Con le Politiche di lavoro ibrido, deskbird elimina la necessità di calcoli manuali e dispendiosi in termini di tempo su quanti giorni i dipendenti sono stati in ufficio o a casa.
Con questa funzione, la presenza dei dipendenti viene tracciata automaticamente. La gestione delle politiche di presenza risparmia tempo e minimizza gli errori umani, permettendo ai manager di concentrarsi su altri compiti.
Inoltre, quando si impostano giorni minimi o massimi per lavorare da casa o venire in ufficio, si incoraggiano i dipendenti a pianificare la loro settimana in autonomia fornendo al contempo un quadro chiaro.
1. Come Creare una Politica di Lavoro Ibrido
💡 Nota: Solo gli amministratori globali possono creare o modificare le Politiche di lavoro ibrido.
Imposta Regole per una Politica
Quando crei una politica, definisci come ci si aspetta che i dipendenti lavorino:
- Giorni in sede: Imposta i giorni minimi o richiesti in cui i dipendenti devono lavorare dall'ufficio.
- Giorni remoti: Definisci quanti giorni remoti sono consentiti.
- Intervallo flessibile: Lascia che i dipendenti scelgano i loro giorni in ufficio entro un minimo e un massimo definiti.
- Durata: Scegli se la politica si applica su base settimanale, mensile o annuale.
Puoi anche definire giorni fissi in ufficio per garantire la collaborazione e ottimizzare l'uso degli spazi di lavoro.
Assegna Utenti e Gruppi a una Politica
Le assegnazioni delle politiche di lavoro ibrido possono essere configurate come segue
Assegna a gruppi di utenti o individui
- Applica politiche a gruppi di utenti (ad es. dipartimenti o team).
- Configura gruppi manualmente, tramite HRIS o attraverso SCIM.
- Aggiungi esenzioni per utenti specifici in un gruppo.
Assegna all'intera azienda
- Applica una singola politica a livello aziendale.
- Usa esenzioni per escludere utenti specifici dalla politica aziendale.
Imposta Data di Attivazione
Decidi quando la politica dovrebbe entrare in vigore:
- Immediatamente
- All'inizio del mese prossimo
- In una data personalizzata
Scegli un Flusso di Approvazione
Puoi decidere se il programma settimanale dei dipendenti richiede l'approvazione del manager.
- Nessuna approvazione: La presenza viene tracciata automaticamente.
- Approvazione richiesta: I manager esaminano e approvano i programmi dei dipendenti.
Configura Impostazioni di Stato Personalizzate
Non tutti i tipi di stato sono chiaramente "Ufficio" o "Remoto". Gli amministratori possono definire come vengono conteggiati altri stati (ad es., Viaggio di lavoro, Formazione).
Per fare ciò:
- Vai alla scheda Politiche di lavoro ibrido.
- Clicca su "Impostazioni di Stato Personalizzate".
- Decidi se ogni stato deve essere considerato come in sede o remoto.
💡 Hai bisogno di nuovi stati o stati personalizzati? Contatta il nostro team a support@deskbird.com per apportare modifiche.
Scarica un Rapporto sulla Politica
Gli amministratori possono scaricare un rapporto Excel per monitorare la conformità a una politica attiva. Il rapporto è disponibile solo se:
- La politica ha una regola settimanale.
- Almeno un utente è assegnato.
- La politica è già attiva.
I rapporti ti aiutano a monitorare quali dipendenti seguono le regole e a individuare tendenze nel lavoro remoto rispetto a quello in sede.
2. Modifica una Politica
- Per le politiche attive: Puoi modificare solo il nome della politica e gli utenti assegnati.
- Per le politiche programmate (future): Puoi modificare tutte le impostazioni, comprese le regole e i giorni fissi.
Elimina una Politica
Puoi eliminare una politica in qualsiasi momento. Eliminandola, verrà rimossa da tutti i dipendenti assegnati e non potrà essere annullata.
3. Cosa vedono i manager/gli utenti?
Cosa Vedono i Manager?
I manager hanno accesso a una Vista del Team in deskbird:
- Visualizza la presenza di tutti i membri del team in un unico posto.
- Approva o rifiuta le richieste di giorni lavorativi dei dipendenti.
- Monitora chi sta seguendo la loro politica di lavoro ibrido.
Questo consente una migliore pianificazione e coordinazione del team.
💡 La scheda Il tuo team viene visualizzata solo se la persona ha rapporti diretti assegnati, basati su relazioni manageriali.
Cosa Vedono i Dipendenti?
Con Approvazione del Manager
- I dipendenti inviano una richiesta per i loro giorni lavorativi.
- I manager approvano o rifiutano la richiesta.
- Se approvata, lo stato è confermato.
- Se rifiutata, il dipendente riceve un'email e lo stato è rifiutato.
Senza Approvazione del Manager
- Non è necessaria alcuna approvazione — la presenza è confermata immediatamente.
I dipendenti possono visualizzare il loro stato di conformità in qualsiasi momento dal feed di deskbird (web o mobile).
Se determinati giorni della settimana sono designati come giorni in ufficio secondo una regola ibrida (ad esempio, lunedì e venerdì), il sistema li tratta come giorni fissi di presenza in ufficio. Se in uno di questi giorni viene inserito uno stato diverso, il sistema lo segnalerà e mostrerà un avviso. Un simbolo di lampadina 💡 evidenzia i giorni in cui l'utente non segue i giorni in ufficio definiti.