Con le Politiche di lavoro ibrido, deskbird elimina la necessità di calcolare manualmente e con fatica quanti giorni i dipendenti sono stati in ufficio o a casa. La presenza viene tracciata automaticamente, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori umani, così i manager possono concentrarsi su altre attività. Quando imposti un numero minimo o massimo di giorni di lavoro da casa o in ufficio, incoraggi i dipendenti a pianificare la loro settimana in autonomia, fornendo comunque un quadro chiaro.
- Crea una policy
- Modifica / elimina le policy esistenti
- Cosa vedono manager / dipendenti?
- Domande frequenti
1. Crea una policy
💡 Nota: Solo gli admin globali possono creare o modificare le Politiche di lavoro ibrido.
Imposta le regole di una policy
Quando crei una policy, definisci come ci si aspetta che i dipendenti lavorino:
- Giorni in sede: Imposta il numero minimo o richiesto di giorni in cui i dipendenti devono lavorare dall’ufficio.
- Giorni da remoto: Definisci quanti giorni di lavoro da remoto sono consentiti.
- Intervallo flessibile: Lascia che i dipendenti scelgano i giorni in ufficio entro un minimo e un massimo stabiliti.
- Durata: Scegli se la policy si applica su base settimanale, mensile o annuale.
⚠️ Importante per le policy annuali: I dati di presenza vengono anonimizzati dopo un periodo definito. L’impostazione predefinita è 180 giorni ed è quella consigliata: i dati personali di presenza vengono conservati solo per il tempo normalmente necessario. I dati stessi non vengono eliminati, ma il collegamento all’utente viene rimosso.
Una policy annuale ha bisogno di un anno intero di dati collegati all’utente per essere conteggiata correttamente. Con il periodo consigliato di 180 giorni, i giorni della prima metà dell’anno vengono esclusi dal conteggio man mano che l’anno avanza.
Se vuoi applicare una policy annuale, il periodo di anonimizzazione deve essere esteso ad almeno 366 giorni. Prima di richiedere questa modifica, verifica con il tuo responsabile della protezione dei dati o con chi si occupa della conservazione dei dati nella tua organizzazione se puoi conservare i dati personali di presenza per quel periodo — mantenere i dati più a lungo rispetto all’impostazione predefinita è una decisione che deve essere presa consapevolmente dalla tua organizzazione. Una volta chiarito questo aspetto, contatta support@deskbird.com per modificare il periodo. La modifica non è retroattiva: i collegamenti utente già anonimizzati non possono essere ripristinati.
Puoi anche definire giorni fissi in ufficio per favorire la collaborazione e ottimizzare l’uso degli spazi.
Assegna utenti e gruppi a una policy
Assegna a gruppi di utenti o singoli
- Applica le policy a gruppi di utenti (ad esempio dipartimenti o team).
- Crea gruppi manualmente, tramite HRIS o tramite SCIM.
- Aggiungi eccezioni per utenti specifici all’interno di un gruppo.
Assegna a tutta l’azienda
- Applica una singola policy a livello aziendale.
- Usa le eccezioni per escludere utenti specifici dalla policy aziendale.
Imposta la data di attivazione
Decidi quando la policy deve entrare in vigore:
- Immediatamente
- All’inizio del prossimo mese
- In una data personalizzata
Scegli un flusso di approvazione
Puoi decidere se il piano settimanale dei dipendenti richiede l’approvazione del manager.
- Nessuna approvazione: La presenza viene tracciata automaticamente.
- Richiesta approvazione: I manager revisionano e approvano i piani dei dipendenti.
Configura impostazioni personalizzate degli status
Non tutti i tipi di status sono chiaramente "Ufficio" o "Remoto". Puoi decidere come conteggiare altri status (ad esempio, Trasferta, Formazione).
Per farlo:
- Vai alla scheda Politiche di lavoro ibrido.
- Clicca su "Impostazioni status personalizzati".
- Decidi se ogni status deve essere conteggiato come presenza in sede o da remoto.
💡 Hai bisogno di nuovi status o di status personalizzati? Contatta il nostro team a support@deskbird.com per richiedere modifiche.
Scarica un report della policy
Puoi scaricare un report Excel per monitorare la conformità a una policy attiva. Il report è disponibile solo se:
- La policy ha una regola settimanale.
- Almeno un utente è assegnato.
- La policy è già attiva.
I report ti aiutano a monitorare quali dipendenti rispettano le regole e a individuare tendenze tra lavoro da remoto e in sede.
2. Modifica / elimina le policy esistenti
Modifica una policy
- Policy attive: Puoi modificare solo il nome della policy e gli utenti assegnati.
- Policy programmate (future): Puoi modificare tutte le impostazioni, incluse regole e giorni fissi.
