deskbird invia notifiche tramite email, push, Microsoft Teams e Slack per tenere gli utenti informati sulle loro prenotazioni, pianificazioni e richieste. Questo articolo elenca tutte le notifiche che gli utenti possono ricevere, quali possono disattivare autonomamente in Profilo > Notifiche, quali vengono sempre inviate e quali impostazioni admin influenzano quando e come arrivano.
- Come funzionano le impostazioni delle notifiche
- Notifiche che gli utenti possono disattivare
- Notifiche che gli utenti non possono disattivare
- Tempistiche del promemoria per il check-in
- Notifiche di modifica del planning
- Notifica "Nessuna postazione disponibile"
- Domande frequenti
1. Come funzionano le impostazioni delle notifiche
Gli utenti gestiscono le proprie preferenze di notifica da Profilo > Notifiche. Come admin, non puoi configurare le impostazioni delle notifiche per conto degli utenti. Per la spiegazione rivolta agli utenti di queste impostazioni, indirizzali alla sezione Per gli utenti di questo help center.
- Attive per impostazione predefinita: I nuovi utenti iniziano con tutte le notifiche in Profilo > Notifiche attivate.
- Solo alcune possono essere disattivate: Gli switch in Profilo > Notifiche coprono un insieme specifico di notifiche (vedi Notifiche che gli utenti possono disattivare). Tutte le altre notifiche vengono inviate ogni volta che la funzione correlata viene utilizzata (vedi Notifiche che gli utenti non possono disattivare).
- Gli switch dipendono dalle funzioni attive: Uno switch appare solo se la funzione corrispondente è attiva per l’utente, ad esempio pianificazione, prenotazione postazione o sale riunioni. Richieste di follow appare solo per gli utenti con profilo privato.
- Slack: L’app Slack di deskbird non ha switch di notifica separati. Le sue impostazioni di notifica rimandano alla stessa pagina Profilo > Notifiche. La sincronizzazione dello stato Slack (che mostra ufficio o casa nello stato Slack) è un’impostazione separata nelle impostazioni dell’app Slack.
2. Notifiche che gli utenti possono disattivare
Queste notifiche compaiono in Profilo > Notifiche, raggruppate come mostrato qui sotto.
Pianificazione delle giornate di lavoro ibrido
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Promemoria del planning | Promemoria settimanario per pianificare le prossime giornate di lavoro ibrido. | Email, Push |
| Modifiche al planning | Quando un manager modifica il planning dell’utente e sceglie di notificare l’utente (vedi Notifiche di modifica del planning). |
Postazioni e parcheggi
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Memo sul calendario | Per ogni prenotazione di postazione o parcheggio effettuata dall’utente. | Email, Slack (se l’utente ha collegato Slack) |
| Promemoria per il check-in | Intorno all’inizio della prenotazione, così l’utente effettua il check-in prima che la prenotazione venga cancellata automaticamente (vedi Tempistiche del promemoria per il check-in). | Email, Push, Microsoft Teams |
| Aggiornamenti della prenotazione | Quando una prenotazione viene aggiornata o cancellata. | Microsoft Teams |
| Messaggi di cancellazione | Quando una prenotazione viene cancellata. | Email, Push, Slack (se l’utente ha collegato Slack) |
⚠️ Le cancellazioni causate da una modifica della policy dell’ufficio o dallo spostamento di una postazione possono comunque inviare una notifica, anche se Messaggi di cancellazione è disattivato.
Sale riunioni
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Promemoria per il check-in | 2 ore prima dell’inizio della prenotazione della sala riunioni, all’organizzatore (immediatamente se la prenotazione viene fatta meno di 2 ore prima). Vedi Tempistiche del promemoria per il check-in. | Email, Push, Microsoft Teams |
| Aggiornamenti della prenotazione | Quando una prenotazione di sala riunioni viene aggiornata o cancellata. | Microsoft Teams |
💡 Gli switch delle sale riunioni coprono solo i promemoria per il check-in e gli aggiornamenti delle prenotazioni su Microsoft Teams. Le email di conferma, aggiornamento e cancellazione con memo sul calendario vengono sempre inviate (vedi Notifiche che gli utenti non possono disattivare).
