Le impostazioni di Visibilità e privacy ti permettono di controllare quanto gli utenti e i gruppi possono vedersi tra loro all'interno della piattaforma e quanto delle proprie attività scelgono di condividere. Impostare correttamente queste opzioni aiuta a trovare il giusto equilibrio tra trasparenza per la collaborazione e privacy per i singoli dipendenti.
- Dove trovare Visibilità e privacy
- Impostazioni di visibilità
- Impostazioni di privacy
- Implicazioni sui ruoli principali del sistema
- Domande frequenti
1. Dove trovare Visibilità e privacy
Vai su Admin > Gestione utenti > Visibilità e privacy. Qualsiasi modifica viene applicata subito dopo aver cliccato su Salva. Usa Ripristina per annullare le modifiche non salvate e tornare all’ultima configurazione salvata.
2. Impostazioni di visibilità
Le impostazioni di visibilità determinano quali utenti e gruppi sono visibili agli altri all’interno di deskbird. Ci sono due controlli separati: uno per gli utenti e uno per i gruppi.
Visibilità degli utenti
Questa impostazione controlla chi può trovare e vedere altri utenti in deskbird — ad esempio nei risultati di ricerca o sulla mappa dell’ufficio. Ci sono due opzioni:
- Tutti gli utenti (Consigliato) — Ogni utente dell’organizzazione può trovare e vedere tutti gli altri utenti. Questa è l’impostazione predefinita e consigliata per la maggior parte delle organizzazioni, perché permette la migliore collaborazione e la funzione "trova un collega".
- Solo utenti nei gruppi di cui fanno parte o che gestiscono — Gli utenti possono scoprire e vedere solo altri utenti che appartengono agli stessi gruppi. Utile per organizzazioni più grandi che vogliono limitare la visibilità tra dipartimenti per motivi di privacy o organizzativi.
Visibilità dei gruppi
Questa impostazione controlla quali gruppi sono visibili agli utenti in deskbird. Ci sono due opzioni:
- Tutti i gruppi — Tutti i gruppi esistenti sono visibili a tutti gli utenti.
- Solo gruppi di cui fanno parte o che gestiscono — Gli utenti possono vedere solo i gruppi a cui appartengono o che gestiscono.
⚠️ Se la visibilità degli utenti è limitata ai gruppi, l’impostazione di visibilità dei gruppi viene automaticamente bloccata su Solo gruppi di cui fanno parte o che gestiscono e non può essere cambiata in Tutti i gruppi. Permettere la visibilità di tutti i gruppi esporrebbe indirettamente utenti al di fuori dell’ambito consentito, andando contro la restrizione sulla visibilità degli utenti.
3. Impostazioni di privacy
Le impostazioni di privacy controllano se gli utenti possono avere profili privati e quale tipo di profilo viene assegnato di default ai nuovi utenti.
Profili privati
Questa impostazione determina se gli utenti possono impostare il proprio profilo come privato:
- No (Consigliato) — I profili privati sono disabilitati. Tutti i profili utente sono sempre pubblici e le loro attività sono visibili agli altri in base ai permessi del ruolo. Gli utenti non possono cambiare il tipo di profilo. Questa è l’impostazione consigliata per la maggior parte dei team, perché favorisce trasparenza e collaborazione.
- Sì — I profili privati sono abilitati. Gli utenti possono scegliere se impostare il proprio profilo come privato o lasciarlo pubblico. Se un altro utente vuole vedere le attività di un utente con profilo privato, deve prima inviare una richiesta di follow — l’utente con profilo privato deve accettarla prima che orari e prenotazioni diventino visibili a quella persona.
Tipo di profilo predefinito
Questa impostazione è rilevante solo quando Profili privati è impostato su Sì. Definisce il tipo di profilo assegnato di default ai nuovi utenti:
- Pubblico — I nuovi utenti iniziano con un profilo pubblico. Le loro attività sono visibili agli altri in base ai permessi del ruolo, senza bisogno di richiesta di follow.
