene confermata immediatamente.
I dipendenti possono visualizzare in qualsiasi momento il proprio stato di conformità dal feed di deskbird (web o mobile).
Se alcuni giorni della settimana sono designati come giorni in ufficio da una regola ibrida (ad es. lunedì e venerdì), il sistema li considera come giorni fissi di presenza in ufficio. Se in uno di questi giorni viene inserito uno stato diverso, il sistema lo segnalerà e mostrerà un avviso. Un simbolo 💡 evidenzia i giorni in cui l’utente non rispetta i giorni di presenza definiti.
4. Domande frequenti
Dipende dal tuo piano. Nei piani Desks Free e Business, la tua azienda può avere una sola policy di lavoro ibrido in totale, che puoi assegnare a tutta l’azienda o a specifici gruppi di utenti. Sia le policy attive che quelle pianificate contano per questo limite. Una volta raggiunto il limite, il pulsante Aggiungi policy mostra un’icona di lucchetto e apre un messaggio di upgrade invece della configurazione. Per sbloccare più policy, usa Contatta Customer Success in quel messaggio.
Desks Professional e versioni superiori includono policy illimitate, così i diversi team possono seguire regole diverse e tutti i flussi di approvazione (Approvazione giorni in presenza mancanti, Approvazione giorni superati e Approvazione completa del manager).
La scheda Il tuo team appare solo per gli utenti assegnati come manager di persone coperte da una policy di lavoro ibrido che richiede l'approvazione. Se non è attivo nessun flusso di approvazione o non sono assegnati collaboratori diretti, la scheda non verrà visualizzata. Puoi configurare le relazioni di lavoro in Admin > Gestione degli utenti > Relazioni di lavoro.
No. Le prenotazioni esistenti non vengono modificate se una richiesta di pianificazione viene rifiutata. Il flusso di approvazione si applica solo agli stati settimanali e alla pianificazione, non alle singole prenotazioni di risorse. Se una richiesta viene rifiutata, il dipendente deve modificare la propria pianificazione e inviare una nuova richiesta. Una volta che il manager approva la richiesta aggiornata, le stesse prenotazioni continueranno a valere.
No. Ogni utente può essere assegnato solo a una policy di lavoro ibrido attiva alla volta. Se un utente fa parte di un gruppo che ha già una policy, puoi usare le eccezioni per escluderlo e assegnargli una policy diversa individualmente.
Se un dipendente viene spostato in un altro gruppo di utenti che ha una propria policy di lavoro ibrido, verrà applicata automaticamente la policy del nuovo gruppo. Se il nuovo gruppo non ha una policy, il dipendente non sarà più coperto da alcuna policy di lavoro ibrido, a meno che non ne venga assegnata una individualmente o non sia presente una policy aziendale.
No. Per le policy attive puoi solo modificare il nome della policy e gli utenti assegnati. Se hai bisogno di cambiare le regole (ad esempio il numero di giorni richiesti o i giorni fissi in ufficio), dovrai creare una nuova policy con le regole aggiornate e assegnarla agli utenti interessati. Le policy pianificate (future) possono essere modificate completamente fino alla data di attivazione.
Nei piani Desks Free e Business, una nuova policy conta per il limite di una sola policy, quindi elimina la policy esistente prima di crearne una nuova.
I dati di presenza vengono separati dall’utente dopo il periodo di anonimizzazione definito. L’impostazione predefinita e consigliata è di 180 giorni, quindi una policy annuale perde gradualmente i giorni più vecchi man mano che l’anno avanza. Per contare un anno intero serve un periodo di anonimizzazione di almeno 366 giorni, il che significa che la tua organizzazione deve essere autorizzata a conservare i dati personali di presenza per tutto quel tempo. Una volta confermato internamente, il periodo può essere modificato su richiesta scrivendo a support@deskbird.com. La modifica non è retroattiva.
Se sono disponibili esportazioni archiviate o dati recuperati tramite la Public API, l’utilizzo fino a oggi può essere calcolato fuori da deskbird. Crea una policy temporanea che copra solo il residuo di giorni disponibili o richiesti per il resto dell’anno e torna alla policy annuale standard al prossimo cambio di anno.
Senza una copia storica, non è possibile ricostruire l’utilizzo esatto per utente. In questo caso, una policy mensile o settimanale è l’opzione più affidabile per il resto dell’anno.
Esportazioni regolari da Workforce Analytics (ad esempio trimestrali) o un’estrazione ricorrente tramite la Public API funzionano bene come archivio e tracciamento. Tieni presente che queste esportazioni non vengono conteggiate nel contatore della policy di lavoro ibrido, quindi non sostituiscono un periodo di anonimizzazione sufficientemente lungo.