Comprendere i ruoli e le autorizzazioni in deskbird è fondamentale per garantire che gli utenti abbiano il giusto livello di accesso, sia che prenotino per sé stessi, gestiscano un team o configurino le impostazioni dell’ufficio. Questo articolo offre una panoramica chiara di ogni ruolo e delle azioni che può svolgere.
Oltre ai ruoli di sistema, puoi definire ruoli personalizzati per concedere esattamente le autorizzazioni di cui il tuo team ha bisogno. Scopri di più qui: Ruoli personalizzati e relative autorizzazioni
1. Panoramica delle autorizzazioni
La tabella seguente mostra le azioni disponibili per ciascun ruolo di sistema in deskbird:
| Attività | Utente | Group Manager | Manager | Office Admin | Global Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Prenotare una risorsa per sé stessi | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Impostare il proprio stato | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Prenotare per altri utenti del proprio gruppo * | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Impostare lo stato per gli utenti del/dei proprio/i gruppo/i | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Impostare lo stato per tutti gli utenti dell’azienda | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Modificare la configurazione dell’ufficio e le regole di prenotazione (per ufficio) | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gestire utenti e ruoli (esclusa l’assegnazione dei Global Admin), invitare utenti via email | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Creare, aggiornare, disattivare ed eliminare utenti tramite .csv | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Assegnare altri Global Admin | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Modificare le regole di prenotazione per tutti gli uffici | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Accedere a Workforce / Office analytics ** | ❌ | Limitato | Completo | Completo | Completo |
| Accedere a Office analytics ** | ❌ | ❌ | ❌ | Limitato | Completo |
| Prenotare per conto dei visitatori (Prenotazione per gli ospiti) *** | Condizionale | Condizionale | Condizionale | ✅ | ✅ |
| Vedere i dettagli della sala riunioni quando la modalità protetta è attiva | Solo come partecipante | Solo per il gruppo gestito | ✅ | ✅ | ✅ |
| Accedere alla dashboard delle richieste di servizio (catering) **** | Condizionale | Condizionale | Condizionale | Condizionale | Condizionale |
| Generare e gestire token API/SCIM | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
* I (Group) Manager possono effettuare prenotazioni per altri, a meno che l’accesso all’area sia limitato per la persona selezionata e l’area sia nascosta a loro.
** Accesso limitato: i Group Manager e gli Office Admin possono visualizzare solo i dati relativi ai gruppi e/o agli uffici che gestiscono.
*** Condizionale: può essere configurato tramite Admin > Impostazioni di prenotazione > Prenotazione per gli ospiti
**** Condizionale: l’accesso può essere concesso tramite Admin > Catering & servizi > Utenti con accesso alla dashboard dei servizi.
2. Descrizione dei ruoli e best practice
- Utente: È il ruolo predefinito assegnato a ogni dipendente. Gli utenti possono prenotare Desks o sale riunioni per sé stessi e impostare il proprio stato (ad esempio, lavoro da casa, in ufficio), ma non possono agire per conto di altri né accedere alle impostazioni di configurazione.
- Group Manager: Ideale per team leader, HR o assistenti d’ufficio. I Group Manager possono gestire prenotazioni e stati degli utenti nei gruppi che supervisionano, ma non possono accedere alle impostazioni globali o dell’ufficio.
- Manager: Questo ruolo ha un ambito più ampio rispetto ai Group Manager. I Manager possono agire per conto di qualsiasi utente in azienda, ma non possono modificare le impostazioni. Di solito è utilizzato da HR senior o responsabili di dipartimento.
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Office Admin: Gli Office Admin possono gestire le impostazioni di uno o più uffici specifici, incluse le regole di prenotazione e la configurazione dell'ufficio. Gestiscono anche gli utenti, ma non possono assegnare ruoli di Global Admin. Questo ruolo dovrebbe essere assegnato solo a persone formate e che conoscono bene le impostazioni di deskbird.
💡 Nota: Quando assegni questo ruolo, assicurati anche che nel profilo dell’utente siano impostati gli uffici a cui deve avere accesso. Altrimenti, riceverà un errore tentando di accedere al pannello Admin. - Global Admin: Il ruolo con il livello di accesso più alto in deskbird. I Global Admin hanno accesso illimitato a tutto l’account, inclusa la possibilità di eliminare utenti, aggiornare le impostazioni di tutti gli uffici e assegnare altri Global Admin. Questo ruolo dovrebbe essere riservato a pochi esperti di deskbird all’interno della tua azienda.