Pianifica la tua settimana

deskbird rende facile pianificare dove lavorare ogni giorno. Che sia in ufficio, da remoto o altrove, puoi impostare il tuo stato manualmente o automatizzare la tua pianificazione con le preferenze settimanali.

1. Pianifica manualmente
2. Planning mezza giornata
3. Pianifica usando le preferenze settimanali
4. Prenotazione automatica
5. Pianifica per un altro utente
6. Personalizza gli stati di pianificazione
7. Segui i colleghi

1. Pianifica manualmente

Se la tua azienda ha attivato il componente aggiuntivo Schedule, puoi aggiornare il tuo stato giornaliero direttamente dal Feed personale. Puoi anche utilizzare la scheda Colleghi per pianificare il tuo lavoro. Da lì, puoi modificare la pianificazione fino a una settimana nel passato.

• Vai alla scheda Schedule. Si apre automaticamente al login.
• Clicca su qualsiasi giorno—ad esempio Oggi o Domani.
• Seleziona lo stato che preferisci:
  • Ufficio
  • Lavoro da remoto
  • Assente
  • Viaggio di lavoro
  • Ferie

🔧 Nota: Queste opzioni possono essere personalizzate dalla tua azienda. Se il componente aggiuntivo Desks è attivo, selezionando Ufficio ti verrà chiesto di prenotare una scrivania per quel giorno.

2. Planning mezza giornata

Il Planning mezza giornata offre agli utenti la flessibilità di pianificare la giornata in modo più preciso, permettendo di selezionare solo la prima o la seconda metà della giornata per il proprio stato e per la prenotazione dei desks. Questa funzione assicura anche che le politiche di lavoro ibrido e i report si adattino di conseguenza. Una volta attivata, gli utenti possono selezionare due stati nello stesso giorno—“Prima metà” e “Seconda metà”. Se un utente prenota un desk solo per una metà della giornata, il suo stato verrà aggiornato automaticamente. Questo si sincronizza con le posizioni di lavoro del calendario e le prenotazioni dei desks, così gli utenti avranno sempre lo stato e le prenotazioni corrette.

• Opzioni stato mezza giornata: Attiva "Mezza giornata" quando crei una pianificazione
• Politiche di lavoro ibrido: Definisci se le mezze giornate valgono 0,5, 1 o sono escluse dalle politiche.
• Aggiornamento Analytics: I dashboard Workforce ora includono i dati delle mezze giornate, con l’opzione per mostrare/nascondere queste voci.
• Sincronizzazione del calendario: Gli stati di mezza giornata sono sincronizzati con le posizioni di lavoro del calendario.
• Mobile Ready: Completamente supportato su iOS e Android.

Configurazione

Gli amministratori possono attivare o disattivare il planning mezza giornata per tutti gli utenti in deskbird tramite Admin > Workforce > Impostazioni Workforce. Una volta attivato:

• Definisci l'orario di metà giornata (es. 13:00) in Admin > Workspace > Impostazioni dell'ufficio.
• Questo orario determina come viene divisa la giornata e influenzerà i periodi di prenotazione e il monitoraggio delle presenze.

💡 La sincronizzazione HRIS per la mezza giornata è supportata per Personio e HiBob. Altri provider saranno aggiunti in futuro.

3. Pianifica usando le preferenze settimanali

La funzione Preferenze settimanali ti permette di impostare automaticamente la tua pianificazione settimanale in base alle tue abitudini ricorrenti.

💡 Questa funzione è disponibile a partire dal piano Desks Business, oppure con i piani Workforce Business & Enterprise.

• Clicca sulla tua foto profilo o sulle iniziali in basso a sinistra.
• Seleziona Le tue preferenze.
• Scegli il tuo stato per ogni giorno della settimana (da lunedì a venerdì).
• Clicca su Salva per applicare le tue preferenze.

🛠️ Puoi modificare le tue preferenze in qualsiasi momento.
🚫 Attualmente, sabato e domenica non sono supportati.

Il sistema pianifica inizialmente fino a 2 mesi in anticipo; dopo la configurazione iniziale, la pianificazione si aggiorna automaticamente ogni mese, eliminando il mese più vecchio e aggiungendo quello nuovo, così la pianificazione resta sempre aggiornata mese dopo mese.

⚠️ A causa di limitazioni di Microsoft e Google, lo stato di pianificazione delle preferenze settimanali non viene sincronizzato con il calendario collegato.

4. Prenotazione automatica

Prenotazione automatica elimina le azioni ripetitive di prenotazione sincronizzando le preferenze settimanali con il tempo massimo di anticipo consentito.

Gli amministratori possono attivare questa funzione in Admin > Desks, parcheggi & altri: Impostazioni prenotazione > Prenotazione automatica, dove possono scegliere se gli utenti possono attivare l’automazione per desks e parcheggi.

Gli utenti trovano le proprie impostazioni in Foto profilo/iniziali > Le tue preferenze: Prenotazione automatica, dove possono attivare desks o parcheggi. La logica di prenotazione segue un ordine di priorità: prima vengono prenotati gli spazi assegnati, poi i preferiti, poi le risorse, zone e piani usati più spesso, e infine una scelta casuale. Le richieste oltre il tempo massimo di anticipo dell’utente vengono rimandate e processate automaticamente alla data successiva disponibile.

