Le impostazioni di Visibilità e privacy in deskbird permettono agli amministratori di controllare quanto gli utenti e i gruppi possano vedersi tra loro all'interno della piattaforma e quanta parte della propria attività desiderano condividere. Configurare correttamente queste impostazioni aiuta a trovare il giusto equilibrio tra trasparenza per la collaborazione e privacy per i singoli dipendenti.
- Dove trovare Visibilità e privacy
- Impostazioni di visibilità
- Impostazioni di privacy
- Implicazioni sui ruoli principali del sistema
- Domande frequenti
1. Dove trovare Visibilità e privacy
Le impostazioni di Visibilità e privacy richiedono l’accesso come amministratore per essere configurate. Per accedervi, vai su Admin Gestione utenti Visibilità e privacy. Qualsiasi modifica apportata avrà effetto immediato dopo aver cliccato su Salva. Usa Reimposta per annullare le modifiche non salvate e tornare all’ultima configurazione salvata.
2. Impostazioni di visibilità
Le impostazioni di visibilità determinano quali utenti e gruppi sono visibili agli altri all’interno di deskbird. Ci sono due controlli separati: uno per gli utenti e uno per i gruppi.
Visibilità degli utenti
Questa impostazione controlla chi può trovare e vedere altri utenti in deskbird — ad esempio nei risultati di ricerca o sulla mappa dell’ufficio. Sono disponibili due opzioni:
- Tutti gli utenti (Consigliato) — Ogni utente dell’organizzazione può trovare e visualizzare tutti gli altri utenti. Questa è l’impostazione predefinita e consigliata per la maggior parte delle organizzazioni, poiché favorisce la collaborazione e la possibilità di trovare facilmente i colleghi.
- Solo utenti nei gruppi di cui fanno parte o che gestiscono — Gli utenti possono scoprire e vedere solo altri utenti che appartengono agli stessi gruppi. Questa opzione è utile per organizzazioni più grandi che desiderano limitare la visibilità tra dipartimenti per motivi di privacy o organizzativi.
Visibilità dei gruppi
Questa impostazione controlla quali gruppi sono visibili agli utenti in deskbird. Sono disponibili due opzioni:
- Tutti i gruppi — Tutti i gruppi esistenti sono visibili a tutti gli utenti.
- Solo gruppi di cui fanno parte o che gestiscono — Gli utenti possono vedere solo i gruppi a cui appartengono o che gestiscono.
⚠️ Se la visibilità degli utenti è limitata ai gruppi, l’impostazione di visibilità dei gruppi viene automaticamente bloccata su Solo gruppi di cui fanno parte o che gestiscono e non può essere modificata su Tutti i gruppi. Consentire la visibilità di tutti i gruppi esporrebbe indirettamente utenti al di fuori dell’ambito consentito, andando contro la restrizione impostata sulla visibilità degli utenti.
3. Impostazioni di privacy
Le impostazioni di privacy controllano se gli utenti possono avere profili privati e quale sia il tipo di profilo predefinito per i nuovi utenti.
Profili privati
Questa impostazione determina se gli utenti possono impostare il proprio profilo come privato:
- No (Consigliato) — I profili privati sono disabilitati. Tutti i profili utente sono sempre pubblici e le loro attività sono visibili agli altri in base ai permessi del ruolo. Gli utenti non possono cambiare il tipo di profilo. Questa è l’impostazione consigliata per la maggior parte dei team, poiché favorisce trasparenza e collaborazione.
- Sì — I profili privati sono abilitati. Gli utenti possono scegliere se impostare il proprio profilo come privato o lasciarlo pubblico. Se un altro utente vuole vedere le attività di un profilo privato, deve prima inviare una richiesta di follow — l’utente con profilo privato dovrà accettarla prima che orari e prenotazioni diventino visibili a quella persona.
Tipo di profilo predefinito
Questa impostazione è rilevante solo quando Profili privati è impostato su Sì. Definisce il tipo di profilo applicato di default ai nuovi utenti:
- Pubblico — I nuovi utenti iniziano con un profilo pubblico. Le loro attività sono visibili agli altri in base ai permessi del ruolo, senza necessità di richiesta di follow.
- Privato — I nuovi utenti iniziano con un profilo privato. Gli altri devono inviare una richiesta di follow che l’utente dovrà accettare prima di poter vedere orari e prenotazioni.
💡 Quando i profili privati sono abilitati, ogni utente può cambiare il proprio tipo di profilo in qualsiasi momento dalle impostazioni personali, indipendentemente dal valore predefinito impostato qui.
4. Implicazioni sui ruoli principali del sistema
Le politiche di visibilità e privacy configurate sopra influiscono direttamente su ciò che ogni ruolo principale del sistema può vedere e fare. La tabella seguente riassume le implicazioni per ciascun ruolo. Ci sono tre funzionalità chiave interessate:
- Visualizzare i profili utente — Possibilità di trovare un utente nella ricerca e vedere le sue informazioni di base, ad esempio nella pagina del profilo.
- Visualizzare le attività degli utenti — Possibilità di vedere orari e prenotazioni di un utente, ad esempio nella pagina del profilo.
- Gestire le attività degli utenti — Possibilità di modificare orari e prenotazioni per conto di un utente.
La tabella seguente riflette la configurazione più restrittiva (visibilità degli utenti limitata ai propri gruppi, profili privati abilitati con "Privato" come predefinito). Utilizzando le impostazioni consigliate (tutti gli utenti visibili, profili privati disabilitati), i ruoli di livello superiore avranno accesso più ampio.
| Ruolo principale | Visualizzare i profili utente | Visualizzare le attività degli utenti | Gestire le attività degli utenti |
|---|---|---|---|
| Utente | Utenti nei gruppi di cui fanno parte |
|
Nessun utente |
| Responsabile di gruppo |
|
|
Utenti nei gruppi che gestiscono e nei relativi sottogruppi |
| Manager | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
| Amministratore di sede | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
| Amministratore globale | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
⚠️ I ruoli di Manager, Amministratore di sede e Amministratore globale mantengono sempre piena visibilità e accesso alla gestione, indipendentemente dalle impostazioni di visibilità e privacy configurate.