Chiusura degli spazi

La funzione di chiusura degli spazi ti offre un controllo preciso su quando le postazioni, le aree, i piani o interi uffici possono essere prenotati. Gli spazi possono essere chiusi in due modi: a tempo indeterminato oppure per un periodo definito con una data di fine. Questo rende semplice gestire la disponibilità in caso di manutenzione, festività aziendali o eventi a breve termine, mantenendo i dipendenti sempre informati in modo chiaro.

Le opzioni di chiusura disponibili dipendono dal tuo piano:

• Con tutti i piani, puoi chiudere un ufficio, un piano, un'area o una risorsa a tempo indeterminato (una chiusura per spazio). Lo spazio viene nascosto agli utenti finché non elimini la chiusura. Questa funzione sostituisce il precedente stato Attivo/Inattivo.

• Con Desks Professional e superiori, puoi anche pianificare chiusure temporanee con una data di fine e aggiungere più chiusure allo stesso spazio. Lo spazio rimane visibile ma non può essere prenotato durante la chiusura, e torna disponibile automaticamente alla riapertura.

1. Panoramica
2. Gestisci le chiusure
3. Cosa succede alle prenotazioni
4. Domande frequenti

1. Panoramica

Le chiusure possono essere applicate a diversi livelli della configurazione del tuo luogo di lavoro:

• Risorse individuali (postazioni, parcheggio, risorse personalizzate)
• Aree
• Piani
• Interi uffici

💡 Nota: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo / Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso.

Puoi scegliere tra:

• Chiusure a tempo indeterminato: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti.

Desks Professional e superiori

• Chiusure temporanee: gli spazi non sono disponibili durante le date di inizio e fine specificate.
• Chiusure a tempo indeterminato con data di inizio: gli spazi non sono disponibili senza una data di fine e sono nascosti agli utenti. Puoi impostare una data futura per l'inizio della chiusura.

Le chiusure seguono una gerarchia chiara. Se chiudi un'entità di livello superiore (ad esempio, un piano), tutto ciò che si trova sotto (aree e risorse) viene chiuso automaticamente. Dal lato utente, viene mostrata la motivazione della chiusura di livello più alto.

2. Gestisci le chiusure

Puoi gestire le chiusure da Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi.

Per creare o eliminare una chiusura:

1. Seleziona l'ufficio, il piano, l'area o la risorsa.
2. Clicca su Gestisci.
3. Clicca su Aggiungi chiusura oppure scegli di eliminare una chiusura programmata.
4. Scegli come vuoi chiudere lo spazio:
   • Chiusura a tempo indeterminato
     Questa opzione è disponibile su tutti i piani e nasconde lo spazio agli utenti finché non viene riaperto.

   Desks Professional e superiori

   • Chiusura a tempo indeterminato con data di inizio
     Imposta una data di inizio per la chiusura e seleziona Chiudi a tempo indeterminato.

     Questo nasconde lo spazio agli utenti finché non viene riaperto.

   • Chiusura temporanea (con data di fine)
     Imposta una data di Inizio e seleziona una data di Fine.

     Lo spazio rimane visibile agli utenti ma non può essere prenotato durante il periodo di chiusura.

5. (Opzionale) Aggiungi una Motivazione (mostrata agli utenti per le chiusure temporanee).
6. Clicca su Conferma, poi su Salva.

Puoi aprire Gestisci in qualsiasi momento per eliminare una chiusura.

⚠️ Sale riunioni: Le sale riunioni continuano a utilizzare l'attuale interruttore Attivo / Inattivo. Le prenotazioni esistenti delle sale riunioni non vengono cancellate, anche se l'ufficio o il piano a cui appartengono è chiuso. Le sale riunioni sincronizzate potrebbero anche rimanere prenotabili tramite Outlook / Google Calendar, a seconda della configurazione del tuo calendario.

Chi può creare le chiusure?

• Admin globali: possono gestire le chiusure per qualsiasi ufficio
• Admin dell'ufficio: possono gestire le chiusure solo per i loro uffici assegnati

3. Cosa succede alle prenotazioni

• Le prenotazioni future durante il periodo di chiusura vengono cancellate automaticamente (quelle per il giorno corrente no).
• Gli utenti ricevono una email di notifica quando una prenotazione viene cancellata a causa di una chiusura (se hanno attivato le notifiche, vedi sotto).
• Le prenotazioni passate restano invariate per report e audit.

L'esperienza utente dipende dal tipo di chiusura:

• Chiusure a tempo indeterminato (senza data di fine): gli spazi sono completamente nascosti e non possono essere prenotati.
• Chiusure temporanee (con data di fine): gli spazi restano visibili ma sono contrassegnati come non disponibili. Gli utenti vedono perché uno spazio non può essere prenotato (motivo della chiusura) e per quanto tempo.

💡 Suggerimento: Devi cancellare in blocco le prenotazioni per un determinato ufficio, piano o area (ad esempio, per ripristinare la disposizione dei posti o per lavori di manutenzione)? Crea una chiusura a partire dalla data desiderata: Admin > Luogo di lavoro > Piani e spazi > seleziona l'ufficio/piano/area > Gestisci > Aggiungi chiusura.

💡 Notifiche: Tutte le prenotazioni future nel periodo bloccato vengono cancellate automaticamente. Gli utenti che hanno attivato le memo sul calendario nelle impostazioni di notifica del profilo riceveranno una notifica via email sulla cancellazione.

Quando tutto è pronto, rimuovi la chiusura (o imposta una data di fine) per consentire nuovamente le prenotazioni.

4. Domande frequenti