Le prenotazioni automatiche permettono a deskbird di prenotare una postazione, un parcheggio o entrambi per i tuoi utenti nei loro giorni in ufficio, così non devono prenotare manualmente ogni settimana. Decidi tu per ogni ufficio se le prenotazioni automatiche sono disponibili e per quali tipi di risorse; ogni utente poi le attiva nel proprio profilo. Questo articolo spiega come abilitare le prenotazioni automatiche, come deskbird sceglie una risorsa e cosa controllare quando manca una prenotazione.
- Come funzionano le prenotazioni automatiche
- Prima di iniziare
- Abilitare le prenotazioni automatiche per un ufficio
- Cosa fanno gli utenti per attivarla
- Come deskbird sceglie una risorsa
- Regole seguite dalle prenotazioni automatiche
- Quando cambiano piani o impostazioni
- Quando non ci sono risorse disponibili
- Domande frequenti
1. Come funzionano le prenotazioni automatiche
Le prenotazioni automatiche si basano sul pianifica dell’utente. Appena un giorno ha lo stato Ufficio (o un altro ufficio), deskbird prenota una postazione o un parcheggio per quel giorno nell’ufficio indicato nel pianifica.
- Preferenze settimanali: i giorni che l’utente ha pianificato come giorni in ufficio nelle proprie preferenze settimanali vengono prenotati automaticamente. deskbird elabora ogni ufficio circa una volta al giorno, così i colleghi che hanno pianificato lo stesso giorno vengono assegnati insieme e le nuove prenotazioni compaiono gradualmente.
- Un singolo giorno in ufficio: se l’utente imposta manualmente Ufficio per un giorno, deskbird prenota subito, purché il giorno sia entro il suo periodo massimo di prenotazione.
- Giorni più avanti nel tempo: le preferenze settimanali riempiono il pianifica fino a due mesi in anticipo, ma le prenotazioni vengono create solo quando il giorno rientra nel periodo massimo di prenotazione dell’utente. Fino ad allora, il giorno resta in attesa e viene prenotato più avanti.
⚠️ Importante: I giorni fissi in ufficio da una policy di lavoro ibrido non creano prenotazioni da soli. deskbird prenota solo quando l’utente ha effettivamente lo stato ufficio per quel giorno. Se quello stato richiede l’approvazione del manager, la prenotazione aspetta finché non viene approvata.
Per sapere come gli utenti pianificano la settimana, vedi Pianifica la tua settimana.
2. Prima di iniziare
- Piano: le prenotazioni automatiche sono incluse in tutti i piani Postazioni. Servono anche postazioni o parcheggi prenotabili. Vedi Disponibilità delle funzionalità.
- Ruolo: serve il ruolo di Amministratore globale o di Amministratore dell'ufficio per l’ufficio che vuoi configurare.
- Risorse: l’ufficio ha postazioni o parcheggi prenotabili configurati in Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi.
- Pianifica: gli utenti pianificano i loro giorni in ufficio, ad esempio con le preferenze settimanali in Profilo > Preferenze ibride.
3. Abilitare le prenotazioni automatiche per un ufficio
- Vai su Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni.
- Seleziona l’ufficio nel menu a tendina accanto al titolo della pagina.
- Nella sezione Prenotazioni automatiche, attiva Postazioni, Parcheggi o entrambi. Solo i tipi di risorse che attivi qui possono essere automatizzati dagli utenti in quell’ufficio.
- Fai clic su Salva.
Ripeti questi passaggi per ogni ufficio in cui vuoi offrire le prenotazioni automatiche.
4. Cosa fanno gli utenti per attivarla
Abilitare le prenotazioni automatiche per un ufficio rende disponibile l’opzione. Ogni utente deve comunque attivarla per sé:
- Vai su Profilo > Preferenze ibride.
- Sotto Prenotazioni automatiche, attiva Usa prenotazione automatica.
- Attiva Postazioni, Parcheggi o entrambi.
- Fai clic su Salva.
Sotto ogni interruttore, una casella informativa elenca gli uffici dove la prenotazione automatica è disponibile per quel tipo di risorsa ("Prenotazione automatica postazione disponibile presso" e "Prenotazione automatica parcheggi disponibile presso"). Se manca un ufficio, controlla l’impostazione della sezione 3 per quell’ufficio.
Per i passaggi rivolti agli utenti, indirizzali a Gestisci il tuo profilo.
5. Come deskbird sceglie una risorsa
deskbird prenota nell’ufficio indicato nel pianifica di quel giorno. Non passa a un altro ufficio a cui l’utente ha accesso. All’interno di quell’ufficio, sceglie una risorsa in questo ordine:
- Spazi assegnati: una postazione o un parcheggio assegnato all’utente viene sempre prenotato per primo. Vedi Spazi assegnati.
- Spazi preferiti: le postazioni e i parcheggi preferiti dell’utente, e le risorse libere nelle sue aree preferite. Vedi Salva una postazione o un’area come preferita.
- Risorse usate di recente: postazioni o parcheggi che l’utente ha prenotato nelle ultime settimane.
- Piani e aree usati di recente: una risorsa libera su un piano o in un’area che l’utente prenota di solito.
- Qualsiasi altra risorsa disponibile: una risorsa libera che l’utente può prenotare in quell’ufficio.
Se le preferite e le aree abituali sono occupate, la prenotazione può finire su un altro piano o area dello stesso ufficio. Il parcheggio è l’unica eccezione alla regola dell’ufficio: se più uffici condividono un parcheggio, il posto auto può essere in quel parcheggio condiviso.
💡 Consiglio: Vuoi che un utente abbia sempre la stessa postazione? Assegnagli la postazione. Gli spazi assegnati vengono prenotati per primi, anche se l’utente o l’ufficio non hanno attivato le prenotazioni automatiche.