- Privato — I nuovi utenti iniziano con un profilo privato. Gli altri devono inviare una richiesta di follow che l’utente deve accettare prima di poter vedere orari e prenotazioni.
💡 Quando i profili privati sono abilitati, ogni utente può cambiare il proprio tipo di profilo in qualsiasi momento dalle impostazioni personali, indipendentemente dal valore predefinito impostato qui.
4. Implicazioni sui ruoli principali del sistema
Le politiche di visibilità e privacy configurate sopra influenzano direttamente ciò che ogni ruolo principale del sistema può vedere e fare. La tabella qui sotto riassume le implicazioni per ogni ruolo. Ci sono tre capacità chiave interessate:
- Visualizzare i profili utente — La possibilità di trovare un utente nella ricerca e vedere le sue informazioni di base, ad esempio nella pagina del profilo.
- Visualizzare le attività utente — La possibilità di vedere orari e prenotazioni di un utente, ad esempio nella pagina del profilo.
- Gestire le attività utente — La possibilità di modificare orari e prenotazioni per conto di un utente.
La tabella qui sotto riflette la configurazione più restrittiva (visibilità degli utenti limitata ai propri gruppi, profili privati abilitati con "Privato" come predefinito). Usando le impostazioni consigliate (tutti gli utenti visibili, profili privati disabilitati), i ruoli di livello superiore avranno accesso più ampio.
| Ruolo principale | Visualizzare i profili utente | Visualizzare le attività utente | Gestire le attività utente |
|---|---|---|---|
| Utente | Utenti nei gruppi di cui fanno parte |
|
Nessun utente |
| Responsabile di gruppo |
|
|
Utenti nei gruppi che gestiscono e nei relativi sottogruppi |
| Manager | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
| Amministratore di sede | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
| Amministratore globale | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti | Tutti gli utenti |
⚠️ I ruoli Manager, Amministratore di sede e Amministratore globale hanno sempre piena visibilità e accesso alla gestione, indipendentemente dalle impostazioni di visibilità e privacy configurate.
5. Domande frequenti
Solo se Profili privati è impostato su Sì in Admin > Gestione utenti > Visibilità e privacy. Quando abilitato, gli utenti possono passare da un profilo pubblico a uno privato (e viceversa) in qualsiasi momento dalle impostazioni personali — il valore predefinito impostato dall’admin determina solo la configurazione iniziale. Se i profili privati sono disabilitati (impostato su No), tutti i profili sono sempre pubblici e gli utenti non possono cambiare questa opzione.
Le impostazioni del profilo privato influenzano la visibilità delle attività per gli utenti normali e i responsabili di gruppo. Tuttavia, i ruoli con permessi elevati — Manager, Amministratore di sede e Amministratore globale — mantengono sempre pieno accesso per visualizzare e gestire tutte le attività degli utenti, indipendentemente dal fatto che il profilo sia privato.
No. Quando la visibilità degli utenti è limitata ai gruppi, gli utenti possono trovare e vedere solo i colleghi che sono membri degli stessi gruppi (o gruppi che gestiscono). I colleghi al di fuori di questi gruppi non appariranno nei risultati di ricerca o in altre funzioni di scoperta.
Quando la visibilità degli utenti è limitata ai gruppi, l’impostazione di visibilità dei gruppi viene automaticamente bloccata su Solo gruppi di cui fanno parte o che gestiscono — l’opzione Tutti i gruppi è disabilitata e non può essere selezionata. Questo è voluto: se tutti i gruppi fossero visibili, gli utenti potrebbero scoprire indirettamente l’esistenza di utenti fuori dal loro ambito consentito, andando contro la restrizione sulla visibilità degli utenti.
Sì. Le impostazioni di visibilità e privacy si applicano in tutto deskbird, inclusa la Planimetria interattiva. Se il profilo di un utente è privato o la sua visibilità è limitata a determinati gruppi, gli altri utenti fuori da quei gruppi non vedranno il suo nome o la sua prenotazione sulla planimetria.