Gestione delle targhe

Desks Professional e superiori

La gestione delle targhe dei veicoli ti permette di raccogliere e mantenere aggiornati i veicoli che i tuoi dipendenti portano in ufficio, e di richiedere una targa per i parcheggi dove è necessario. Invece di gestire le targhe su fogli di calcolo, puoi applicare il requisito per ogni area, vedere a chi appartiene un veicolo in pochi secondi e fornire dati precisi al gestore del garage, al sistema di barriere o al team di sicurezza.

1. Prima di iniziare
2. Richiedere una targa per un parcheggio
3. Cosa vedono i dipendenti durante la prenotazione
4. Gestire le targhe per conto degli utenti
5. Importare ed esportare le targhe in blocco
6. Scoprire a chi appartiene una targa
7. Vedere le targhe nella lista delle prenotazioni ed esportarle
8. Domande frequenti

1. Prima di iniziare

Per chi è pensata?
La gestione delle targhe dei veicoli è disponibile nei piani Desks Professional ed Enterprise, sia su web che nell'app mobile. Gli Admin la configurano; i dipendenti salvano i loro veicoli e ne scelgono uno quando prenotano.

Ecco alcuni principi che guidano la configurazione:

• Le targhe sono salvate sul profilo utente, non sulle singole prenotazioni. Ogni dipendente può salvare diversi veicoli (targa e nome veicolo) e impostarne uno come predefinito.
• Il requisito si configura per ogni parcheggio. I dipendenti devono inserire la targa solo nelle aree dove attivi questa opzione. Tutti gli altri parcheggi restano invariati.
• Nell'app mobile, la sezione Veicoli nel profilo del dipendente è visibile a tutti. Su web, appare solo ai dipendenti che possono vedere almeno un parcheggio che richiede la targa. Chi ha già salvato un veicolo mantiene la sezione su web, così può visualizzarlo o rimuoverlo.
• La targa predefinita viene usata dalle automazioni. Prenotazione veloce e prenotazione automatica la applicano senza chiedere nulla, così le prenotazioni pianificate continuano a funzionare anche nelle aree dove la targa è obbligatoria.
• Una targa può essere associata a una sola prenotazione attiva del parcheggio alla volta.

2. Richiedere una targa per un parcheggio

Richiedi le targhe solo dove il tuo garage, sistema di barriere o team di sicurezza ne ha davvero bisogno.

1. Vai su Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi e seleziona l’ufficio interessato.
2. Apri il parcheggio che vuoi configurare.
3. Nella sezione Gestione delle targhe dei veicoli, attiva Richiedi una targa.
4. Salva le modifiche.

Da questo momento, chiunque prenoti un posto in quell’area dovrà confermare una targa, e la targa predefinita verrà usata per le prenotazioni automatiche.

⚠️ Nota: Il requisito riguarda solo le nuove prenotazioni. Le prenotazioni esistenti senza targa restano invariate.

💡 Suggerimento: Ripeti questa operazione per ogni area. Un garage sotterraneo con barriera può richiedere la targa, mentre un parcheggio scoperto può non richiederla.

💡 Suggerimento: Vuoi che i dipendenti salvino i loro veicoli prima di rendere obbligatorie le targhe? Attiva il requisito su un parcheggio visibile ai dipendenti. Anche un’area riservata va bene, purché non sia nascosta agli utenti senza accesso. Vedranno l’area e la sezione Veicoli su web, ma non potranno comunque prenotarla.

3. Cosa vedono i dipendenti durante la prenotazione

Conoscere il percorso dell’utente ti aiuta a rispondere alle domande dopo aver attivato il requisito. Il flusso è lo stesso su web e su app mobile.

