deskbird ti permette di creare eventi in ufficio direttamente dalla tua vista Pianifica, invitare colleghi e vedere chi ha intenzione di partecipare — aiutandoti a riunire le persone e favorire la collaborazione in ufficio.
1. Crea un evento
⚠️ I permessi per creare eventi dipendono dalle impostazioni della tua azienda. Per impostazione predefinita, solo gli Admin possono creare eventi. Il tuo Admin può anche concedere questa possibilità ai Manager o a singoli utenti. Se non vedi l'opzione per creare un evento, contatta il tuo Admin.
Per creare un evento dalla tua vista personale Pianifica:
- Vai alla scheda Pianifica.
- Sotto il calendario, trova la sezione Visualizza tutti i prossimi eventi e clicca sull'icona ➕ accanto ad essa.
- Compila il modulo dell'evento:
- Nome dell'evento ed emoji opzionale
- Data e ora
- Luogo
- Descrizione (opzionale)
- Impostazioni RSVP e, se vuoi, il numero massimo di partecipanti
- Notifica tutti gli utenti via email, per inviare agli invitati un invito tramite email
- Clicca su Pubblica evento per condividerlo con gli invitati.
💡 Se imposti un numero massimo di partecipanti, non potrai modificarlo dopo la pubblicazione dell'evento. Una volta raggiunto il limite, le iscrizioni aggiuntive verranno automaticamente inserite in lista d'attesa.
⚠️ Email dell'organizzatore: Se Notifica tutti gli utenti via email è disattivato, gli invitati non ricevono un invito via email, ma vedranno comunque l'evento nella loro scheda Pianifica. Come organizzatore, ricevi sempre una email di conferma con un invito per il calendario (file .ics), indipendentemente da questa impostazione.
2. Invita colleghi
Durante la creazione dell'evento, usa il campo Invitati per scegliere chi riceverà l'invito:
- Gruppi di utenti — invita un intero dipartimento o team in una volta sola
- Utenti — aggiungi colleghi specifici per nome
- Interi uffici — invita tutti gli assegnati a una determinata sede
I colleghi invitati vedranno l'evento evidenziato nella loro scheda Pianifica e potranno dare RSVP direttamente da lì. Se la sincronizzazione del calendario con Google o Microsoft è attiva, l'evento verrà aggiunto anche al loro calendario quando accettano.
💡 La creazione e la modifica degli eventi sono disponibili sull'app web e su Microsoft Teams. Sull'app mobile di deskbird puoi visualizzare e dare RSVP agli eventi, ma non puoi crearli o modificarli.
3. Modifica o elimina un evento
Per modificare un evento che hai creato:
- Apri l'evento dalla lista Visualizza tutti i prossimi eventi nella tua scheda Pianifica.
- Clicca su Modifica e aggiorna i dettagli come necessario.
- Salva le modifiche. Gli invitati che hanno ricevuto l'invito via email saranno avvisati delle modifiche tramite email.
Per eliminare un evento:
- Apri l'evento e clicca su Elimina.
- Conferma l'eliminazione. L'evento verrà rimosso dai Pianifica e dai calendari di tutti gli invitati.
⚠️ L'eliminazione di un evento non può essere annullata. Tutti gli RSVP e le voci di calendario associate all'evento verranno rimosse.