Ruoli personalizzati e autorizzazioni

Solo clienti Beta Desks Professional e superiori

Ruoli personalizzati permettono agli amministratori globali di creare ruoli aggiuntivi e leggeri che concedono permessi specifici (come gestire le visite o esportare analytics) senza modificare il ruolo principale dell’utente nel sistema. Questo rende semplice dare agli utenti esattamente l’accesso di cui hanno bisogno, limitato a uno o più uffici, mantenendo chiari e coerenti i ruoli di sistema.

Scopri di più sui ruoli di sistema qui: Ruoli di sistema e permessi

1. Panoramica
2. Ruoli di sistema vs. ruoli personalizzati
3. Gestire i ruoli personalizzati
4. Permessi disponibili per i ruoli personalizzati
5. Limitazioni attuali
6. FAQ

1. Panoramica

La pagina Ruoli & permessi permette agli amministratori globali di controllare chi può fare cosa in deskbird.

Questa pagina si trova in:

Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi

Qui troverai:

• Ruoli di sistema predefiniti da deskbird
• Ruoli personalizzati creati e gestiti dalla tua organizzazione

A chi è rivolto?
Questa funzione è disponibile per gli amministratori globali. È disponibile in Desks Professional e versioni superiori.

Concetto importante:
I ruoli personalizzati vengono sempre assegnati in aggiunta al ruolo principale dell’utente. Possono aggiungere permessi, ma non possono rimuovere i permessi concessi da un ruolo di sistema.

2. Ruoli di sistema vs. ruoli personalizzati

I ruoli in deskbird sono suddivisi in due categorie.

• Ruoli di sistema
  • Predefiniti da deskbird
  • Non possono essere eliminati
  • Ogni utente ha esattamente un ruolo principale (ad esempio: Amministratore globale, Amministratore di ufficio, Manager, Manager di gruppo, Utente)
  • Alcuni ruoli predefiniti possono esistere come ruoli aggiuntivi (ad esempio: Responsabile richieste di servizio, Receptionist visitatori), a seconda dei moduli attivati come Rooms o Gestione dei visitatori
• Ruoli personalizzati
  • Definiti e gestiti dalla tua organizzazione
  • Possono essere modificati o eliminati
  • Gli utenti possono avere più ruoli personalizzati
  • Sono sempre aggiuntivi: estendono i permessi, non li limitano mai

Questa distinzione aiuta a mantenere stabili le responsabilità principali, consentendo al tempo stesso una gestione flessibile dei permessi.

3. Gestire i ruoli personalizzati

Tutta la gestione dei ruoli avviene nella pagina Ruoli & permessi.

Crea un ruolo personalizzato

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi.
2. Nella sezione Ruoli personalizzati, clicca su Aggiungi ruolo personalizzato.
3. Inserisci un Nome e una Descrizione facoltativa.
4. Seleziona i permessi che vuoi concedere utilizzando gli interruttori.
5. Clicca su Salva.

Consiglio: Usa nomi chiari e legati alla funzione, come “Analista dati” o “Reception”, per facilitare l’assegnazione dei ruoli in seguito.

Assegna utenti a un ruolo personalizzato

Puoi assegnare ruoli personalizzati in due modi diversi.

Opzione A: Dal ruolo stesso

1. Apri Admin > Gestione utenti: Ruoli & permessi.
2. Nella tabella Ruoli personalizzati, clicca sull’icona della persona per il ruolo.
3. Clicca su Aggiungi assegnatario.
4. Seleziona uno o più utenti.
5. Scegli se il ruolo si applica a:
   • Seleziona ufficio/i, oppure
   • Tutti gli uffici
6. Clicca su Conferma.

Nota: Se selezioni Tutti gli uffici, ogni nuovo ufficio creato sarà automaticamente incluso nell’ambito del ruolo dell’utente.

Opzione B: Dal profilo utente

1. Vai su Admin > Gestione utenti: Utenti.
2. Apri il profilo dell’utente.
3. Apri la scheda Ruolo.
4. Aggiungi il/i ruolo/i rilevante/i sotto Ruolo/i aggiuntivo/i.
5. Salva le modifiche.

Entrambi i metodi portano agli stessi permessi; scegli quello che si adatta meglio al tuo flusso di lavoro.

💡 Consiglio: Puoi filtrare la tabella utenti per ruoli personalizzati per vedere rapidamente quali utenti hanno quali ruoli assegnati.

4. Permessi disponibili per i ruoli personalizzati

I ruoli personalizzati possono includere permessi relativi alle seguenti aree.

5. Limitazioni attuali

• Concedere i permessi di Workforce analytics attualmente permette agli utenti di vedere tutti i dati della workforce, indipendentemente dagli uffici assegnati al ruolo. La limitazione per ufficio tramite ruoli personalizzati sarà introdotta in un prossimo aggiornamento.
• Per i manager di gruppo, la visibilità dei workforce analytics resta limitata ai gruppi che gestiscono.

6. FAQ