Con le Politiche di lavoro ibrido, deskbird elimina la necessità di calcolare manualmente e con fatica quanti giorni i dipendenti sono stati in ufficio o a casa. La presenza dei dipendenti viene tracciata automaticamente, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori umani, così i manager possono concentrarsi su altre attività. Impostando un numero minimo o massimo di giorni di lavoro da casa o in ufficio, incoraggi i dipendenti a pianificare la propria settimana in autonomia, fornendo comunque un quadro chiaro.
- Crea una politica
- Modifica / elimina politiche esistenti
- Cosa vedono manager / dipendenti?
- Domande frequenti
1. Crea una politica
💡 Nota: Solo gli amministratori globali possono creare o modificare le Politiche di lavoro ibrido.
Imposta le regole per una politica
Quando crei una politica, definisci come ci si aspetta che i dipendenti lavorino:
- Giorni in sede: Imposta il numero minimo o richiesto di giorni in cui i dipendenti devono lavorare dall’ufficio.
- Giorni da remoto: Definisci quanti giorni di lavoro da remoto sono consentiti.
- Intervallo flessibile: Permetti ai dipendenti di scegliere i giorni in ufficio entro un minimo e un massimo stabiliti.
- Durata: Scegli se la politica si applica su base settimanale, mensile o annuale.
Puoi anche definire giorni fissi in ufficio per favorire la collaborazione e ottimizzare l’uso degli spazi.
Assegna utenti e gruppi a una politica
Assegna a gruppi di utenti o singoli individui
- Applica le politiche a gruppi di utenti (ad es. dipartimenti o team).
- Crea gruppi manualmente, tramite HRIS o tramite SCIM.
- Aggiungi eccezioni per utenti specifici all’interno di un gruppo.
Assegna a tutta l’azienda
- Applica una singola politica a livello aziendale.
- Usa le eccezioni per escludere utenti specifici dalla politica aziendale.
Imposta la data di attivazione
Decidi quando la politica deve entrare in vigore:
- Immediatamente
- All’inizio del prossimo mese
- In una data personalizzata
Scegli un flusso di approvazione
Puoi decidere se il piano settimanale dei dipendenti richiede l’approvazione del manager.
- Nessuna approvazione: La presenza viene tracciata automaticamente.
- Approvazione richiesta: I manager revisionano e approvano i piani dei dipendenti.
Configura impostazioni personalizzate degli stati
Non tutti i tipi di stato sono chiaramente "Ufficio" o "Remoto". Gli amministratori possono decidere come conteggiare altri stati (ad es. Trasferta, Formazione).
Per farlo:
- Vai alla scheda Politiche di lavoro ibrido.
- Clicca su "Impostazioni stato personalizzato".
- Decidi se ogni stato deve essere conteggiato come presenza in sede o da remoto.
💡 Hai bisogno di nuovi stati o stati personalizzati? Contatta il nostro team a support@deskbird.com per richiedere modifiche.
Scarica un report della politica
Gli amministratori possono scaricare un report Excel per monitorare la conformità a una politica attiva. Il report è disponibile solo se:
- La politica ha una regola settimanale.
- Almeno un utente è assegnato.
- La politica è già attiva.
I report ti aiutano a monitorare chi rispetta le regole e a individuare tendenze tra lavoro da remoto e in sede.
2. Modifica / elimina politiche esistenti
Modifica una politica
- Politiche attive: Puoi modificare solo il nome della politica e gli utenti assegnati.
- Politiche programmate (future): Puoi modificare tutte le impostazioni, incluse regole e giorni fissi.
Elimina una politica
Puoi eliminare una politica in qualsiasi momento. L’eliminazione la rimuoverà da tutti i dipendenti assegnati e non potrà essere annullata.
3. Cosa vedono manager / dipendenti?
Vista manager
I manager hanno accesso alla scheda Il tuo team in deskbird:
- Visualizza la presenza di tutti i membri del team in un unico posto.
- Approva o rifiuta le richieste di giorni lavorativi dei dipendenti.
- Monitora chi sta seguendo la propria politica di lavoro ibrido.
Questo permette una migliore pianificazione e coordinamento del team.
💡 La scheda Il tuo team viene visualizzata solo se la persona ha collaboratori diretti assegnati, in base alle relazioni manageriali.
Vista dipendente
Con approvazione del manager
- I dipendenti inviano una richiesta per i propri giorni lavorativi.
- I manager approvano o rifiutano la richiesta.
- Se approvata, lo stato viene confermato.
- Se rifiutata, il dipendente riceve un’email e lo stato viene segnato come rifiutato.
Senza approvazione del manager
- Non è necessaria alcuna approvazione — la presenza viene confermata immediatamente.
I dipendenti possono vedere in qualsiasi momento il proprio stato di conformità dal feed di deskbird (web o mobile).
Se alcuni giorni della settimana sono designati come giorni in ufficio secondo una regola ibrida (ad es. lunedì e venerdì), il sistema li considera come giorni fissi di presenza in ufficio. Se in uno di questi giorni viene inserito uno stato diverso, il sistema lo segnalerà e mostrerà un avviso. Un simbolo 💡 evidenzia i giorni in cui l’utente non rispetta i giorni d’ufficio definiti.
4. Domande frequenti
La scheda Il tuo team appare solo se sei assegnato come manager di persone coperte da una politica di lavoro ibrido che richiede approvazione. Se non è attivo alcun flusso di approvazione o non hai collaboratori diretti assegnati, la scheda non verrà visualizzata. Puoi configurare le relazioni manageriali in Admin Gestione utenti Relazioni manageriali.
No. Le prenotazioni esistenti non vengono modificate se una richiesta di pianificazione viene rifiutata. Il flusso di approvazione si applica solo agli stati e alla pianificazione settimanale, non alle singole prenotazioni di risorse. Se una richiesta viene rifiutata, il dipendente deve modificare la propria pianificazione e inviare una nuova richiesta. Una volta che il manager approva la richiesta aggiornata, le stesse prenotazioni continueranno a valere.
No. Ogni utente può essere assegnato solo a una politica di lavoro ibrido attiva alla volta. Se un utente fa parte di un gruppo che ha già una politica, puoi usare le eccezioni per escluderlo e assegnargli una politica diversa individualmente.
Se un dipendente viene spostato in un altro gruppo di utenti che ha una propria politica di lavoro ibrido, verrà applicata automaticamente la politica del nuovo gruppo. Se il nuovo gruppo non ha una politica, il dipendente non sarà più coperto da alcuna politica di lavoro ibrido a meno che non ne venga assegnata una individualmente o non sia attiva una politica aziendale.
No. Per le policy attive puoi solo modificare il nome della policy e gli utenti assegnati. Se hai bisogno di cambiare le regole (ad esempio il numero di giorni richiesti o i giorni fissi in ufficio), dovrai creare una nuova policy con le regole aggiornate e assegnarla agli utenti interessati. Le policy programmate (future) possono invece essere modificate completamente fino alla data di attivazione.