Le impostazioni di Workforce permettono agli amministratori di configurare il funzionamento del planning in tutta l’organizzazione su deskbird. Da un’unica pagina puoi abilitare il planning mezza giornata, personalizzare gli stati di pianificazione visibili agli utenti e controllare fino a quanto tempo fa i diversi ruoli possono visualizzare e modificare i planning passati, assicurandoti che la configurazione rispecchi davvero il modo in cui lavorano i tuoi team.
- Accedi alle impostazioni Workforce
- Planning mezza giornata
- Accesso ai planning passati
- Stati di pianificazione
- Domande frequenti
1. Accedi alle impostazioni Workforce
Le impostazioni di Workforce sono gestite dagli amministratori globali nel Portale amministratore.
Per aprire la pagina, vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce.
Da qui puoi configurare tre aree:
- Planning mezza giornata — abilita o disabilita il planning mezza giornata per tutti gli utenti.
- Accesso ai planning passati — controlla fino a quanto tempo fa utenti e admin possono visualizzare e modificare i planning passati.
- Stati di pianificazione — gestisci gli stati che gli utenti possono selezionare quando pianificano la loro settimana lavorativa.
Ogni sezione ha i propri pulsanti Salva e Reimposta. Le modifiche vengono applicate solo dopo aver cliccato su Salva.
2. Planning mezza giornata
Il planning mezza giornata permette agli utenti di pianificare due stati diversi nello stesso giorno — ad esempio, Ufficio la mattina e Lavoro da remoto il pomeriggio. È utile per team con modalità ibride flessibili, turni spezzati o mezze giornate di permesso.
Abilita il planning mezza giornata
- Vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce.
- Sotto Planning mezza giornata, attiva Abilita planning mezza giornata per tutti gli utenti in deskbird.
- Clicca su Salva.
Una volta abilitato, gli utenti deskbird possono pianificare due stati diversi nello stesso giorno. Quando imposti le policy, puoi definire come vengono calcolate le mezze giornate per garantire un tracciamento e una conformità accurati.
Definisci l’orario di metà giornata
L’orario di metà giornata determina come viene divisa la giornata lavorativa e influisce sui periodi di prenotazione e sul tracciamento delle presenze.
Per configurarlo, vai su Admin > Workspace > Impostazioni dell'ufficio e imposta l’orario di metà giornata (ad esempio, 13:00) per l’ufficio interessato.
💡 Suggerimento: La sincronizzazione HRIS per il planning mezza giornata è supportata per Personio e HiBob. Altri provider saranno aggiunti in futuro.
3. Accesso ai planning passati
La sezione Accesso ai planning passati controlla fino a quanto tempo fa i diversi ruoli utente possono visualizzare e modificare i planning passati. Questo ti permette di allineare l’accesso ai planning con le esigenze di compliance, HR e reportistica della tua azienda.
Puoi configurare due gruppi di ruoli separati, ognuno con il proprio intervallo di visualizzazione e modifica.
Utenti regolari, group manager e line manager
Controlla l’accesso ai planning dei colleghi (visualizzazione), ai propri planning (visualizzazione e modifica) e ai planning dei colleghi gestiti (visualizzazione e modifica).
- Accesso in visualizzazione — numero di settimane nel passato in cui questi utenti possono vedere i planning.
- Accesso in modifica — numero di settimane nel passato in cui questi utenti possono modificare i planning.
Amministratori globali, amministratori d’ufficio, manager e relativi ruoli personalizzati
Controlla l’accesso a tutti i planning dei colleghi (visualizzazione e modifica). Questo vale anche per tutti i ruoli personalizzati che hanno i permessi Visualizza planning di tutti gli utenti e Gestisci planning di tutti gli utenti abilitati.
- Accesso in visualizzazione — numero di settimane nel passato in cui questi ruoli possono vedere i planning.
- Accesso in modifica — numero di settimane nel passato in cui questi ruoli possono modificare i planning.
Regole di configurazione
- Sia l’intervallo di visualizzazione che quello di modifica possono essere impostati da 0 a 52 settimane.
- Impostando il valore su 0 si disabilita completamente l’accesso ai planning passati per quel gruppo di ruoli.
- L’intervallo di modifica non può superare quello di visualizzazione: gli utenti devono poter vedere un planning prima di poterlo modificare.
- Il valore predefinito è 1 settimana sia per la visualizzazione che per la modifica. Le aziende che non modificano nulla mantengono questo valore.
Dopo aver apportato le modifiche, clicca su Salva per applicarle. Clicca su Reimposta per annullare le modifiche non salvate.