6. Regole seguite dalle prenotazioni automatiche
Le prenotazioni automatiche sono prenotazioni normali. Seguono le stesse impostazioni di una prenotazione fatta manualmente dall’utente:
| Impostazione | Effetto sulle prenotazioni automatiche |
|---|---|
| Orari di prenotazione predefiniti | Vengono usati gli orari di prenotazione predefiniti dell’utente da Profilo > Preferenze ibride. Se un giorno non ha orari predefiniti, si applicano gli orari dell’ufficio. |
| Periodo massimo di prenotazione | I giorni oltre il periodo massimo di prenotazione dell’utente non vengono ancora prenotati. Vengono prenotati quando il giorno rientra nel periodo. Vedi Impostazioni delle prenotazioni. |
| Restrizioni di accesso e restrizioni per giorno della settimana | Le risorse e le aree che l’utente non può prenotare vengono saltate, incluse le preferite. deskbird passa all’opzione successiva nell’elenco. |
| Limiti di prenotazione | Si applicano gli stessi limiti di prenotazione delle prenotazioni manuali. |
| Chiusure | Risorse, aree, piani e uffici chiusi non vengono mai prenotati. Vedi Chiusura degli spazi. |
| Check-in e periodo di tolleranza | Se è richiesto il check-in, anche per le prenotazioni automatiche gli utenti devono fare il check-in. Senza check-in, la prenotazione viene rilasciata dopo il periodo di tolleranza come qualsiasi altra prenotazione. |
| Targhe | Nei parcheggi che richiedono una targa, viene usato automaticamente il veicolo predefinito dell’utente. Vedi Gestione targhe. |
Le prenotazioni automatiche coprono solo postazioni e parcheggi, non sale riunioni.
7. Quando cambiano piani o impostazioni
Le prenotazioni automatiche già esistenti non vengono mai rimosse automaticamente. Restano attive quando:
- l’utente cambia quel giorno da Ufficio a un altro stato,
- l’utente disattiva la prenotazione automatica, oppure
- disattivi le prenotazioni automatiche per l’ufficio.
Quello che si interrompe è la creazione di nuove prenotazioni automatiche per postazioni condivise e parcheggi. I giorni che erano ancora in attesa di essere prenotati vengono eliminati se non sono più giorni in ufficio. Gli spazi assegnati possono comunque essere prenotati automaticamente.
Se un utente cancella una prenotazione automatica, deskbird non prenota di nuovo quel giorno.
⚠️ Importante: Cancella manualmente le prenotazioni che non servono più, così gli spazi tornano disponibili per i colleghi.
8. Quando non ci sono risorse disponibili
Se deskbird non riesce a prenotare una postazione o un parcheggio perché tutti gli spazi adatti sono già occupati, l’utente riceve un’email con oggetto "Nessuna postazione o parcheggio disponibile". Dovrà quindi prenotare manualmente uno spazio per quel giorno.
- L’email viene inviata solo agli utenti che hanno attivato la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa.
- Gli utenti non possono disattivare questa email in Profilo > Notifiche. Si interrompe quando disattivano la prenotazione automatica.
Per tutti i tipi di notifiche, vedi Notifiche.
9. Domande frequenti
- Le prenotazioni automatiche sono attive per quell’ufficio e tipo di risorsa in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni.
- L’utente ha attivato Usa prenotazione automatica e il tipo di risorsa giusto, e ha fatto clic su Salva. L’ufficio compare nella casella informativa sotto l’interruttore.
- Il giorno ha lo stato Ufficio per quell’ufficio. I giorni fissi da una policy di lavoro ibrido da soli non bastano.
- Se lo stato richiede l’approvazione del manager, è stato approvato.
- Il giorno rientra nel periodo massimo di prenotazione dell’utente.
- L’ufficio è già stato elaborato quel giorno. Le prenotazioni dalle preferenze settimanali compaiono gradualmente.
- L’utente può prenotare almeno una risorsa libera lì (restrizioni di accesso e per giorno della settimana, chiusure).
- L’utente non ha ricevuto un’email "Nessuna postazione o parcheggio disponibile", che significherebbe che tutti gli spazi adatti erano occupati.
Quando le preferite e le aree abituali dell’utente sono occupate o non prenotabili quel giorno, deskbird prenota un’altra risorsa libera nello stesso ufficio, che può essere su un altro piano o in un’altra area. Per garantire una postazione specifica, assegnala all’utente.
Se più uffici condividono un parcheggio, le prenotazioni automatiche del parcheggio possono usare un posto in quel parcheggio condiviso. Le postazioni vengono sempre prenotate nell’ufficio indicato nel pianifica dell’utente.
No. deskbird usa l’ufficio indicato nello stato di quel giorno. Per le preferenze settimanali, è l’ufficio scelto dall’utente per quel giorno della settimana, che spesso, ma non sempre, è il suo ufficio principale.
Sì, se il check-in è richiesto in quell’ufficio. Le prenotazioni automatiche seguono le stesse regole di check-in e periodo di tolleranza delle prenotazioni manuali e vengono rilasciate se nessuno fa il check-in.
No. Le prenotazioni già esistenti restano attive, sia che tu le disattivi per l’ufficio sia che un utente le disattivi nel proprio profilo. Cancellale manualmente se necessario.
No. Una volta che un utente cancella la prenotazione per un giorno, deskbird non crea una nuova prenotazione automatica per quel giorno.
Sì. deskbird usa il veicolo predefinito dell’utente. Ricorda agli utenti di tenere aggiornato il veicolo predefinito se cambiano auto.
Solo disattivando la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa in Profilo > Preferenze ibride. L’email non fa parte delle impostazioni delle notifiche in Profilo > Notifiche.