Altro
| Switch | Quando viene inviata | Canali |
|---|---|---|
| Richieste di follow | Quando qualcuno richiede di seguire l’utente. Disponibile solo per utenti con profilo privato. |
3. Notifiche che gli utenti non possono disattivare
Le seguenti notifiche vengono inviate ogni volta che la funzione correlata viene utilizzata. Non hanno uno switch in Profilo > Notifiche. Dove il mittente controlla la notifica, è specificato qui sotto.
Approvazioni della policy di lavoro ibrido
- Riepilogo delle approvazioni in sospeso (ai manager): Email con l’elenco dei membri del team con richieste in sospeso, ad esempio giorni o settimane extra da approvare. Inviata il martedì e il venerdì alle 12:00 nel fuso orario dell’ufficio del manager.
- Planning approvato o rifiutato (ai dipendenti): Email quando un manager approva o rifiuta la settimana del dipendente.
Approvazione della prenotazione per le sale riunioni
- All’autore della richiesta: Email quando la richiesta viene inviata, approvata o rifiutata.
- Agli approvatori: Email agli approvatori assegnati a quella specifica sala (non a tutti gli approvatori dell’ufficio). Se il richiedente è anche approvatore per la sala, non riceve l’email da approvatore.
Prenotazioni delle sale riunioni
- Conferme e aggiornamenti: Email con memo sul calendario al creatore della prenotazione e agli invitati.
- Cancellazioni: Cancellazione del calendario al proprietario della prenotazione, ai partecipanti e agli approvatori della sala.
- Conflitti con il tempo buffer: Email all’organizzatore se la prenotazione va in conflitto con i tempi buffer della sala.
Eventi sul posto di lavoro
- Quando si crea un evento, l’organizzatore decide se inviare un’email a tutti gli utenti con l’opzione Notifica tutti gli utenti via email. Gli invitati non possono disattivare queste email dal proprio profilo.
- L’organizzatore riceve sempre un’email di conferma con memo sul calendario (file
.ics), anche quando Notifica tutti gli utenti via email è disattivato. L’organizzatore può anche ricevere email di aggiornamento e cancellazione per l’evento. Vedi Eventi.
Visite
- Ai visitatori: Email quando una visita viene programmata, modificata o cancellata, e un promemoria prima della visita. L’host o l’organizzatore decide se notificare il visitatore ogni volta che crea, modifica o cancella una visita. Le email di promemoria vengono inviate solo se i promemoria per le visite sono attivi per l’ufficio.
- Ad host e organizzatori: Notifica quando il loro ospite effettua il check-in e un promemoria per il check-out. Inviata via email e Microsoft Teams.
Prenotazione per gli ospiti
- L’host e l’ospite ricevono email quando una prenotazione di postazione per ospite viene creata o cancellata, e un promemoria prima della prenotazione.
Ticket
- I manager del ticketing, i destinatari, gli autori della segnalazione e i fornitori ricevono email quando un ticket viene creato, aggiornato o cancellato. Chi effettua la modifica non riceve un’email sulla propria azione.
Prenotazione automatica
- Email quando deskbird non riesce a prenotare una risorsa per un utente che ha attivato la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa (vedi Notifica "Nessuna postazione disponibile"). Gli utenti gestiscono questa opzione tramite la preferenza di prenotazione automatica, non tramite Profilo > Notifiche.
Account e accesso
- Email di verifica al momento della registrazione
- Email per il reset della password
- Inviti a unirsi a deskbird
- Email di promemoria inviate quando un admin notifica utenti con stato
provisioned
💡 Le email per le richieste di servizi vengono inviate all’indirizzo email del fornitore esterno impostato per la categoria di servizio, non agli utenti deskbird.
4. Tempistiche del promemoria per il check-in
Gli utenti possono attivare un promemoria per il check-in per le prenotazioni di postazione/parcheggio e sale riunioni. Gli admin non possono modificare l’orario del promemoria.