💡 Disattivare la prenotazione automatica non influirà sulle prenotazioni già effettuate.

💡 Le prenotazioni future vengono generate man mano che ogni ufficio viene processato e, poiché gli uffici sono distribuiti uniformemente durante la giornata, le prenotazioni appariranno gradualmente—quindi se qualcosa sembra mancare all’inizio, potrebbe semplicemente essere aggiunto più tardi, una volta completata l’elaborazione di quell’ufficio.

5. Pianifica per un altro utente

Amministratori e manager possono pianificare la settimana lavorativa per altri utenti, sia singoli che gruppi. Questo aiuta a coordinare la presenza del team e ad allineare le presenze alle esigenze aziendali.

• Vai alla sezione Schedule e seleziona la scheda Colleghi accanto a Feed personale.
• Dal menu a tendina, seleziona Tutti, Seguiti o un gruppo.
• Selezionando si apre la loro pianificazione. Ora puoi scegliere stati come Ufficio, Lavoro da remoto o Viaggio di lavoro per ogni giorno.
• Clicca su Salva per confermare. Se le notifiche sono attive, i membri del team riceveranno una mail.
• Facoltativamente, aggiungi una nota prima di salvare per fornire un contesto.

📣 Questa funzione è particolarmente utile per i team leader e i responsabili che vogliono pianificare in modo proattivo per i propri team.

6. Personalizza le opzioni/gli stati di pianificazione

Le opzioni di pianificazione definiscono gli stati che gli utenti possono scegliere quando pianificano la loro settimana lavorativa (es. Ufficio, Lavoro da remoto, Assente, Viaggio di lavoro). Puoi personalizzare queste opzioni per riflettere il modo in cui lavora la tua organizzazione.

Per gestire le opzioni di pianificazione, vai su Admin > Workforce > Impostazioni Workforce.

Ogni opzione di pianificazione ha le seguenti proprietà:

• Tipo di stato — Seleziona un tipo predefinito (es. Ufficio, Lavoro da remoto, Assente, Viaggio di lavoro) oppure scegli Personalizzato per crearne uno tuo.
• Nome visualizzato personalizzato — Facoltativamente imposta un nome personalizzato che gli utenti vedranno al posto dell’etichetta predefinita. Nota: le opzioni di pianificazione predefinite sono tradotte automaticamente, ma aggiungendo un nome personalizzato la traduzione automatica viene disattivata.
• Colore — Scegli un colore per distinguere visivamente ogni opzione nelle pianificazioni e negli analytics.
• Attivo / Inattivo — Attiva o disattiva la disponibilità dell’opzione per gli utenti. Le opzioni inattive sono nascoste dalla vista di pianificazione.

Aggiungi un’opzione di pianificazione: Clicca su + Aggiungi opzione di pianificazione per crearne una nuova. Apparirà in fondo all’elenco.

Riordina le opzioni: Le opzioni di pianificazione vengono mostrate agli utenti nell’ordine che imposti qui. Usa le maniglie (⠿) a sinistra di ogni riga per trascinare e ordinare le opzioni come preferisci.

Elimina un’opzione di pianificazione: Clicca sull’icona del cestino a destra della riga per eliminare un’opzione. Se ci sono pianificazioni che la utilizzano, apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà di scegliere tra due azioni:

• Migra le pianificazioni su un’altra opzione, poi elimina quella attuale.
• Elimina subito — tutte le pianificazioni e gli analytics collegati a questa opzione saranno rimossi definitivamente.

⚠️ "Altro ufficio" è un’opzione predefinita che non può essere modificata o eliminata. Appare sotto l’opzione Ufficio nell’app web.

Una volta apportate le modifiche, clicca su Salva per applicarle. Clicca su Reimposta per annullare le modifiche non salvate.

7. Segui i colleghi

Vuoi sapere quando i tuoi colleghi preferiti sono in ufficio o lavorano da remoto così puoi organizzarti di conseguenza? La funzione Segui i colleghi mostra a colpo d’occhio le loro pianificazioni.

• Clicca su qualsiasi giorno nel tuo Feed personale.
• Un pannello laterale mostra chi è programmato per essere in ufficio.
• Se non segui ancora nessuno, clicca su Segui i colleghi per iniziare.
• Clicca sulla ⭐ accanto a un nome per seguirlo. Una stella viola indica che lo stai seguendo.
• Usa i filtri per cercare per funzione in ufficio (es. Primo soccorritore, Addetto antincendio).
• Passa tra le schede Tutti o Seguiti.

Puoi anche passare alla scheda Colleghi accanto al tuo Feed personale per una visualizzazione settimanale delle loro pianificazioni.

🖼️ Consiglio: Aggiungi una foto profilo per rendere il tuo feed più facile da consultare.

💡 Nota: In base alle impostazioni di privacy della tua azienda, alcuni colleghi potrebbero non essere visibili.