⚠️ Importante: Chi può agire sui planning di chi dipende comunque dal ruolo dell’utente (amministratore globale, amministratore d’ufficio, manager, group manager, line manager) o dai permessi del ruolo personalizzato. Le impostazioni sui planning passati definiscono solo l’intervallo temporale di accesso — non quali planning ogni ruolo può raggiungere.
4. Stati di pianificazione
Gli stati di pianificazione definiscono le opzioni che gli utenti possono scegliere quando pianificano la loro settimana lavorativa — ad esempio, Ufficio, Lavoro da remoto, Assente o Trasferta di lavoro. Puoi personalizzare questi stati per riflettere il modo in cui lavora la tua organizzazione.
Proprietà degli stati
Ogni stato di pianificazione ha le seguenti proprietà:
- Tipo di stato — seleziona un tipo predefinito (Ufficio, Lavoro da remoto, Assente, Trasferta di lavoro) oppure scegli Personalizzato per crearne uno tuo.
- Nome visualizzato personalizzato — opzionalmente imposta un nome personalizzato che gli utenti vedranno al posto dell’etichetta predefinita. Nota: gli stati di pianificazione predefiniti sono tradotti automaticamente, ma aggiungendo un nome personalizzato la traduzione automatica viene rimossa. Per gli stati personalizzati, il nome visualizzato è obbligatorio.
- Colore — scegli un colore per distinguere visivamente ogni stato nei planning e in Analytics.
- Attivo / Inattivo — scegli se lo stato è disponibile per gli utenti. Gli stati inattivi sono nascosti dalla vista di pianificazione.
Aggiungi uno stato di pianificazione
Clicca su + Aggiungi stato di pianificazione per creare una nuova voce. Il nuovo stato apparirà in fondo all’elenco. Seleziona un tipo di stato, aggiungi eventualmente un nome visualizzato personalizzato, scegli un colore e assicurati che il toggle sia su Attivo. Poi clicca su Salva.
Riordina gli stati
Gli stati di pianificazione vengono mostrati agli utenti nell’ordine che imposti qui. Usa le maniglie (⠿) a sinistra di ogni riga per trascinare e rilasciare gli stati nell’ordine che preferisci, poi clicca su Salva.
Elimina uno stato di pianificazione
Clicca sull’icona del cestino a destra della riga per eliminare uno stato. Se ci sono planning che usano quello stato, apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà di scegliere tra due azioni:
- Migra i planning esistenti su un altro stato di pianificazione, poi elimina quello attuale.
- Elimina subito — tutti i planning e i dati Analytics collegati a questo stato verranno rimossi definitivamente.
⚠️ Importante: Altro ufficio è uno stato predefinito che non può essere modificato o eliminato. Compare sotto lo stato Ufficio nell’app web.
5. Domande frequenti
Solo gli amministratori globali possono accedere e modificare le impostazioni Workforce. I ruoli personalizzati con i relativi permessi amministrativi possono accedere anch’essi a questa pagina.
Quando il planning mezza giornata viene disattivato, gli utenti non possono più creare nuovi planning mezza giornata. I planning mezza giornata già esistenti restano nel sistema ma verranno mostrati come voci a giornata intera finché le policy non saranno riviste.
No. L’intervallo di modifica non può andare più indietro rispetto a quello di visualizzazione. Gli utenti devono poter vedere un planning prima di poterlo modificare. Se imposti l’accesso in visualizzazione a un valore inferiore rispetto a quello di modifica, deskbird adeguerà automaticamente l’accesso in modifica per farli coincidere.
Imposta sia Accesso in visualizzazione che Accesso in modifica su 0 settimane per il gruppo di ruoli interessato, poi clicca su Salva. Con questa impostazione, gli utenti di quel gruppo non potranno visualizzare né modificare alcun planning passato.
Disattivare uno stato lo nasconde dalla vista di pianificazione, quindi gli utenti non possono più selezionarlo, ma i planning e i dati Analytics che lo utilizzano vengono mantenuti. Eliminare uno stato lo rimuove definitivamente — e a seconda dell’opzione scelta, migra i planning esistenti su un altro stato oppure li elimina insieme ai relativi dati Analytics.
Gli stati predefiniti (Ufficio, Lavoro da mobile, Assente, Trasferta) includono traduzioni già pronte per tutte le lingue supportate. Quando aggiungi un nome personalizzato, deskbird lo considera come l'etichetta preferita dalla tua organizzazione e la mostra a tutti gli utenti in tutte le lingue, senza tradurla.