Postazioni e parcheggi: La tempistica dipende dalle impostazioni del periodo di tolleranza che configuri in Admin > Scrivanie, parcheggi e altro: Impostazioni delle prenotazioni (Periodo di tolleranza e Il più presto tempo di auto-cancellazione). Vedi Impostazioni di check-in e auto-cancellazione.
La regola per postazioni e parcheggi è:
- Se la prenotazione inizia alle o dopo il più presto tempo di auto-cancellazione, il promemoria viene inviato all’inizio della prenotazione.
- Se la prenotazione inizia prima del più presto tempo di auto-cancellazione (es. una prenotazione per l’intera giornata che inizia alle 07:00 quando il più presto tempo di auto-cancellazione è alle 09:00), il promemoria viene inviato a il più presto tempo di auto-cancellazione meno la durata del periodo di tolleranza.
Sale riunioni: Il promemoria viene inviato all’organizzatore della riunione 2 ore prima dell’inizio della prenotazione. Se la prenotazione viene creata meno di 2 ore prima dell’inizio, il promemoria viene inviato immediatamente. Non viene inviato se:
- il check-in non è richiesto per la sala riunioni,
- l’ufficio utilizza solo Check-in con QR Code,
- la prenotazione è già in stato checked-in, oppure
- la prenotazione è ancora in attesa di approvazione.
Usa il calcolatore qui sotto per verificare quando verrà inviato il promemoria per postazione o parcheggio in base alla tua configurazione del periodo di tolleranza:
5. Notifiche di modifica della pianificazione
Quando aggiorni la pianificazione ibrida di un utente come Admin o Manager, puoi scegliere se avvisarlo via email della modifica. Se lo fai, l'utente riceve l'email a meno che non abbia disattivato Modifiche alla pianificazione in Profilo > Notifiche (questa opzione è attiva per impostazione predefinita).
Puoi anche inviarti una copia dell'email. La tua copia viene inviata indipendentemente dalle impostazioni di notifica dell'utente.
6. Notifica "Nessuna postazione disponibile"
Se il sistema di prenotazione automatica non riesce a riservare una postazione o un parcheggio per un utente (perché tutti gli spazi adatti erano già occupati quando il sistema ha tentato la prenotazione), l'utente riceve un'email con oggetto "Nessuna postazione o parcheggio disponibile." Dovrà quindi prenotare manualmente uno spazio per quel giorno.
Questa email viene inviata solo agli utenti che hanno attivato la prenotazione automatica per quel tipo di risorsa.
💡 Questa notifica non può essere disattivata in Profilo > Notifiche. Gli utenti che disattivano la prenotazione automatica non la riceveranno più.
7. Domande frequenti
No. Gli Admin non possono modificare le impostazioni delle notifiche per conto degli utenti. Ogni utente gestisce le proprie impostazioni in Profilo > Notifiche. I nuovi utenti iniziano con tutte queste notifiche attivate.
Gli interruttori compaiono solo per le funzionalità attive per l’utente. Ad esempio, gli interruttori per postazione e parcheggio compaiono solo se la prenotazione delle postazioni è disponibile per quell’utente. Richieste di follow appare solo per gli utenti con un profilo privato.
Le cancellazioni dovute a una modifica della policy dell’ufficio o allo spostamento di una postazione possono comunque inviare una notifica, anche se messaggi di cancellazione è disattivato.
Gli interruttori delle sale riunioni coprono solo i promemoria per il check-in e gli aggiornamenti delle prenotazioni su Microsoft Teams. Le email di conferma, aggiornamento e cancellazione con memo sul calendario, le email di approvazione delle prenotazioni e le email sui conflitti di tempo buffer vengono sempre inviate.
In Profilo > Notifiche. L’app Slack di deskbird rimanda alla stessa pagina e non ha interruttori separati per le notifiche. La sincronizzazione dello stato Slack è un’impostazione separata nelle impostazioni dell’app Slack.
Le email ai visitatori dipendono dall’host o dall’organizzatore. Quando si crea, modifica o cancella una visita, sono loro a decidere se notificare il visitatore. Le email di promemoria vengono inviate solo se i promemoria per la visita sono attivati per l’ufficio.