• I parcheggi che richiedono la targa sono segnalati sulla mappa del piano e nel pannello di prenotazione avanzata, così i dipendenti vedono il requisito prima della conferma.
• I dipendenti salvano i loro veicoli nella sezione Veicoli del proprio profilo e ne impostano uno come predefinito. Possono aggiungere, modificare o eliminare veicoli in qualsiasi momento.
• Quando prenotano un posto in un’area dove la targa è obbligatoria, vedono il messaggio Questo parcheggio richiede una targa del veicolo e il loro veicolo predefinito è già selezionato nel campo Veicolo. Possono confermare, scegliere un altro veicolo salvato o aggiungere una nuova targa direttamente durante la prenotazione. Le nuove targhe vengono salvate automaticamente nel profilo.
• Prenotazione veloce e prenotazione automatica usano la targa predefinita senza passaggi aggiuntivi, così chi ha prenotazioni ricorrenti non viene interrotto.
• I manager e i group manager possono prenotare il parcheggio per le persone che gestiscono. Se il collega ha già salvato dei veicoli, chi prenota ne sceglie uno nel campo Veicolo. Se il collega non ne ha, un messaggio chiede di far aggiungere un veicolo dal dipendente o da un admin.

💡 Suggerimento: Quando attivi questa funzione, ricorda ai dipendenti di aggiornare la targa predefinita se usano un’auto a noleggio, di pool o aziendale. Altrimenti le prenotazioni automatiche risulteranno associate al veicolo sbagliato.

4. Gestire le targhe per conto degli utenti

Puoi gestire le targhe per i colleghi. È utile per i veicoli aziendali condivisi, per chi accede raramente al proprio profilo o se una targa è stata inserita in modo errato.

1. Vai su Admin > Gestione degli utenti: Utenti.
2. Seleziona l’utente che vuoi aggiornare.
3. Apri la sezione Veicoli.
4. Aggiungi, modifica o rimuovi una targa e imposta quella predefinita.

Le targhe sono visibili e modificabili anche nella scheda laterale dell’utente, così puoi correggere una targa senza uscire dalla vista in cui stai lavorando.

La lista utenti offre anche i filtri Con targa e Senza targa, e la barra di ricerca trova sia le targhe che i nomi. Usali per vedere chi deve ancora aggiungere un veicolo prima di attivare il requisito.

5. Importare ed esportare le targhe in blocco

Se hai già i dati dei veicoli altrove, ad esempio in una lista del gestore del garage, non serve inserire ogni targa a mano. Le targhe fanno parte della lista utenti, quindi puoi gestirle in blocco come gli altri dati utente.

Esportare le targhe:

1. Vai su Admin > Gestione degli utenti: Utenti.
2. Clicca su Esporta CSV.
3. Seleziona Esporta tutti gli utenti oppure Esporta utenti con filtri e ordinamento attuali per esportare solo i risultati filtrati.

Il file CSV include le targhe salvate per ogni utente. Scopri di più in Esportazioni.

Importare le targhe:

Aggiungi o aggiorna le targhe per molti utenti contemporaneamente caricando il file CSV modificato tramite l’upload utenti tramite CSV nella stessa pagina. Inserisci le targhe nella colonna Targhe e separa più targhe con un punto e virgola, ad esempio B ER 007; M UC 123. Per tutti i passaggi, vedi Aggiungere, aggiornare ed eliminare utenti con upload tramite CSV.

💡 Suggerimento: Esporta prima la lista utenti e usala come modello. Così la struttura delle colonne sarà già corretta per l’importazione.

6. Scoprire a chi appartiene una targa

Quando un’auto sconosciuta blocca un posto o un collega resta bloccato alla barriera, non serve più chiedere in giro.

1. Cerca la targa su deskbird.
2. Il veicolo corrispondente ti mostra a quale utente appartiene.
3. Da lì puoi vedere le prenotazioni del parcheggio di quella persona e contattarla.

Questo è il modo più veloce per rispondere alla domanda “di chi è questa macchina?” e per verificare se un veicolo in garage ha effettivamente una prenotazione valida per la giornata.

7. Vedere le targhe nella lista delle prenotazioni ed esportarle

La lista delle prenotazioni include una colonna Targa, così puoi vedere subito quali veicoli sono attesi nei tuoi parcheggi.

Quando esporti le prenotazioni tramite Admin > Prenotazioni > Esporta prenotazioni in .xlsx, il file contiene anche la targa e il nome veicolo per ogni prenotazione del parcheggio. In questo modo puoi fornire una lista giornaliera completa al gestore del garage o al team di sicurezza senza lavoro extra.

Usa entrambe le opzioni per controllare le prenotazioni del parcheggio in una data, individuare targhe mancanti o duplicate e condividere informazioni precise sui veicoli.

8. Domande frequenti