Elimina una policy
Puoi eliminare una policy in qualsiasi momento. L’eliminazione la rimuoverà da tutti i dipendenti assegnati e non potrà essere annullata.
3. Cosa vedono manager / dipendenti?
Vista manager
I manager hanno accesso alla scheda Il tuo team in deskbird:
- Visualizza la presenza di tutti i membri del team in un unico posto.
- Approva o rifiuta le richieste di giorni lavorativi dei dipendenti.
- Monitora chi sta seguendo la propria policy di lavoro ibrido.
Questo permette una migliore pianificazione e coordinazione del team.
💡 La scheda Il tuo team viene visualizzata solo se la persona ha dei report diretti assegnati, in base alle relazioni manageriali.
Vista dipendente
Con approvazione del manager
- I dipendenti inviano una richiesta per i loro giorni lavorativi.
- I manager approvano o rifiutano la richiesta.
- Se approvata, lo status viene confermato.
- Se rifiutata, il dipendente riceve un’email e lo status viene segnato come rifiutato.
Senza approvazione del manager
- Non serve approvazione — la presenza viene confermata subito.
I dipendenti possono vedere in qualsiasi momento il loro stato di conformità dal feed di deskbird (web o mobile).
Se alcuni giorni della settimana sono designati come giorni in ufficio secondo una regola ibrida (ad esempio, lunedì e venerdì), il sistema li considera come giorni fissi di presenza in ufficio. Se in uno di questi giorni viene inserito uno status diverso, il sistema lo segnalerà e mostrerà un avviso. Un simbolo 💡 evidenzia i giorni in cui l’utente non rispetta i giorni di presenza in ufficio definiti.
4. Domande frequenti
La scheda Il tuo team appare solo per gli utenti assegnati come manager di persone coperte da una politica di lavoro ibrido che richiede approvazione. Se non è attivo alcun flusso di approvazione o non sono assegnati report diretti, la scheda non verrà visualizzata. Puoi configurare le relazioni manageriali in Admin > Gestione utenti > Relazioni manageriali.
No. Le prenotazioni già esistenti non vengono modificate se una richiesta di pianificazione viene rifiutata. Il flusso di approvazione si applica solo agli status e alla pianificazione settimanale, non alle singole prenotazioni di risorse. Se una richiesta viene rifiutata, il dipendente deve modificare la pianificazione e inviare una nuova richiesta. Una volta che il manager approva la richiesta aggiornata, le stesse prenotazioni continueranno a valere.
No. Ogni utente può essere assegnato solo a una policy di lavoro ibrido attiva alla volta. Se un utente fa parte di un gruppo che ha già una policy, puoi usare le eccezioni per escluderlo e assegnargli una policy diversa individualmente.
Se un dipendente viene spostato in un altro gruppo di utenti che ha una propria policy di lavoro ibrido, verrà applicata automaticamente la policy del nuovo gruppo. Se il nuovo gruppo non ha una policy, il dipendente non sarà più coperto da alcuna policy di lavoro ibrido, a meno che non ne venga assegnata una individualmente o sia attiva una policy aziendale.
No. Per le policy attive puoi modificare solo il nome della policy e gli utenti assegnati. Se devi cambiare le regole (ad esempio il numero di giorni richiesti o i giorni fissi in ufficio), dovrai creare una nuova policy con le regole aggiornate e assegnarla agli utenti interessati. Le policy programmate (future) possono essere modificate completamente prima della data di attivazione.
I dati di presenza vengono separati dall’utente dopo il periodo di anonimizzazione definito. L’impostazione predefinita e consigliata è di 180 giorni, quindi una policy annuale perde gradualmente i giorni più vecchi dal conteggio man mano che l’anno avanza. Per conteggiare un anno intero serve un periodo di anonimizzazione di almeno 366 giorni, il che significa che la tua organizzazione deve essere autorizzata a conservare i dati personali di presenza per tutto quel tempo. Una volta confermato internamente, il periodo può essere modificato su richiesta tramite support@deskbird.com. La modifica non è retroattiva.
Se sono disponibili esportazioni archiviate o dati recuperati tramite la Public API, l’utilizzo fino a oggi può essere calcolato esternamente a deskbird. Crea una policy temporanea che copra solo il residuo di giorni disponibili o richiesti per il resto dell’anno, e torna alla policy annuale standard al prossimo inizio anno.
Senza una copia storica, non è possibile ricostruire l’utilizzo esatto per utente. In questo caso, una policy mensile o settimanale è l’opzione più affidabile per il resto dell’anno.
Esportazioni regolari da Workforce analytics (ad esempio trimestrali) o un’estrazione ricorrente tramite la Public API funzionano bene come archivio e tracciamento. Tieni presente che queste esportazioni non vengono reinserite nel conteggio delle policy di lavoro ibrido, quindi non sostituiscono un periodo di anonimizzazione sufficientemente lungo.